Vantaggi e svantaggi del Design Thinking da remoto

Digital Advisory

Vantaggi e svantaggi del Design Thinking da remoto

Beatrice Costantino | ago 21, 2020

In questo periodo, complice la necessità di distanziamento sociale, abbiamo avuto l'opportunità di eseguire con alcuni clienti delle sessioni di Design Thinking da remoto. In questo blog vi raccontiamo com’è andata e che cosa abbiamo imparato.

Abbiamo menzionato il Design Thinking come uno dei tratti distintivi dell’approccio creato in Techedge per aiutare le aziende a intraprendere progetti di trasformazione digitale adatti alle loro esigenze, ben strutturati e con le persone al centro del cambiamento (l’altro elemento peculiare era il Technology Onboarding, già approfondito in questo blog).

Iniziamo ricordando che il Design Thinking è un approccio alla risoluzione dei problemi - dalla creazione di una nuova applicazione, fino ad arrivare a interi sistemi complessi - che utilizza leve di natura creativa e pensiero laterale per spingere i partecipanti a trovare soluzioni innovative, in un ambiente stimolante e protetto. Le sessioni di Design Thinking solitamente sono condotte in persona, con grandi fogli A3 e un mare di post-it per raccogliere il flusso di idee e poterle organizzare e riorganizzare in modo fluido. 

Si può ottenere lo stesso risultato da remoto? Lo abbiamo sperimentato di persona, ottenendo risposte molto positive.

 

Gli ingredienti di una sessione di Design Thinking

Che sia in persona o da remoto, una sessione di Design Thinking si prepara in maniera del tutto identica. 

Si inizia con un’analisi delle informazioni sul cliente e, in base a questa e agli obiettivi che si vogliono raggiungere, si scelgono gli esercizi da sottoporre ai partecipanti. Durante la sessione si seguirà un approccio di divergenza e convergenza.

Inizialmente si invitano i partecipanti a divergere - ossia a creare, ipotizzare il maggior numero di idee possibili su tutto il processo da analizzare. Un esempio di tecnica per favorire la divergenza delle idee è il Crazy 8’s - una tecnica che utilizziamo spesso durante le nostre sessioni. Prevede di piegare un foglio bianco in otto parti e chiedere ai partecipanti di disegnare diverse varianti della loro idea o soluzione in ciascuno degli otto rettangoli, in lasso di tempo limitato (meno di 10 minuti).

 

How to do the Crazy8's remotely

Immagine: How to do Crazy 8’s remotely, UX Collective

 

Mediante tecniche di clustering si inizia poi la fase di convergenza delle idee, cercando il fil rouge tra gli argomenti trattati. Una tecnica semplice ed efficace per convergere è quella di chiedere ai partecipanti di votare le idee più interessanti; in questo modo è possibile clusterizzare e comprendere velocemente quali sono le priorità e i punti più critici.

 

Design Thinking: Voting session on Mural

Immagine: Run a voting session, Mural

 

A questo punto, si è pronti per analizzare in dettaglio i cluster e convergere su soluzioni comuni.

Sono quindi chiari gli ingredienti di base necessari per una sessione di Design Thinking:

  • Conversazione aperta tra i partecipanti
  • Ampi spazi dove poter esporre le idee, spostarle, clusterizzarle e organizzarle in modo fluido
  • Iniziale divergenza della conversazione e successiva convergenza dei risultati ottenuti

 

E da remoto? Basta usare lo strumento giusto

Esistono in commercio diversi strumenti che danno la possibilità di avere una vera e propria board completamente customizzabile, dove i partecipanti possono aggiungere dei post-it virtuali, scriverli, modificarli, muoverli. Questo luogo virtuale rappresenta la stanza dove avviene la sessione di Design, con gli stessi attrezzi che si usano in una sessione di persona.

Mural, Sprintbase, InVision, Miro sono alcuni esempi degli strumenti disponibili. Tutti questi tool permettono di effettuare sessioni da remoto in maniera efficiente e sono sostanzialmente equivalenti. La differenza risiede principalmente nella completezza dello strumento: Mural è uno dei nostri preferiti perché offre tutti gli strumenti completi necessari per le sessioni di Design.

Una volta scelto lo strumento e organizzata la conference call - utilizzando strumenti esterni come Microsoft Teams o Google Meet, oppure direttamente nell’applicazione se è prevista questa funzionalità (Mural, ad esempio, lo consente) - organizzare una sessione di Design Thinking remoto sarà quasi un gioco da ragazzi in quanto i passaggi rimangono i medesimi: si preparano gli esercizi e gli obiettivi della sessione, si raccolgono idee, si moderano i partecipanti, si trova un fil rouge e le soluzioni comuni. 

