Quem trabalha em ambientes corporativos está sempre em busca de soluções para aprimorar processos internos e aumentar a eficiência na execução de tarefas cotidianas.
Uma técnica que vem se destacando nas organizações é a mineração de processos, também chamada process mining, que utiliza a análise de dados para identificar, avaliar e melhorar os processos internos das empresas.
Centralização de dados, aumento de performance e redução de custos são alguns dos benefícios proporcionados por essa ferramenta.
Se você quer saber como aplicar a mineração de processos na sua organização, leia os tópicos a seguir e tire todas as suas dúvidas sobre a prática do process mining!
O que é a mineração de processos?
Afinal, o que é mineração e para que serve o process mining? De forma resumida, a mineração de processos é um conjunto de técnicas cuja finalidade é mapear, monitorar e melhorar processos internos. A partir de coleta e análise de dados disponíveis nos softwares empresariais, o process mining proporciona insights e estratégias de ação às corporações, visando ao aumento de performance na execução de tarefas.
Associando ferramentas de machine learning e inteligência artificial à prática de mineração de dados é possível garantir mais precisão e eficiência à gestão de processos para as empresas, uma vez que, ao utilizarem softwares para registrar suas atividades, são armazenados logs de eventos, ou seja, dados e metadados sobre cada atividade realizada no sistema.
Com o rastreamento e a análise desse histórico de execuções, a implementação do process mining é capaz de mapear padrões, identificar erros e gargalos e gerar insights e recomendações para o aprimoramento de processos. Dessa forma, a técnica auxilia as empresas na obtenção de uma compreensão completa sobre cada processo realizado na organização.
Quais são os tipos de mineração?
De acordo com o artigo Business Process Analytics and Big Data Systems: A Roadmap to Bridge the Gap, publicado pela revista científica IEEE Access, são quatro as técnicas de mineração de processos, definidas a partir dos seus objetivos de aplicação. A saber:
Descoberta
O também chamado Process Discovery, consiste em identificar e criar automaticamente o modelo do processo, a partir de um log de eventos.
Conformidade
No Conformance Checking são comparados processos existentes e modelos ideais definidos. O objetivo é mapear erros e gargalos no processo real, verificando se ele está em conformidade com o modelo preestabelecido.
Reengenharia
A técnica Business Process Reengineering utiliza os insights obtidos a partir das etapas anteriores para reformular e aprimorar continuamente os processos.
Suporte operacional
O Operational Support consiste na técnica permanente – e, geralmente, em tempo real – de análise de dados para identificação e correção de problemas na execução dos processos.
Por que usar a mineração de processos?
Todas as organizações devem funcionar a partir de processos de negócios bem definidos. Entretanto, não é raro que ocorram erros e inconformidades na execução desses processos, gerando significativos problemas para as operações das empresas.
Assim, a mineração de processos surge como uma ferramenta substituta às análises realizadas manualmente, sujeitas a erros humanos e a parâmetros subjetivos de avaliação.
Com o process mining é possível obter análises mais precisas e objetivas, a partir do uso de dados. Considerando que a informação é um dos principais ativos das empresas, a mineração de processos possibilita a utilização avançada dos registros operacionais e arquivos de log.
Todas essas informações podem ser mapeadas e analisadas para reconstruir como os processos estão sendo realmente executados, facilitando, assim, a identificação de gargalos e pontos de melhoria.
Utilizando ferramentas de Inteligência Artificial e Machine Learning, a mineração de processos permite o escaneamento completo e detalhado de toda e qualquer parte do negócio, apresentando as especificidades de cada processo, como tempo, custo ou recursos. Dessa forma, é possível mapear exatamente quais processos estão funcionando em conformidade com os padrões desejados e quais estão gerando prejuízos à organização.
Ao apresentar métricas e identificar a causa raiz dos problemas mapeados, o process mining possibilita que a empresa obtenha insights de correção e aplique as estratégias necessárias para reformular e aprimorar os processos de negócios, trazendo benefícios à corporação.
Principais benefícios da mineração de processos
Veja, a seguir, alguns dos benefícios gerados pela mineração de processos e entenda por que vale a pena implementar a técnica na sua empresa:
Redução de custos operacionais
Mapear padrões de realização é fundamental para identificar e quantificar possíveis erros e gargalos na realização de processos. Assim, é possível eliminar desvios e operações ineficientes, bem como providenciar as melhorias necessárias a partir de uma lista de prioridades. A eliminação de processos desnecessários e a correção de erros acarretarão economia de tempo e recursos.
Maior controle e auditoria sobre os processos
Com as técnicas de process mining é possível automatizar a auditoria de determinados processos a partir da coleta dos dados gerados durante a realização das atividades. Dessa forma, além de visualizações mais consistentes sobre a execução dos processos, são gerados resultados mais objetivos e parametrizados, com menores chances de erros humanos.
Aumento da produtividade
Sem dúvidas, a melhoria em performance é a maior vantagem proporcionada pela mineração de processos. Conforme mencionado, a técnica permite o mapeamento acurado de cada processo executado, identificando detalhes imperceptíveis em auditorias não automatizadas. Com tal precisão, o controle das operações é mais eficiente e a implementação de melhorias é realizada de maneira certeira, gerando significativo aprimoramento e evolução na execução dos processos de negócios.
Como aplicar a mineração de processos na sua organização?
Para implementar a mineração de processos em sua empresa é indispensável trabalhar com softwares, uma vez que o registro de dados estruturados é o insumo inicial necessário para dar início ao processo de mineração.
Dessa forma, adotar uma cultura data-driven em sua organização é fundamental para tornar metodologias de alta performance mais acessíveis. Uma cultura empresarial guiada por dados, métricas e indicadores torna a aplicação de mudanças nos processos internos mais segura, precisa e eficiente.
Considerando essas questões, o passo fundamental para utilizar o process mining é transformar os dados armazenados nos softwares empresariais – como ERP, BPMS e outros – em um registro de eventos capaz de fornecer insights sobre os processos de negócios.
Assim, serão geradas visualizações automáticas do processo em sua totalidade, fornecendo informações acuradas sobre os aprimoramentos necessários identificados.
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