De forma bastante simplificada, poderíamos dizer que o Centro de Serviços Compartilhados (CSC), é uma forma de negócio que integra setores e informações de uma empresa, sendo uma ferramenta que, como o nome sugere, promove a centralização de atividades. Entretanto, a solução, também conhecida como Shared Service Center (SSC), tem um conceito muito mais amplo e transformador, oferecendo um serviço de ponta para aqueles que desejam alcançar melhores resultados e maior interação entre os setores de uma organização.
O Centro de Serviços Compartilhados pode ser uma estrutura, local ou software que, de forma padronizada, presta serviços de áreas de suporte para empresas, revolucionando a forma de trabalho corporativo. Um CSC opera de modo a transformar a relação entre diferentes setores, considerando desde o modelo de atendimento, passando pela governança empresarial, processos, ferramentas tecnológicas até a gestão de pessoas.
O CSC torna-se, dessa forma, uma espécie de prestador de serviços para a atividade-foco da companhia, gerando maior facilidade na comunicação, melhorando o fluxo de trabalho e promovendo a automação de processos, fomentando, portanto, a produtividade e a inovação. Assim, a partir de padrões de entrega definidos pela própria empresa, o gerenciamento compartilhado promove um processo estruturado, que pode ser replicado e escalado conforme as demandas.
Quer conhecer os benefícios proporcionados por um Centro de Serviços Compartilhados e como implantar essa prática na sua empresa? Continue lendo o artigo que preparamos para você!
Benefícios de um Centro de Serviços Compartilhados
Aplicar as inovações tecnológicas no cotidiano e gerar modelos de trabalho mais eficientes, simplificados e responsivos, gerando valor para os negócios das organizações, é o propósito central da transformação digital. No caminho para se tornar uma empresa inteligente, as companhias vêm adotando estratégias digitais que possibilitem respostas rápidas a novos cenários, sem abrir mão de altos padrões de qualidade.
Partindo dessas premissas, adotar um modelo de negócios que ajude na integração de informações e setores é uma escolha acertada. Essa estrutura de gestão integrada já é amplamente adotada e, como método, um Centro de Serviços Compartilhados agrega eficiência, redução de custos e agilidade nos resultados, melhorando, portanto, as rotinas corporativas.
Surgido nos Estados Unidos, na década de 1970, o conceito de CSC fundamentava-se na promoção de eficiência e produtividade em processos operacionais (também chamados de transacionais). No Brasil, sua aplicação começou a ganhar fôlego na década de 1990, sobretudo nas empresas multinacionais.
Essa nova forma de gestão por serviços compartilhados trazia três pilares fundamentais: centralização de atividades; separação entre atividades transacionais e não transacionais; e unificação de departamentos. Esse sistema de gerenciamento centralizado permitiu às empresas uma melhoria significativa de resultados, sobretudo para aquelas com diversas unidades operacionais ou de negócios.
Atualmente, a metodologia de CSC conta com uma série de novos recursos e atualizações, que acompanham o surgimento de ferramentas digitais inovadoras.
Veja, a seguir, os principais benefícios obtidos ao implementar um Centro de Serviços Compartilhados:
Comunicação entre setores
A adoção de um Centro de Serviços Compartilhados beneficia – e muito! – a comunicação interna, uma vez que é criado um ponto de contato único entre o usuário e o CSC. De forma presencial ou automatizado por um software, esse serviço é capaz de eliminar ruídos nos processos de troca de informações. Assim, por meio de um CSC, é possível promover a sintonia entre departamentos distintos, gerando mais eficiência e agilidade no desempenho das atividades.
Aumento da produtividade
Ao oferecer um sistema de padronização de atividades, o CSC contribui de forma relevante para o aumento da produtividade da corporação. A adoção de padrões operacionais possibilita a obtenção de resultados previsíveis e replicáveis, além de reduzir falhas e aumentar a velocidade de realização dos processos internos.
Redução de custos
A perceptível diminuição de gastos é um dos fatores mais significativos para a adoção de um Centro de Serviços Compartilhados. Essa ferramenta auxilia na redução de despesas, uma vez que, com a centralização de processos, as atividades são otimizadas e os erros operacionais diminuem, gerando melhores resultados e, consequentemente, bons retornos financeiros. Além disso, com processos mais enxutos e automatizados, é possível realocar colaboradores, balancear equipes e reduzir quadros.
Suporte estratégico
Com a utilização de ferramentas digitais cada vez mais atuais, o Centro de Serviços Compartilhados é capaz de atender às demandas de forma instantânea, disponibilizando rapidamente informações que auxiliam na criação de um fluxo de processos ágeis e eficientes. Uma das operações fortemente beneficiadas é a tomada de decisão, que se torna mais dinâmica e assertiva.
Melhora no relacionamento com clientes
A satisfação e o relacionamento com os clientes também são um ponto que merece destaque. Empresas que utilizam o CSC observam melhoras significativas no fluxo de trabalho, o que aumenta a qualidade do serviço. Também há melhores resultados na comunicação entre a empresa e seus clientes, que passam a ter fácil acesso aos dados de produtos e serviços oferecidos.
Como implantar essa prática na empresa?
Para implementar em sua empresa um Centro de Serviços Compartilhados e obter todos os benefícios que essa prática proporciona, é necessário observar alguns pontos.
Listamos, a seguir, os focos de atenção para uma adesão eficiente e segura:
Mapeie os processos atuais
O primeiro passo é ter em mente quais processos podem ser compartilhados. Cada processo possui as suas particularidades e podem mudar, a depender do cliente atendido. São três as categorias de capacidades organizacionais, baseadas em transações, experiência e estratégias. Também é importante saber como as atividades são desenvolvidas atualmente, para entender as diferentes formas de gestão e identificar as melhorias necessárias, gerando um processo único.
Monte o catálogo de serviços
Organize o seu catálogo de serviços, que vai reunir todos os serviços que o CSC oferece e as principais informações sobre eles. Essa ferramenta vai disponibilizar a descrição dos serviços, quem pode solicitar, como solicitar, níveis de qualidade e disponibilidades acordados, prazos, custos e demais informações relevantes para o usuário.
Faça uma abordagem clara
Para gerenciar a iniciativa, é necessário adotar uma postura clara em relação às mudanças organizacionais que vão ocorrer e, dessa forma, compreender quais profissionais e processos serão impactados. Tanto a abordagem direta quanto a gradual têm prós e contras, e é preciso analisar qual se adapta melhor às demandas da empresa.
Busque benchmarks
Vá atrás de indicadores de desempenho e monitore-os. Os benchmarks devem ser identificados, rastreados e comunicados. Esses critérios são essenciais para consolidar a relação entre o negócio e os serviços compartilhados.
Invista em tecnologia de gestão
Investir em um Sistema de Gestão Integrado é uma escolha fundamental para otimizar processos e tornar mais assertivas as tomadas de decisão. Tecnologias de gerenciamento, como um Sistema ERP, dão o passo definitivo para a transformação digital de uma empresa, automatizando operações e aplicando IA no gerenciamento de dados e funções. Dessa forma, a adoção de um ERP pode ser fator decisivo para o sucesso da implementação do CSC.
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