 

Design Thinking da remoto: punti di forza e debolezze

A questo punto la domanda sorge spontanea: meglio in presenza o da remoto? 

Riteniamo entrambi gli approcci ugualmente validi dal punto di vista dei risultati che si possono ottenere: se la sessione è ben organizzata e condotta, che si tenga in aula o davanti al pc il raggiungimento degli obiettivi è garantito.

Esistono sicuramente punti di forza e debolezze nell’uno e nell’altro. Abbiamo messo insieme qualche spunto di riflessione sugli aspetti più critici rilevati durante i nostri esperimenti.

Il linguaggio del corpo rimane un elemento insostituibile. 

Durante le sessioni di persona, molte informazioni fondamentali vengono condivise indirettamente mediante il linguaggio del corpo; sono di estrema importanza e ci dicono se i partecipanti sono ricettivi, se sono d’accordo o in disaccordo, se sono annoiati, stanchi o concentrati. 

Durante le sessioni in remoto è più complesso percepire questi segnali, anche se è possibile (e consigliato) mantenere la telecamera accesa e stimolare i partecipanti con esercizi e domande.

Meno partecipanti favoriscono sessioni più dedicate e attente.

Solitamente il numero di partecipanti alle sessioni da remoto è minore rispetto a quello delle sessioni in persona - questo per diminuire le problematiche derivanti da connessione internet, accavallarsi delle voci, etc.

Grazie al numero inferiore, i partecipanti hanno modo di esprimersi in modo più completo ed esaustivo. Inoltre, grazie alla presenza di colori e identificativi, il facilitatore riesce ad avere sempre traccia della partecipazione dei singoli, sia durante la sessione sia successivamente durante la fase di analisi delle informazioni raccolte.

La rivincita dei timidi!

Stimolare la conversazione è fondamentale durante le sessioni. Da remoto gli utenti sono protetti dal loro schermo, e anche i più timidi sono più disponibili a condividere esperienze senza sentirsi giudicati dagli altri partecipanti. 

Di persona, viceversa, la conversazione deve essere più spesso stimolata ad personam, cogliendo i segnali dei partecipanti e interpellando ognuno di loro (cosa che può facilmente imbarazzare i meno loquaci).

La facilità organizzativa è senza pari...

L’approccio da remoto favorisce una partecipazione più allargata, dando la possibilità anche agli utenti che non possono essere in sede di dare il proprio contributo. Trovare il momento buono nelle agende di tutti sarà meno difficile, soprattutto nel caso si debbano riunire persone stanziate in uffici - o addirittura paesi - differenti.

...ma la distrazione è dietro l’angolo.

Durante una sessione remota è più difficile evitare gli stimoli esterni. Se si utilizza il proprio computer è necessario isolarsi per qualche ora dalla notifica del collega, dalla mail del cliente o dalle altre finestre aperte nel browser: compito non impossibile, ma sappiamo bene quanto sia facile cadere in tentazione.

Le sessioni in loco vengono invece organizzate appositamente in luoghi privi di distrazioni esterne, dove è più semplice concentrarsi sull’attività che si sta effettuando.

Infine, la digitalizzazione.

Le sessioni da remoto hanno un bel vantaggio: non si devono più effettuare le innumerevoli trascrizioni amanuensi dei post-it in formato digitale, cercando di interpretare l’ortografia dei partecipanti - nè archiviare e gestire carta, cartone, pennarelli, matite, gomme e cartoleria varia… 

Tutto è già digitalizzato, con gran beneficio del nostro pianeta (e dei designer, a cui si semplifica notevolmente la vita).

 

Quindi: Design Thinking da remoto o in persona?

L’obiettivo delle sessioni di Design Thinking è quello di creare un ambiente stimolante per generare nuove idee o considerazioni e trovare soluzioni condivise, mettendo le esigenze delle persone al centro.

La nostra esperienza ci dice che, siano esse da remoto o in persona, i risultati sono altrettanto interessanti e utili per raggiungere nuove consapevolezze sui propri processi e sulla propria azienda. 

La modalità in cui si effettuano le sessioni non influenza il risultato ottenibile.  Un designer che riesce a comprendere i partecipanti, un ambiente stimolante e senza giudizio, delle sessioni ben congeniate e studiate precedentemente per adattarsi alle esigenze del cliente: questi sono gli ingredienti a cui prestare attenzione.

Divano, ufficio o mare, finché c’è attenzione e concentrazione… who cares?



Per approfondire:

 


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