COMO INICIAR UM PROJETO DE GESTÃO DE ATIVOS NA INDÚSTRIA DE MANUFATURA

Já cansamos de dizer que os ativos são a base de qualquer negócio, certo? Não importa se é o robô que monta o carro, ou então o machado que utilizamos para derrubar uma árvore. Em nossa última publicação fizemos uma breve introdução sobre o que a gestão de ativos pode fazer por sua empresa, e o que ela realmente faz, possibilitando assim que o cálculo do índice do giro de ativos possa ser feito automaticamente. 

Hoje gostaria de introduzir alguns procedimentos, padrões e modelos que derivam de projetos bem sucedidos e que podem ajudá-lo a iniciar um projeto de gestão de ativos.

Padrão de Gestão de Ativos

Para um novo projeto devemos aplicar, sempre que possível, as melhores práticas do setor e isso se aplica também à Gestão de Ativos. Há alguns anos, as normas ISO também vêm sendo dedicadas a esse tópico e servem como um bom ponto de partida. As normas ISO 55001/ISO 55002 estabelecem que o “Sistema de Gestão de Ativos… deve se ajustar e ser resultado dos objetivos organizacionais e do plano organizacional” (ISO 55002, 2015, p.1).

As normas também recomendam que um sistema de gestão de ativos inclua:

• Uma política de gestão de ativos,
• Os objetivos da gestão de ativos,
• Um plano de gestão de ativos estratégico,
• Planos de gestão de ativos implementados em:
  • Planejamento e controle operacional,
  • Atividades de suporte,
  • Atividades de controle,
  • Outros processos relevantes

Em outras palavras: a gestão de ativos está intimamente ligada à organização que a utiliza!

Alinhamento Empresarial

Como em todo projeto de TI ou investimento, é importante alinhar a empresa em um estágio inicial e garantir que o “valor” do resultado seja visível desde o início. Todos devem estar preparados para usar a solução que foi criada!

Portanto, uma análise de requisitos simples deve ser realizada em conjunto com os principais usuários da empresa. Isso não é necessário somente para obter um conjunto de requisitos. É a melhor forma de obter prognósticos sobre a empresa, entender como ela funciona e avaliar se cada administração está ativa!

Nessas sessões não técnicas são levantadas as solicitações mais importantes e, em uma discussão guiada, você deve se concentrar em expressar uma exigência de dinheiro (lembre-se da primeira publicação e dos KPls descritos como Índice de Giro de Ativos). Concentre-se em solicitações que realmente tenham um impacto  mensurável na empresa: aperfeiçoe solicitações pouco claras ou mova-as para uma “lista de desejos”.

Vamos ver um exemplo:

Júlia: “Preciso ter uma visão consolidade de todos os machados da empresa e quando eles foram usados.”
Jack: “Qual impacto isso terá nos negócios?”
Júlia: “Estamos pagando uma taxa de manutenção para cada um dos machados. Se temos 100 machados e usando apenas 80, então temos a oportunidade de reduzir os equipamentos de reserva em 15 machados, mantendo 5 na reserva - a menos que alguém tenha uma razão para manter 20 na reserva.”
Jack: “Excelente, então a sua requisição a empresa a diminuir os custos de manutenção em 20% no seu  departamento.”

É evidente que o público de negócios pode não ser capaz de falar sobre ativos técnicos. Se tiver a participação de  usuários tecnicamente versáteis que já forneceram informações sobre ativos - ótimo; caso contrário, não se  preocupe, pois isso você pode rever com facilidade usando os requisitos e planejando uma sessão de  perguntas e respostas com um usuário técnico.

Todo sistema precisa ter limite

Depois de uma análise da organização e coleta de requisitos, um importante passo será dado: chegou o momento de definir o objetivo da gestão de ativos. Isso é também uma parte essencial da norma ISO, onde o objetivo deve  considerar:

• Os ativos, carteiras de ativos, seus limites e interdependências,
• Outras organizações envolvidas (p.ex. através terceirização),
• Os aspectos organizacionais (p.ex. departamentos envolvidos/unidades funcionais…),
• O período de responsabilidade da organização. (p.ex. um proprietário de ativos de uma usina química que retém a  responsabilidade pela contaminação do solo),
• Interações com outras partes do sistema de gestão de organizações (p.ex. controle de qualidade, finanças...)

O plano estratégico de gestão de ativos (SAMP) é um local onde documentar isso. É claro que tal objetivo não é  algo estático e irá evoluir ao longo do tempo. Estruturar o SAMP em fases e definir o objetivo de cada fase é uma boa ideia!

Ativos fora dos requisitos

Com o objetivo definido, é hora de identificar os ativos físicos. Vamos supor que o seguinte requisito tenha sido apurado e incluído como parte do objetivo: 

“Precisamos ver o tempo de funcionamento, de interrupção e de reparo para uma máquina de cortar papel na linha de produção A23, pois em cada hora de inatividade acumulamos uma perda de US$ 4.000.”

Inicie pelo nível mais alto, generalize os objetos e trate-os como ativos ou crie ativos artificiais/compostos que serão registrados em um documento de arquitetura/planejamento. 

