“A arte de comprar está se tornando cada vez mais uma profissão e cada vez menos um jogo de sorte. Em muitos casos não são os custos que determinam o preço final de venda, mas justamente o inverso. O preço de venda necessário determina qual devem ser os custos internos. Qualquer economia, resultando em redução do custo final da compra, que é uma parte da despesa da operação de qualquer negócio pode ser considerada também como lucro. Os lucros das compras são líquidos”.
Henry Ford, 1863-1947
O processo de compras corporativas pode parecer simples para quem não vivencia o dia a dia do setor, mas não é bem assim. A gestão de compras requer mais do que simplesmente avaliar a disponibilidade da verba e efetuar a compra. Um bom gerenciamento de compras significa que, através da necessidade de um material, produto ou serviço, buscar que os mesmos sejam entregues no prazo necessário, a um preço justo, com a especificação desejada e com a qualidade esperada.
O departamento de compras conceitualmente é a unidade organizacional que precisa estar totalmente integrada transversalmente com todas as áreas requisitantes da empresa, prezando pela excelente comunicação, pois a compra de insumos e a contratação de serviços, como por exemplo, para armazenamento, só deve ser realizada considerando fatores como controle de estoque (nível mínimo e máximo), importação de materiais (tempo, custos, processo aduaneiro, etc), dentre outras inúmeras variáveis que poderíamos citar neste texto.
É a avaliação contínua destas variáveis que vai determinar o “Start” no processo de compra, e para isso, são necessárias informações precisas e em tempo real, o que pode ser obtido mais rapidamente e com maior confiabilidade através de um sistema de gestão automatizado.
Confira a seguir como evoluir o processo de compras do seu negócio de maneira inteligente e robusta, alinhando-o às novas tecnologias para atender a necessidade de interdependência entre os departamentos.
A importância de um processo de compras otimizado
Um dos pilares da gestão corporativa é otimizar o fluxo de materiais através de metodologias de detecção de “silos organizacionais” (gargalos), e com isso, implantar melhorias nos processos internos das unidades de negócio.
O processo de compras influencia na cadeia produtiva, representando parte importante da gestão administrativa e industrial. Isso porque fatores como materiais de má procedência ou inadequados, estoque insuficiente, etc., impactam diretamente na produtividade do negócio.
Para otimizar o processo de compras é preciso estar alinhado com as tecnologias disponibilizadas pelos principais players do mercado, capazes de oferecer soluções inovadoras, robustas, eficazes e que melhoram a competitividade.
Processos inteligentes levam a escolhas inteligentes, e essas por sua vez, definem os rumos do negócio, seu sucesso ou fracasso, sua estagnação ou crescimento, por isso o planejamento estratégico desdobrado para os processos de compras, deve ser muito bem pensado.
Como organizar meu processo de compras?
Alcance a otimização em todas as áreas da empresa e evolua seu processo de compras!
A organização do processo de compras exige diferentes caminhos e áreas, mas sempre seguindo as tendências do momento. Confira as principais:
A tecnologia como aliada
Um estudo realizado pela Dell e publicado pela Global Technology Adoption Index, demonstrou que mais de 80% das empresas em 2015, já utilizavam tecnologias de cloud computing.
Não há como dissociar a evolução tecnológica dos processos corporativos, e o processo de compras não deve ser ignorado neste aspecto, pois sem um planejamento, processos estruturados, disciplina nas entregas internas e engajamento dos envolvidos, por exemplo, o resultado certamente não será alcançado.
O gerenciamento de estoques, por exemplo, é um desafio para qualquer negócio, sobretudo quando há oscilação na demanda, mudanças de requisitos de engenharia (daí a importância da rastreabilidade de produtos), itens atrelados ao câmbio ou outras alterações nos critérios exigidos pelo mercado.
O ciclo de compras deve ser eficiente, veloz e organizado, pois depende do desempenho dos demais setores, é fácil notar que quando um insumo ou produto falta, isso afeta o faturamento.
