Conversione al sistema SAP S/4HANA: ridurre i tempi di fermo macchina grazie alla Robotic Process Automation (RPA)

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Conversione al sistema SAP S/4HANA: ridurre i tempi di fermo macchina grazie alla Robotic Process Automation (RPA)

Sergio Ferrari | Giu 05, 2019

Nelle nostre esperienze pratiche di conversione a SAP S/4HANA via brownfield, la conversione tecnica si riesce a contenere all’interno di un fine settimana. In alcuni casi abbiamo seguito la strategia “resource-minimized”, mentre in altri quella di “downtime-minimized”.

Ad oggi, non abbiamo ancora fatto ricorso alla strategia «near-Zero Downtime» (vedere OSS note 693168 - Minimized Downtime Service).

Durante il “fermo macchina” (Business Downtime), in azienda, gli utenti non possono contare sulla loro piattaforma ERP, inoltre i processi in background e i flussi di integrazione vengono sospesi. L’operatività dei reparti vendite, magazzino e produzione ne risente ancor quasi ancor più di quella dell’amministrazione ed acquisti. Contenere il Business Downtime all’interno di un fine settimana diventa così un obiettivo cardine del progetto di conversione.

In questo blog ho colto l’occasione per intervistare Luca Grilli in merito al Business Downtime e a come abbiamo sfruttato la Robotic Process Automation per ridurlo.

Ciao Luca, hai voglia di presentarti?

Ciao Sergio, sono molto contento di far parte della serie di blog di approfondimento sulla conversione a SAP S/4HANA. Come sai, sono un appassionato consulente SAP da circa 20 anni. Il mio è un approccio pionieristico, teso a sperimentare quanto prima le nuove possibilità offerte dalle soluzioni SAP. Sono stato tra i primi ad adottare BSP, Adobe Interactive Forms, Web Dynpro per ABAP anche con Adobe Flash Islands, Mobile App e molte altre tecnologie, creando applicazioni aziendali personalizzate e “mission critical” per l’attività di tante grandi imprese in tutto il mondo.

Nulla, però, mi ha colpito quanto la Robotic Process Automation. Oggi sono un ingegnere certificato in RPA e dallo scorso anno partecipo attivamente a progetti in questo ambito.

Puoi spiegarmi in che modo il team sfrutta la RPA per ridurre i tempi di fermo macchina ?

Sì, certo. Partecipo a molti progetti di conversione e, discutendo con i nostri consulenti senior dell’area Finance, abbiamo scoperto che la fase di Riconciliazione dei dati FI del cutover richiedeva ore... così ho pensato di esaminare il problema dal punto di vista di ingegnere di RPA.

Il risultato è stato sbalorditivo: abbiamo risparmiato più di 6 ore di fermo macchina. Abbiamo addestrato un robot che ora può eseguire i report finanziari necessari per la riconciliazione appena prima della conversione. Il robot prende nota dei file di spool generati; appena terminata la fase di migrazione dei dati FI a SAP S/4HANA, il robot esegue nuovamente i report finanziari ed effettua un confronto riga per riga degli output tra la versione precedente e quella nuova. Come sappiamo, come risultato della conversione al nuovo modello dati FI, sono possibili piccole divergenze causate in particolare dalla nuova logica di arrotondamento della conversione di valuta. Alla fine, il robot produce un file PDF ben formattato in cui sono evidenziate solo le divergenze, qualora presenti. A quel punto, i nostri consulenti FI ed i titolari dei processi amministrativi del cliente hanno tutto ciò che serve per intraprendere le eventuali azioni correttive. Dal momento che ogni report va eseguito per singola società, e per anno fiscale, si può facilmente arrivare a dover eseguire 100 procedure in background. In genere i file di spool sono composti da centinaia di pagine, che il Robot può elaborare in pochi secondi.

Avete sviluppato altri robot per supportare ulteriori fasi del processo di conversione?

Qui sì che vai a scoprire i nostri «assi nella manica». Farò un solo altro esempio: l’attivazione massiva di BAdi, che per qualche strana ragione possono rimanere inattivive dopo la conversione tecnica.

Parlando della Conversion Factory, pensi che la RPA finirà per sostituire i consulenti?

Mi piace pensare che la nostra Conversion Factory, il nostro S4H LaunchPad Team, sia composto da un Global Virtual Team of Cyber-Conversion Specialists che può fare leva su template, utility, acceleratori ma anche su robot pronti all’uso (o addirittura addestrare nuovi robot) per svolgere tutti quei compiti ripetitivi e rischiosi che emergono in ogni progetto. Questo tipo di competenza sarà sempre un valore, mentre la RPA è un sottoprodotto delle conoscenze acquisite. Eppure, è anche uno dei motivi che ci ha permesso di guadagnare lo status di SAP Qualified Partner per il nostro pacchetto di conversione a SAP S/4HANA.

Ultima domanda, qual è il nome del robot che esegue la riconciliazione dei dati FI?

È una lei e si chiama Lisa, Lisa bot.

Conversione a SAP/S4HANAPer maggiori informazioni sulla conversione a SAP S/4HANA non mancare di iscriverti a questo blog. Di seguito riportiamo un indice degli argomenti trattati in questa serie per esperti:

 

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