Você pode tentar compensar o conhecimento insuficiente do processo do setor no qual seu cliente está atuando com um pouco de criatividade e imaginação, mas, em geral, você terá que saber como o setor e este cliente estão atuando! 

No exemplo acima, podemos ler (nas entrelinhas) que a empresa está interessada em uma máquina em particular (cortadeira de papel). Mas muito provavelmente, a empresa se refere a uma estação na linha de produção que  consiste de um alimentador, um cortador e um separador de papel. Então, ao invés de definir a “estação de corte de papel” como um único ativo, é conveniente modelar a estação como um ativo composto, constituído por vários subativos.

Decisões de design como essa são o que um bom arquiteto precisa para recomendar ao cliente possibilitando a ele uma solução sofisticada e flexível. Como regra geral: você pode sempre agregar, mas dividir depois que o sistema estiver configurado e funcionando é um desafio.

Desenvolva a estrutura da gestão de ativos

Uma vez que o modelo arquitetônico da gestão de ativos foi desenhado, discutido, revisado e, então, finalizado, os metadados podem derivar dele. Acho muito útil desenvolver um documento de metadados abrangente para os ativos identificados. Tal documento não servirá apenas como um modelo para configurações e ajustes do software desejado. Ele será a base para qualquer programa de garantia de qualidade, testes de aptidão e interface do sistema.

Não existe uma verdade única para um documento de metadados como este visto que cada organização possui  diferentes informações armazenadas no ativo, mas o que se segue irá fornecer um bom ponto de partida para que  esse documento possa ser estruturado: 

Esse registro precisa ser o mais completo possível e deve permitir ao sistema fornecer as informações corretas de acordo com os requisitos da empresa. Eu disse “informações” por uma boa razão: um sistema de gestão de ativos é responsável por coletar, armazenar e oferecer dados do ativo.

Porém, o real valor é a informação criada através da combinação de dados ou de sua análise: as duas partes dos dados, inspeção-intervalo da gestão de ativo e o custo por inspeção das finanças não dizem muito sobre a empresa nem motivam as pessoas a otimizar. Porém, o custo-inspeção de informações derivadas por ativo é algo viável e real.

Transformar dados em informação e informação em conhecimento é algo que venho destacando em muitas  reuniões com o intuito de lembrar aos interessados que os dados são apenas o começo.

Gestão de Dados em uma Organização

O objetivo de criar documentos, dicionários e esboços não é apenas produzir papel. Esses documentos são  essenciais para as contínuas sessões de conscientização que, de alguma forma, devem ser planejadas! Confrontar a organização com informações coletadas e pré-processadas é o impulso para a mudança e para a evolução organizacional.

Muitas das atividades podem ser agrupadas sob a gestão de dados e compreendem:

• Controle de dados e da qualidade do ativo - Para assegurar que os dados coletados sejam úteis, os dados  inseridos (gestão de ativos) no sistema devem ser controlados para qualidade e isso requer um processo e/ou ferramentas. Por exemplo, assegurando que o formato dos dados esteja correto, que todos os campos estejam preenchidos, etc.
• Avaliação de risco funcional - Saber o que pode dar errado é o primeiro passo para melhorar a confiabilidade. Uma vez que os riscos são conhecidos, o impacto pode ser analisado e ações apropriadas podem ser planejadas, executadas e controladas para gerenciar esse risco. Por exemplo, qual a gravidade, probabilidade e impacto de um motor que perde potência?
• Definição dos administradores de dados para ativos - É importante ter sempre um responsável por categoria de ativo, tipo, etc.
• Políticas de dados e de ativos - A habilitação/permissão dada por alguém para a utilização de um ativo ou para a atualização de seus dados deve sempre ser descrita ou definida. Todas essas regras e políticas são parte de políticas de gestão de dados.

A gestão de dados é um tópico muito vasto e envolve diversas partes de uma organização. Estou salientando isto porque é preciso que todos se conscientizem do fato de que um gerenciador de ativos não é um mero software.

Resumindo...

Eu gostaria de lembrar que a gestão de ativos tem muito mais a ver com a organização, seus valores e as pessoas que ali trabalham do que com uma solução. A conscientização disso é o primeiro passo para uma gestão de ativos apropriada e justifica a análise detalhada da empresa antes de escolher um determinado software.

Se os recursos humanos internos forem raros ou inexperientes para a gestão de ativos, é uma boa ideia buscar ajuda externa para fazer a lição de casa de maneira apropriada antes que uma solicitação de  proposta seja  enviada a possíveis parceiros de implementação. Isso garantirá que a organização receba aquilo que precisa e, além disso, reduza os custos já que os desenvolvedores/implementadores de software dispõem de todas as  informações necessárias e não precisam estimar uma fase de análise extensa.

E por último, mas não menos importante, produtos como um dicionário de ativos, um documento de metadados de ativos, uma análise do valor de negócios ou a segmentação dos custos para todas as funções organizacionais são usados por muito mais pessoas do que apenas aquelas com interesse direto na gestão de ativos.