Em outras palavras, a gestão de compras é um ponto sensível do negócio, pois interfere diretamente não só no faturamento, mas também nos custos.
Toda a empresa quer reduzir seus custos e aumentar seu faturamento, certo? Sim, e esse resultado somente será possível se o gerenciamento de compras for adequado às necessidades dos setores responsáveis, dos clientes e mercado para alcançá-lo.
Eficiência operacional
Um processo dinâmico exige uma tecnologia capaz de atender as necessidades de adaptações e ajuste de percurso rapidamente para que não cause um efeito cascata em toda a cadeia produtiva.
Operacionalmente, o processo de compras necessita de fluxos e estratégias coerentes capazes de suprir a demanda de aquisição dos insumos, mercadorias, materiais de escritório, etc., reduzindo custos sempre que possível.
A gestão de compras deve contribuir com os objetivos e metas da organização, com isso, torna-se necessária a incorporação de recursos tecnológicos para a conquista destas, servindo de suporte e incentivo para melhorar o desempenho dos profissionais envolvidos.
Em outras palavras, a eficiência plena depende de acesso fácil e rápido a uma ordem de compra (RFQ – Request for Quotation), por exemplo, e para tanto, a tecnologia adequada faz toda a diferença, pois os dados-chave estarão armazenados e prontos para serem acessados, conforme a necessidade.
Organização de dados
É inaceitável em pleno século XXI que um processo sensível como o de compras ainda tenha seus dados organizados e, às vezes, até arquivados manualmente. Isto além de ser coisa do passado é perigoso para a organização, pois informações precisas podem ser perdidas, sem dizer da fragilidade quanto ao vazamento de dados sensíveis previstos na Lei 13.709/18-LGPD.
Situações como esta certamente despenderão mais tempo de mão-de-obra e, portanto, não compensará os custos.
A grande vantagem da inteligência artificial, das novas tecnologias e ferramentas é justamente delegar para a máquina tarefas repetitivas que poderiam ser feitas “via sistema” e liberar os gestores e colaboradores para focarem no core business.
Ignorar este fato é desperdiçar tempo, e, consequentemente dinheiro. Estes recursos valiosos poderiam estar sendo investidos em estratégias para melhorar a competitividade, por exemplo.
Resumindo, quanto mais digitalizado for o sistema de compras, mais organizado será o gerenciamento do processo de compras e o trabalho dos compradores será eficiente.
Melhora no controle orçamentário
O primeiro passo para gerir adequadamente o processo de compras é ter um rígido controle orçamentário, mas esse controle precisa ser digitalizado, caso contrário tudo ficará mais lento e difícil.
O gerenciamento do processo de compras é complexo, pois envolve desde o entendimento e desdobramento do planejamento estratégico, passando pelo controle do Budget & Forecast, controle de CAPEX, dentre outros e, para isso, é fundamental que as necessidades da sua empresa sejam atendidas dentro de um orçamento planejado.
Um controle de orçamento realizado manualmente não é eficaz, gerando incertezas quanto aos pedidos, prazos, gastos, etc., o que dificulta muito a execução do planejamento de gastos.
O uso de tecnologias capazes de identificar o histórico e as tendências de compra ou monitorar o comportamento de fornecedores, por exemplo, terá essas informações disponíveis em tempo real para serem utilizadas no planejamento e controle orçamentário para o futuro.
Um processo de compras organizado favorece o planejamento e o gerenciamento orçamentário, possibilitando que a empresa seja mais competitiva. O programa ERP, da Techedge, integra a área de compras com os demais setores, melhorando a comunicação e eliminando gargalos, facilitando também o controle do fluxo de caixa.
Estabelecer um modelo operacional
A gestão de compras deve ter estabelecido um modelo operacional que integre clientes, fornecedores, custos e entregas.
Um bom modelo operacional precisa de práticas bem definidas, garantindo a qualidade e eficiência das entregas.
