Prevedere i costi del personale: anatomia di una soluzione efficiente di budgeting & planning

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Prevedere i costi del personale: anatomia di una soluzione efficiente di budgeting & planning

Techedge | Mar 13, 2019

In tema di previsioni e stime, contenere il margine di errore è già di per sé una priorità. Lo è ancora di più quando si parla di costi del personale, dove conteggi inattendibili rischiano di produrre ripercussioni a catena. Una situazione destinata inoltre ad amplificarsi al crescere dell'azienda: quando infatti le risorse umane riguardano centinaia di persone, le conseguenze di scarti all'apparenza minimi rischiano di propagarsi e diventare difficili da gestire. 

PPrevedere i costi del personale: anatomia di una soluzione efficiente di budgeting & planning

A questo punto, l'apporto di un software per planning e budgeting si rivela praticamente indispensabile. Anche nel caso in cui all'apparenza le dimensioni di un'organizzazione siano abbastanza contenute da gestire la situazione manualmente, in realtà i benefici in termini di efficienza e sicurezza, intesa come affidabilità dei dati, sono tali da rendere almeno consigliabile affidarsi a uno strumento gestionale. 

Non a caso, secondo BI-Survey, l'83% delle aziende utilizza strumenti software dedicati, apprezzati soprattutto per le funzionalità. D'altra parte però, nel 77% dei casi il foglio elettronico rimane la soluzione preferita, con Excel che la fa da padrone. Certamente pratica e vantaggiosa per tante ragioni, molto meno quando si parla di affidabilità e sicurezza su larga scala. 

La soluzione sicura per cambiare  

L'ideale è quindi poter puntare su un'applicazione in grado di offrire maggiori garanzie, senza penalizzare abitudini e competenze consolidate da anni. L'obiettivo è riuscire a lavorare con la garanzia di potersi affidare a una soluzione che risolva i tipici limiti in materia di consistenza dei dati, accuratezza e sicurezza insiti in un foglio elettronico.

Non è un caso che questa sia la direzione in cui si stanno muovendo le maggiori software house del settore. Tra i requisiti di base comuni, intorno ai quali ciascuno mette a punto una propria soluzione, il punto di partenza è sviluppare il tutto intorno a un’interfaccia Excel supportata da una base dati strutturata. Quindi mettere insieme uno strumento di lavoro con cui l'utente si trova già a proprio agio - riducendo di conseguenza al minimo i costi di formazione e i tempi di avvio - e un "motore" che, in modalità trasparente, mantenga il dato sempre allineato. 

Un altro aspetto cruciale da considerare è che, per quanto mirata, una nuova soluzione deve essere in grado di importare i modelli e i moduli esistenti, permettendo quindi di recuperare al cento per cento il lavoro esistente - senza naturalmente nulla togliere alla possibilità di sfruttare i modelli resi disponibili insieme al pacchetto, in genere frutto di anni di esperienza degli sviluppatori nel settore. All’occorrenza, limitandosi semplicemente a ottimizzare quelli esistenti e garantendo la piena integrazione con altri moduli gestionali.

Al riparo sotto l'ombrello del cloud: soluzioni cloud native per budgeting e planning HR

Al riparo sotto l'ombrello del cloud 

Quanto appena descritto deve svolgersi in modalità totalmente remota, utilizzando una soluzione nativa in cloud; di conseguenza il punto di riferimento per aggiornamenti o modifiche non è più il PC dell’utente, ma uno spazio remoto e condiviso, che risulta anche più sicuro. Resta comunque la possibilità per l’azienda cliente di poter optare per una modalità on premise, che consente di mantenere un’amministrazione centralizzata.

Tutto questo deve avere ripercussioni evidenti e quantificabili a priori in termini di costi. Una soluzione efficiente infatti deve assicurare tempi di installazione minimi e una manutenzione semplificata, riducendo la necessità di intervenire sulla singola postazione.

La convenienza non si fa attendere 

Se ogni punto è studiato a dovere, alla fine l’insieme si rivelerà decisamente attraente anche sotto il profilo dei costi. Non si parla più infatti di spese fisse per licenze o canoni periodici rigidi, ma tariffe scalabili e variabili in base alle proprie esigenze, con la garanzia di pagare solo per ciò che effettivamente si usa.

Una strategia simile comporta una forte riduzione delle attività manuali. Meno attività manuale significa in automatico anche meno possibilità di errori, con conseguente riduzione dei rischi operativi e maggiore affidabilità nelle stime prodotte. Anche sul piano umano l’apporto del software dedicato non è da sottovalutare: report e analisi arrivano sempre puntuali al management, mentre meno errori e maggiore efficienza portano risultati in un clima disteso di collaborazione in tutta l'azienda. 


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