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Turbine sua rentabilidade automatizando tarefas recorrentes!

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Turbine sua rentabilidade automatizando tarefas recorrentes!

Techedge | Mai 31, 2021

Em qualquer empresa, independente do número de funcionários e do ramo, parte da equipe certamente dedica seu tempo para a realização de tarefas recorrentes que demandam algum tempo, como envio de relatórios ou respostas a e-mails, que impactam na produtividade do time. 

Uma boa opção para aumentar a produtividade do negócio é automatizar tarefas recorrentes. A automatização não serve para substituir a atividade humana, mas para otimizar recursos e facilitar o trabalho dos profissionais de uma maneira geral, permitindo à empresa melhorar sua rentabilidade e reduzir custos operacionais.

Quer um exemplo de como automatizar esses processos? Continue lendo e confira!

Tarefas recorrentes no cotidiano das empresas

As tarefas recorrentes estão presentes no dia-a-dia de todas as empresas e impactam a rotina do negócio. Sua importância está na forma como elas influenciam em questões como produtividade, nível de colaboração, satisfação da equipe, etc.

Outro ponto importante das tarefas recorrentes, é que elas não podem ser adiadas, ou seja, precisam acontecer no dia certo, sob pena de comprometer todo o fluxo de trabalho, e em caso mais críticos podem até gerar multas e juros. 

Por esta razão, esse tipo de tarefa exige planejamento e organização impecáveis, pois o atraso gera uma reação em cadeia que afeta diversas áreas.

É comum que os colaboradores usem anotações manuais ou agendas eletrônicas para controlar a realização de tarefas. No entanto, na maioria dos casos, esse método não é eficiente, pois é fácil esquecer uma tarefa agendada na correria do dia-a-dia.

Para minimizar os problemas gerados pelo esquecimento da execução de uma tarefa recorrente, a automação é a alternativa mais viável, unificando os processos e o fluxo de trabalho em uma plataforma especializada, garantindo o bom andamento dessas tarefas recorrentes.

Além disso, a automatização das tarefas garante que mesmo nos casos em que um profissional da área seja substituído, o novo colaborador tenha mais facilidade em assumir essas tarefas, diminuindo assim impactos gerados pela ruptura em um procedimento ou processo

Problemas da falta de Automatização das tarefas recorrentes

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Automatizar tarefas recorrentes gera resultados 

Para citar alguns exemplos, processos como reconciliações, adequação de dados, compilação e consolidação de dados, podem e devem ser automatizados.

Um bom exemplo dessa jornada é o do processo de conciliação contábil. É um processo trabalhoso, recorrente e que pode impactar financeiramente a empresa que não executá-lo dentro do prazo e seguindo as recomendações das melhores práticas contábeis.

Uma boa maneira de demonstrar que o processo de automatização é possível para esse tema é falarmos de contas onde temos informações de fácil identificação e alto volume, como boletos ou notas fiscais emitidos e as baixas bancárias desses documentos e valores. 

Elas levam  tempo considerável no processo montagem e adequação de relatórios  conciliação, enquanto a automatização reduz consideravelmente este esforço. 

Assim, todo o tempo gasto na preparação volta-se para a análise e apuração, gerando mais valor agregado ao negócio.

A ferramenta EPM ARCS 

Enterprise Performance Management (EPM) é um software as a service que além do aplicativo de conciliação, ajuda a planejar, analisar, consolidar e reportar as informações financeiras de forma colaborativa e com a governança exigida pelas empresas.

Entre os aplicativos da suíte EPM, o ARCS - Account Reconciliation Cloud Service, é o responsável pela parte das conciliações, e sua adoção  diminui substancialmente o tempo dispensado à identificação, compilação e conciliação de dados.

O ARCS é uma ferramenta que traz agilidade, transparência e melhora na governança do processo de reconciliação contábil ou de qualquer outro dado que possa ser conciliado.

Durante o processo de  reconciliação de contas, é possível através do ARCS automatizar etapas do fluxo de trabalho, recebendo dados de diversas fontes de informações financeiras para comparação dos saldos, acelerando a identificação de eventuais discrepâncias, e viabilizando a análise destes dados pela equipe de contabilidade. 

Isso tudo, com um processo de governança bem definido, onde os preparadores e  aprovadores têm seus papéis bem definidos e requeridos na própria ferramenta.

Entre as principais vantagens do ARCS, podemos citar que ele foi projetado para otimizar todos os aspectos do processo de reconciliação de contas. Além disso, ele ao final do processo gera o book de trabalho que pode ser encaminhado e compartilhado com os auditores ou mesmo guardado eletronicamente para futuras consultas..

A Techedge foi a primeira empresa a implementar o ARCS na américa latina, utilizando o conceito de Transaction Matching.

Curtiu nosso conteúdo e quer saber mais dicas para turbinar a digitalização do seu negócio?  Visite o nosso blog e confira!

 

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