Confira agora algumas práticas que devem integrar o modelo operacional:
- Organização dos processos;
- Programação das Compras;
- Padronização de produtos e descrições;
- Ajuste do estoque com a demanda;
- Monitoramento das etapas da operação para identificar falhas e gargalos;
- Identificação dos melhores fornecedores;
- Negociação de valores;
- Incorporação de soluções tecnológicas inovadoras.
Avalie seus fornecedores
Como o início do processo de compras é a demanda, passando pela aquisição, a avaliação de fornecedores é uma das principais etapas do processo de ”Sourcing”.
Isso porque, havendo falhas nessa etapa, todas as demais serão comprometidas ou não apresentarão o resultado esperado, pois é preciso realizar uma gestão minuciosa dos fornecedores.
Os níveis de estoque afetam o custo da operação, podendo gerar despesas desnecessárias. Em razão disso, a empresa precisa estar preparada para imprevistos mantendo uma comunicação constante com os stakeholders internos como por exemplo, departamento comercial, engenharia e logística para gerenciar o volume ideal estocado.
Sempre que possível a empresa deve ter mais de uma fonte de fornecimento, mantendo com eles um bom relacionamento pautado na ética e confiança. Na hora de avaliar um fornecedor, ambos devem ter disponibilidade para esclarecer dúvidas e auxiliar na resolução de imprevistos.
Em tempos em que o assunto “compliance” está cada vez mais na pauta das empresas, avaliar a reputação do fornecedor é muito importante. Somente após constatar que o fornecedor é idôneo, devem ser avaliados outros fatores como capacidade produtiva, cadeia logística, capacidade financeira, endividamento, nível tecnológico, estrutura das instalações e de pessoal, possibilidade para cumprir os prazos de entrega, fluxo de caixa, etc.
Outro ponto que deve ser avaliado é a infraestrutura do fornecedor, para identificar se ele está realmente apto a suportar a necessidade e a continuidade de fornecimento dos insumos e se possui suporte de pós-venda.
A localização é um fator relevante, pois uma logística complexa gera custos muitas vezes onerosos e desnecessários, principalmente em grandes centros onde são comuns os imprevistos gerados pela mobilidade urbana e a proximidade da empresa com seu fornecedor ajuda muito neste processo.
Após analisar estes aspectos, o gestor poderá definir quais os fornecedores estão alinhados às políticas institucionais da empresa, a estratégia do negócio da empresa contratante e selecionar aqueles que apresentarem melhor custo-benefício.
Como o ERP pode ajudar no meu processo de compras?
Siga as tendências de tecnologia para seu processo de compras!
O programa ERP, da Techedge, certamente será a solução que se adéqua perfeitamente às necessidades e peculiaridades do seu processo produtivo.
Para que esse processo seja eficiente, é importante contar com a tecnologia que esteja à altura da complexidade da demanda, como por exemplo, um sistema de gestão empresarial ERP, apto a organizar os processos internos.
Este software deverá integrar todos os setores da empresa e melhorar a comunicação, eliminando eventuais silos existentes devido à dificuldade de comunicação entre eles. Além disso, essa solução permite o tráfego automatizado de dados, fazendo com que a troca de informações e a interligação entre os sistemas de gestão utilizados pela empresa seja facilitada.
Os softwares automatizados são uma solução que visa melhorar o controle de estoque de compras, reduzindo as falhas e tornando o processo muito mais rápido em comparação com processos manuais. O software viabiliza a padronização do fluxo de informações, equilibrando a necessidade de compra para reposição do estoque e monitorando as vendas.
É possível ainda criar relatórios com informações-chave, otimizando a gestão de compras e permitindo a tomada de decisões mais assertivas em tempo real.
O programa ERP, da Techedge, viabiliza cotações de preços gerando ordens de compras automaticamente e controlando o andamento das solicitações, isso faz com que a empresa possa adquirir produtos em qualquer parte do mundo com a mesma agilidade.
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