COMO CONSTRUIR UM DASHBOARD: 8 ITENS QUE VOCÊ NÃO PODE IGNORAR

Ao criar um dashboard em uma ferramenta, independentemente de qual for, as definições disponíveis serão aquelas já usadas por aqueles que utilizavam tais informações. Em muitos casos, será uma definição herdada do trabalho dos seus antecessores ou, ainda pior, da capacidade de análise das ferramentas antigas.

Mas tudo isso não deve impedir a construção de um bom dashboard/painel de controle... e é por isso que estou levantando uma série de questões cujas respostas irão guiá-lo para o desenvolvimento da ferramenta de gerenciamento que permitirá analisar as informações-chave da sua empresa. 

1. Quem irá acessar este dashboard?

O primeiro passo é entender quem irá analisar a informação contida no relatório. Afinal um executivo de negócios - interessado em conhecer a situação e evolução da empresa - irá ter necessidades totalmente diferentes de um diretor de marketing - que estará analisando flutuações de vendas por produto/região, etc. Portanto, o dashboard precisa ser construído de acordo com as necessidades do destinatário.

2. Qual informação é relevante?

Como no tópico anterior, os dados que iremos analisar será em função do destinatário do painel de controle. Essa informação deve estar alinhada com as estratégias e objetivos da empresa e será visualizada pelos indicadores no painel de controle.

Esses indicadores-chave devem permitir a identificação de ações necessárias para guiar a empresa para a concretização das estratégias. Quando decidir quais dados serão mostrados no painel de controle, é importante ser seletivo em relação à quantidade de informação disponibilizada, deixando detalhes para outros relatórios mais densos. A informação dos dashboards deve ser resumida.

3. Qual terminologia devo utilizar?

Quando falamos em análises de informação, devemos ter em mente que esta deve ser usada em toda a extensão de sua organização. Dessa forma, os dados exibidos podem ser compreendidos e comparados por diversos departamentos e setores da empresa, otimizando assim o tempo de análise e evitando discussões sobre o significado dos dados.

Para alcançar isso, a informação deve ser identificada corretamente utilizando padrões que definam as grandezas exibidas, assim como os diferentes parâmetros de análise desses indicadores. ´É recomendado a explicação das métricas e unidades de medida, e que estas estejam consistentes em todas as apresentações. Se necessário, os valores numéricos podem ser mostrados em gráficos (reduzidos à unidades mais agregadas como unidades de um mil ou um milhão - dependendo do tamanho dos dados.).

4. Qual lugar deve ocupar cada elemento?

Ao projetar e criar um painel de controle, os elementos presentes devem ser organizados de maneira uniforme para uma leitura fácil de rápida dos dados, com a visualização das informações mais relevantes. A apresentação deve ser ordenada, visando a máxima clareza do seu conteúdo.

Dentro do painel de controle, além das representações dos dados, deve constar o título identificando o conteúdo, o logotipo da empresa e, dependendo do período dos dados, a data e mês de execução. Em seguida, da esquerda para a direita (e em ordem de prioridade), devem ser inseridos os gráficos com os indicadores-chave que serão analisados. 

5. Que tipo de gráfico devemos utilizar?

Bom... Isso depende muito dos dados presentes. Há uma variedade de gráficos que podem ser usados para representar uma informação, contudo, escolher o gráfico certo irá fazer a maior diferença para analisar os dados. Por exemplo, ao comparar diferentes características a melhor solução seria o uso de gráfico de barros, mas para comparar dados por distribuição geográfica, o uso de mapas é altamente recomendado. Quando falamos em visualizar tendências e analisar as suas evoluções em períodos de tempo diferentes, podemos utilizar os gráficos lineares de várias maneiras (com eixos duplos, combinados com barras, com sombreamento de áreas, etc) e que irá dar mais visibilidade à informação. Além disso, temos opções como gráficos de setores ou circulares, mapas térmicos, gráficos de bolhas, diagramas de dispersão, e etc. É importante considerar qual irá melhor representar a informação a ser analisada, tornando-a mais compreensível.

6. Devemos usar imagens/cores corporativas?

Ao inserir dados dentro de um painel de controle, as cores devem ter como objetivo facilitar a visualização da informação. Se os valores negativos ou quedas forem representados em vermelho, e o contrário, os valores positivos ou aumento de lucro/vendas/etc em verde, eles serão facilmente identificados por todos. Podemos optar por representar valores de acordo com dimensões de análises (região, plano de vendas, etc), usando as cores que normalmente identificam a marca da empresa. 

O uso de imagens da empresa, como o logotipo no painel de controle, também contribui para a identidade da empresa no interior da organização. No entanto, tais cores e imagens não devem atrair mais atenção que os dados apresentados!

7. Quais elementos são úteis para otimizar a navegação nos dados exibidos?

Quando o painel de controle for elaborado e um resumo dos principais indicadores-chave for obtido, é normal querer entender melhor alguns dos dados apresentados, e por isso criar painéis de controle mais dinâmicos pode ser uma grande vantagem. Isso só é possível ao incorporar elementos como filtros, novos recursos de divisão, analisando outros relatórios detalhados e até mesmo os documentos do sistema que deu origem aos dados que estão sendo analisados.

Os filtros permitem que a atenção permaneça em uma área específica, por exemplo, um plano de vendas ou período de tempo específico. A segmentação das novas características permite incluir maiores detalhes na análise que está sendo mostrada, por exemplo, diante de um grande desvio é importante observar com atenção se o impacto no indicador estudado foi causado por uma determinada área ou produto. Explorar outros relatórios também possibilita uma análise detalhada dos elementos que levaram a um determinado resultado ou pode esclarecer mais facilmente a origem de uma previsão, como definido. 

8. O que iremos utilizar para suportar esse painel de controle?

A visualização do painel de controle pode ser feita em um dispositivo móvel, uma análise direta no computador, apresentada em um telão, e caso impressa, pode ser anexada e enviada aos acionistas. A maneira como estruturamos o painel de controle fará toda a diferença na forma de exposição. 

Apesar de existirem ferramentas tecnológicas capazes de minimizar as diferenças que ocorrem quando os painéis de controle são exibidos em dispositivos diferentes, essas diferenças devem ser levadas em conta no momento de decidir o tamanho da fonte escolhida ou quais elementos serão usados (exploração de outros relatórios, tipos de gráficos, etc).

As respostas para todas essas questões, sem dúvida, ajudarão a construir um dashboard que permitirá explorar a informação de forma homogênea, consistente e útil para a empresa!

Dessa forma, as informações no painel de controle devem ser retratadas de maneira clara, específica e concisa, um resumo preciso das atividades que são monitoradas durante determinado período, para que sejam o mais útil possível para seus destinatários.