KANBAN: OTIMIZE O SEU FLUXO DE TRABALHO

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Gestão de Processos

KANBAN: OTIMIZE O SEU FLUXO DE TRABALHO

Iván Cabezas | jun 19, 2020

Origem do conceito Kanban

Após a Segunda Guerra Mundial e com o Japão devastado, a Toyota enfrentou um dilema: reinventar a indústria automobilística japonesa ou desaparecer. Não podia competir com a indústria americana continuando com a estratégia de produção estabelecida na época, já que o país japonês sofria de uma escassez geral de matérias-primas.

Este foi o início que fez da inovação nos processos de produção a marca registrada da Toyota. A partir daí, um dos personagens mais influentes na revolução dos métodos de trabalho do século XX, Taiichi Ohno, reinventou junto com seus colaboradores a gestão da cadeia produtiva, passando de um modelo 'push', estabelecido como padrão naquela época nos Estados Unidos, para um modelo 'pull'.

O objetivo era produzir de forma inteligente e sob demanda, economizando assim os custos de armazenagem de matérias-primas e produtos acabados. Desta forma, apenas aquilo que tinha sido vendido anteriormente era fabricado. Este conceito difundido é chamado Just in Time (JIT).

Uma das ferramentas que surgiu em torno do JIT foi o Kanban, que com o passar do tempo tornou-se um dos frameworks ágeis mais difundidos, assim como o Scrum, que se baseia nos princípios Lean de meados do século XX e no modelo que acabou sendo implementado pela montadora: o TPS (Toyota Production System).

Nas palavras do próprio Taiichi Ohno, "o método Kanban é a razão pelo qual o sistema de produção da Toyota se move suavemente".

Foi David J. Anderson, entre outros, quem adaptou o Kanban para o desenvolvimento de software, reunindo suas idéias no livro "Kanban: Uma mudança evolutiva bem sucedida para o seu negócio de tecnologia", uma leitura obrigatória para quem quer entender este framework.

O que é o método Kanban?

O Kanban é uma estrutura altamente adaptável, com poucas limitações e um foco centrado nas pessoas, o que é uma clara diferença para o Scrum. Seu objetivo é garantir que o fluxo de trabalho flua da maneira mais suave possível, eliminando gargalos e problemas que diminuam o ritmo. A otimização de processos é, portanto, sua premissa central, tendo um grande impacto na produtividade e na otimização da cadeia de valor.

Seu poder está em sua principal característica: a visualização do fluxo da cadeia de valor, ou seja, não se pode melhorar o que não se pode ver. Tão simples e poderoso ao mesmo tempo. Esse é o Kanban.

A partir de um painel visual ou um "radar" de informações, o Kanban permite entender a situação atual de um processo de negócio ou de um sistema e identificar onde estão os problemas que devem ser priorizados para garantir o fluxo do sistema. Através da experimentação e adaptação, a melhoria contínua do processo é assegurada. O lema que melhor define esta estrutura é "Pare de começar, comece a terminar".

Sua única "receita" é a utilização do conceito WIP (Work in Progress). Esta é uma ferramenta que permite limitar a quantidade de trabalho que está simultaneamente presente ou em um determinado estado na cadeia de valor, a fim de garantir, mais uma vez, o fluxo ideal do processo. Experimentalmente e dinamicamente, este valor é ajustado até encontrar aquele que otimiza ao máximo o fluxo de trabalho e minimiza gargalos e bloqueios no fluxo de trabalho.

O sistema Kanban evita a superprodução e reduz os tempos de ciclo de produção

Quando reduzimos a quantidade de trabalho em processo, o principal KPI no KANBAN é reduzido: Lead Time. Trata-se do tempo que uma tarefa leva para passar por todo o fluxo de trabalho. Quanto menor for este indicador, mais rápido o produto é finalizado, seja software, hardware ou serviço,  e assim estará nas mãos do usuário final.

Outro KPI comumente utilizado é o Throughput. Ele mede a quantidade de trabalho que é concluído em um determinado período de tempo e permite prever tanto o ritmo de trabalho quanto a data estimada de entrega de uma determinada tarefa. 

