São muitas as empresas que hoje não dispõem de sistemas que as ajudem a otimizar e centralizar todos os tipos de contratos que a empresa trabalha.
É muito comum encontrar cenários que mesclam o uso de papel com programas de automação de escritório para gerenciar todos os contratos corporativos.
As principais dores que nossos clientes encontram ao gerenciar contratos são:
- Tarefas repetitivas que não agregam valor.
- Arquivos físicos (papel).
- Perda de rastreabilidade.
- Perda de seu status, pois geralmente não possuem sistemas de alerta.
- Processos longos e árduos na hora de criar um novo contrato.
- Problemas ao responder às auditorias.
- Departamentos administrativos sobrecarregados e muitas horas dedicadas à criação de contratos.
- Contratos sem assinatura digital.
Felizmente, o mercado atual está repleto de soluções que atendem a essas necessidades, mas temos que levar em consideração quais são os nossos objetivos e ver se essas soluções atendem 100% ao que precisamos.
O que as empresas buscam em soluções de gerenciamento de contratos?
Em primeiro lugar, as empresas procuram uma solução que seja capaz de centralizar todos os tipos de contratos como um repositório, com funcionalidades que permitam realizar buscas e configurar alertas de vencimento de contratos.
Graças às ferramentas que existem no mercado, estes objetivos vêm sendo melhorados, concentrando-se na otimização dos processos dos próprios contratos, na possibilidade de realizar cálculos e fórmulas de precificação, assim como na assinatura digital, necessária nestes tempos em que a presença foi consideravelmente reduzida.
Metas
Mas iremos mais longe. Os objetivos que nós, como consultores, oferecemos aos nossos clientes com soluções de mercado são:
- Gestão centralizada de todos os tipos de contratos (Vendas, Compras, Jurídico, Interno, etc.).
- Redução do tempo administrativo graças ao uso de templates (Contratos e Cláusulas Legais).
- Controle e rastreabilidade de contratos.
- Processos padronizados e fáceis de serem adotados por nossos clientes.
- Conformidade legal e operacional com os contratos.
- Integração de contratos com aplicativos de terceiros.
Lucros
Uma vez alcançados esses objetivos, os benefícios obtidos pelas empresas que utilizam essas soluções são:
- Redução do TCO.
- Auditorias simples.
- Processos simples de criação de contratos.
- Integração com diferentes processos de contratação.
- Redução de papel.
- Redução de tempo e despesas na assinatura de documentos.
- Torre de controle do contrato (dashboard).
Como essas soluções funcionam
Graças à utilização destas soluções, já definimos processos de elaboração de um contrato que nos permitem gerir integralmente qualquer tipo de contrato, bem como simplificar o seu ciclo de vida.
Vamos ver o processo em mais detalhes:
Fases de um contrato
Planejamento com equipe interna
Nesta fase teremos um painel de controle para acessar os dados de cada projeto e um dashboard com informações visuais sobre o ciclo de vida dos contratos. Todos os tipos de contratos podem ser gerenciados.
Fase de Iniciação
- Gestão das políticas internas da empresa com alertas de compliance.
- Pesquisas de informações complexas.
- Sem papel.
- Notificações.
Fase de Gestão de Contratos
- Nesta fase, podemos ter diferentes capacidades para completar atividades e tarefas específicas do contrato.
- Podemos definir workflows para aprovação de contratos.
- Teremos uma descrição detalhada abrangente dos contratos.
- As permissões que definimos em cada fluxo no nível do usuário são importantes.
Aprovação e assinatura do contrato
- Nesta fase, podemos fazer a varredura de contratos externos.
- Podemos realizar a assinatura digital dos contratos, reduzindo assim o tempo e as despesas.
- Podemos automatizar alertas sobre o processo.
Auditoria de Contrato
Nesta fase o usuário terá a possibilidade de descarregar o seu contrato, modificá-lo nas ferramentas de escritório e carregá-lo novamente. Para cada contrato podemos ver o histórico de modificações para apresentá-lo a uma auditoria.
Como você pode ver, essas soluções vêm atender 100% das necessidades de nossos clientes, proporcionando ainda mais valor agregado.
Na Techedge, temos uma resposta para essas necessidades! Possuímos ampla experiência na implantação de projetos SAP Ariba graças a uma equipe dedicada e especializada. O SAP Ariba Contracts fornecerá a você uma visão única e integrada dos dados do contrato e permitirá que você padronize os processos.
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