COMO ESCALAR RPA EM SUA EMPRESA? O PAPEL DA GOVERNANÇA

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COMO ESCALAR RPA EM SUA EMPRESA? O PAPEL DA GOVERNANÇA

Roberto Parrotto | mar 19, 2020

Segundo o Gartner, a Automação de Processos Robóticos (RPA) é uma das principais tendências estratégicas e, por essa razão, estima-se que  o mercado de software de RPA crescerá  cerca de 41% anualmente até 2022. No entanto, por ser uma novidade, pode ser difícil definir a melhor estratégia para gerenciar a implementação, monitoramento e manutenção dos robôs.

Uma coisa é fato: Pensar em RPA como um projeto é um grande erro. Um erro ainda maior é pensar em RPA como uma série de pequenos projetos independentes. A implementação do RPA é uma iniciativa, e deve ser gerenciada sempre com uma visão clara e ampla da situação e das metas que deseja alcançar: é por isso que a governança é tão importante para o RPA. 

A implementação de novas soluções sem estratégia e governança claras pode ser ineficiente ou, na pior das hipóteses, até mesmo contraprodutivo. Isso poderia criar outro grupo isolado de software, que continua a funcionar como uma caixa preta desvinculada do resto dos processos empresariais.

O processo de governança deve garantir que os RPAs sejam consistentes com os regulamentos de segurança, conformidade e gerenciamento de regulamentação de alterações e, ainda assim, permitir que as implementações possam ser executadas com agilidade. Além disso, a governança deve também alinhar as metas da empresa e garantir facilmente a escalabilidade.

Isso pode parecer um desafio antigo e famoso, mas não é totalmente verdade. “Desenhar” um RPA está muito mais próximo de moldar o processo empresarial do que de pensar em ferramentas e soluções técnicas. Nas iniciativas de RPA, os domínios de negócios e de TI ficam tão próximos que se sobrepõem na maior parte do trabalho: as iniciativas de RPA podem exigir a configuração de um novo modelo operativo para alcançar eficácia estratégica e operacional.

Modelos Operativos e Centro de Excelência RPA

A escolha do modelo operacional adequado para as iniciativas de RPA depende principalmente da estrutura organizacional e do modelo de entrega existentes, do escopo e da maturidade da área de RPA.

Durante a implementação de uma iniciativa de RPA, o elemento central para o modelo operativo é o Centro de Excelência (CoE), que é responsável por:

  • Avaliação e priorização dos processos a serem robotizados 
  • Desenvolvimento do RPA e configuração do ambiente de produção
  • Treinamento
  • Configuração dos procedimentos de trabalho 
  • Gerenciamento dos fornecedores de RPA 

À primeira vista, podemos identificar três modelos básicos dependendo de como e onde os CoEs atuam dentro da organização: centralizado, híbrido e descentralizado.

Em um modelocentralizado, um único Centro de Excelência integra todos os recursos para as iniciativas de RPA. Em um modelo híbrido, a maioria das funções e desenvolvimentos do RPA é centralizada, enquanto equipes coordenadas podem ser alocadas para as funções/unidades da empresa que requerem uma colaboração mais próxima aos usuários. Por fim, em um modelodescentralizado, os recursos são atribuídos para as unidades descentralizadas, por função ou geograficamente, enquanto a unidade central é encarregada de redigir os procedimentos de RPA que serão compartilhados entre todos os participantes.

Assegurar a eficácia estratégica das iniciativas de RPA

Ao iniciar uma iniciativa de RPA, provavelmente você encontrará dezenas de possíveis processos como candidatos à robotização. A descoberta inicial de candidatos primários pode ser executada por meio de oficinas de design thinking específicas, que geralmente fazem emergir uma grande quantidade de ideias que precisam ser filtradas e priorizadas. 

Nessa fase, é de fundamental importância determinar e seguir um conjunto definido de regras para avaliar todas as ideias buscando entender quais delas são realmente adequadas para a iniciativa de RPA (de fato: RPA não é a solução para todos os problemas!) e quais delas podem proporcionar o melhor retorno sobre o investimento. 

O melhor candidato para a robotização provavelmente será um processo repetitivo, rotineiro, estável e previsível. O Retorno sobre o Investimento (ROI) é então amplificado pela duração e frequência do processo, o número de pessoas envolvidas e o volume de dados estruturados usados no processo. 

Além da identificação, priorização e planejamento dos processos, um roteiro estratégico de longo prazo terá que incluir uma estratégia de integração com as diferentes ferramentas - incluindo,  por exemplo, ferramentas de Enterprise Resource Planning (ERP), de Business Process Management (BPM) e outras soluções de Inteligência Artificial.

Alcançar a eficácia operacional das iniciativas de RPA

Vamos supor que o primeiro grupo de RPAs de sua empresa foi implementado e agora está sendo utilizado. Embora isso possa parecer uma conclusão bem-sucedida da sua iniciativa, é na verdade apenas o começo do jogo!.

Os RPAs, assim como o ser humano, precisam evoluir - algumas vezes, eles têm que ser “aposentados”. A escolha dos melhores KPIs, ou indicadores-chave de desempenho, para monitorar as atividades de RPAs é a chave para entender quais funcionalidades planejar visando melhorias e, por outro lado, reconhecer os pontos vulneráveis do processo. Mais uma vez, para isso é preciso que haja uma comunicação precisa entre os especialistas de negócios da empresa e o pessoal de Tecnologia da Informação (TI). 

Por último, mas não menos importante, a mudança da mentalidade cultural é fundamental entre os funcionários da empresa. Na melhor das hipóteses, os funcionários não somente ficarão agradecidos por serem liberados do fardo das tarefas repetitivas e de baixo valor agregado, como também poderão identificar novas possibilidades de robotização que serão canalizadas ao CoE para uma investigação mais profunda.

A governança de RPA é a base para o sucesso

Pensar que as iniciativas de RPA são simples, comparadas aos programas de TI antigos, complexos e onerosos, é um grande erro: isso pode levar a pensar que todas as atividades relatadas acima  podem ser executadas internamente pela empresa. 

Esta decisão pode facilmente resultar em falha no crescimento em escala. Nossa experiência demonstra que os parceiros de consultoria estratégica desempenham um papel fundamental nas iniciativas de RPA, pois podem dar suporte no desenvolvimento, na configuração das melhores práticas, no desenvolvimento de competências e muito mais. Neste caso, a escolha e o gerenciamento dos fornecedores também fazem parte do trabalho do Centro de Excelência em RPA.

Independentemente da sua decisão sobre como proceder, a mensagem principal permanece a mesma: 

A governança de RPA é o elemento vital que determinará o sucesso (ou fracasso) da sua iniciativa: ter uma estratégia clara - e a capacidade de executá-la - ajudará a garantir a eficácia estratégica e operacional das suas iniciativas de RPA.

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