Assim como o Scrum, o Kanban enfatiza um dos quatro princípios do Manifesto Ágil: responder à mudança versus seguir um plano pré-estabelecido. A mudança contínua é algo que deve ser adaptado, variando dinamicamente a estratégia estabelecida da maneira mais satisfatória possível. Por ser menos prescritivo que o Scrum, Kanban responde mais rapidamente às mudanças do que o Scrum.

Princípios do Kanban

Há três princípios principais no Kanban:

  • Visualizar, tornando visível o invisível e identificando, assim, oportunidades de melhoria no processo.
  • Limitar o trabalho em processo (WIP).
  • Gerenciar o fluxo, eliminando gargalos e ineficiências e aplicando os princípios Lean

Revisões posteriores incorporaram princípios adicionais que foram aceitos pela comunidade:

  • Explique os procedimentos.
  • Implementar ciclos de feedback, incentivando a inspeção e adaptação e a melhoria contínua.
  • Incentivar o trabalho em equipe e a colaboração.

Como determinar o WIP correto?

Não há uma regra que precisa ser aplicada. Por ser uma abordagem experimental e reativa à mudança, trata-se de um parâmetro adaptável. É preciso encontrar um equilíbrio entre a quantidade de trabalho em andamento e a otimização dos recursos. 

Um WIP extremamente baixo resultará em tempo mínimo de execução, mas pode levar ao uso ineficiente de recursos, enquanto um WIP elevado levará a gargalos, bloqueios, alocação excessiva de recursos e tempo de execução inaceitavelmente longo, de modo que o fluxo de trabalho pode rapidamente degenerar. É na busca desse equilíbrio que a maioria dos esforços deve ser aplicada na implementação do Kanban.

Ao determinar o WIP ótimo, todo o trabalho deve ser considerado, quer esteja sendo trabalhado ativamente, esperando para ser iniciado, ou bloqueado em algum ponto do processo. Em suma, tudo o que é necessário para garantir a entrega de valor ao usuário final.

Uma forma gráfica de ver o efeito do WIP na entrega de valores é a Lei de Little, que indica que a duração do ciclo de vida de uma tarefa em um determinado processo é diretamente proporcional à quantidade de trabalho em andamento. Desta forma, quanto mais trabalho em andamento, mais tempo uma tarefa levará para ser concluída.

Trabalhar com menos tarefas simultaneamente encurta o ciclo de vida, acelerando o processo e agregando valor, sem alterar nada na forma como você trabalha. Isso também significa um feedback mais contínuo e rápido, o que aumenta as chances de melhorar o processo em si.

Kanban é uma estrutura altamente adaptável, com poucas limitações e focado no processo para as pessoas

O que é um WIP excessivo?

  • Mudanças de contexto excessivas.
  • Atrasos devido ao superdimensionamento da obra a ser executada. Isto, por sua vez, leva a um atraso no feedback obtido, havendo assim o risco de não ser possível determinar a causa raiz dos problemas detectados, tornando a sua resolução e melhoria contínua mais complicada.
  • Riscos maiores
  • Superlotação
  • Baixa qualidade
  • Desmotivação

O que escolher: Scrum ou Kanban?

Combinar as duas estruturas não é impossível, e na verdade é recomendado, como Henrik Kniberg aponta em seu livro "Kanban and Scrum". Tirar o máximo proveito de ambos". Isto pode ser resumido na frase seguinte:

"Nenhuma ferramenta está completa, nenhuma ferramenta é perfeita".

Kanban, pouco prescritivo e altamente adaptável, coloca o foco no processo, enquanto Scrum, coloca o foco nas pessoas. A combinação de ambos permite obter benefícios tanto no fluxo do processo, otimizando-o ao máximo (minimizando gargalos e bloqueios), quanto no desenvolvimento das pessoas e equipes envolvidas (através de eventos como o Diário e o Retrospectivo, que ajudam a promover a melhoria contínua, a coesão da equipe e a transparência).

A utilização desta filosofia ágil através de frameworks que buscam otimizar processos e a cadeia de valor, promovendo melhoria contínua, inspeção e adaptação, é fundamental para acompanhar a transformação digital de algo ainda mais essencial e importante, como a transformação cultural das organizações, que estão sendo submetidas à mudança dos paradigmas estabelecidos em um ritmo acelerado e ao qual devemos reagir de forma rápida e eficaz.

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