Come avviare un progetto di Asset Management nel settore manifatturiero

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Come avviare un progetto di Asset Management nel settore manifatturiero

Martin Horvath | Ago 05, 2019

Gli asset costituiscono le basi di qualsiasi attività, dall’ascia per tagliare un albero al robot che assembla automobili. Nel nostro ultimo post abbiamo accennato brevemente a ciò che la gestione degli asset può fare e, in particolare, a come consente di calcolare automaticamente il rapporto asset-fatturato.

Oggi vorrei introdurre alcune procedure, modelli e template, tratti da casi di successo, che possono aiutarti ad avviare il tuo progetto di asset management.

Gli Standard dell'Asset Management 

Ove possibile, le migliori prassi all’interno di un dato settore dovrebbero sempre essere applicate ai nuovi progetti, cosa che vale anche per la gestione degli asset. Da alcuni anni, ormai, le norme ISO sono dedicate anche a questo argomento e possono costituire un buon punto di partenza. Gli standard ISO 55001/ISO 55002 stabiliscono che «Un sistema di gestione delle risorse... deve essere adeguato a e derivare da obiettivi e piani organizzativi» (ISO 55002, 2015, p. 1).

Inoltre, suggeriscono che in un sistema di gestione delle risorse non possono mancare:

  • Una politica di gestione degli asset
  • Degli obiettivi per la gestione degli asset
  • Un piano strategico di gestione degli asset
  • Piani di gestione degli asset da mettere in pratica per
    • Controllo e pianificazione operativa
    • Attività di supporto
    • Attività di controllo
    • Altri processi rilevanti

In altre parole: l’asset management è strettamente legato all’organizzazione che lo utilizza! 

L’onboarding dell’azienda

Come per ogni progetto IT o di investimento, è importante coinvolgere l’azienda quanto prima e garantire che il «valore» del risultato sia visibile fin dall’inizio. Tutti dovrebbero avere voglia di utilizzare la soluzione così creata!

Pertanto, è bene effettuare una semplice analisi dei requisiti insieme ai principali utenti aziendali, non solo per ottenere un elenco delle esigenze da soddisfare, ma per ricavarne informazioni sull’organizzazione, capire come funziona e valutare se è già dotata di una qualche forma di gestione.

Nel corso di queste sessioni non tecniche bisogna individuare le richieste più importanti e, tramite una discussione guidata, concentrarsi su come esprimere una domanda in termini monetari (pensa al primo post e ai KPI che vi erano descritti, come il rapporto asset-fatturato). È bene focalizzarsi su richieste che abbiano un impatto davvero misurabile sul business, affinando quelle poco chiare o spostandole in una «lista dei desideri».

Facciamo un esempio:

Giulia: «Ho bisogno di una panoramica di tutte le asce dell’azienda e del loro utilizzo.»
Giacomo: «Che importanza ha questa informazione per l’attività aziendale?»
Giulia: «Paghiamo un costo di manutenzione per ogni ascia. Se abbiamo 100 asce e ne utilizziamo solo 80, possiamo ridurre di 15 asce l’attrezzatura di scorta, tenendone solo 5, a meno che non vi siano dei buoni motivi per averne 20 in più.»
Giacomo: «Ottimo: soddisfare la tua richiesta, quindi, aiuterà l’azienda a ridurre del 20% i costi di manutenzione nel tuo reparto.»

Ovviamente, il pubblico di una sessione aziendale non può discutere delle risorse tecniche. Se ci fossero utenti tecnicamente versatili che hanno già fornito informazioni sugli asset, bene, altrimenti non c’è bisogno di preoccuparsi perché si può procedere facilmente a un refactoring, utilizzando i requisiti e pianificando una sessione di Q&A con un utente pratico.

Come avviare un progetto di asset management nel settore manifatturiero

Ogni sistema deve avere dei confini ben definiti

Un passo importante da compiere, una volta analizzata l’organizzazione e individuati i requisiti, è la definizione dell’obiettivo della gestione degli asset, che è anche una parte essenziale della norma ISO. L’obiettivo dovrebbe includere:

  • Gli asset, i portafogli di asset, i relativi limiti e interdipendenze
  • Altre organizzazioni coinvolte (ad esempio attraverso l’outsourcing)
  • Gli aspetti organizzativi, come i dipartimenti o le unità funzionali coinvolte
  • Il periodo di responsabilità delle organizzazioni. es. il proprietario di un impianto chimico che mantiene la responsabilità per la contaminazione del suolo
  • Le interazioni con altre parti del sistema di gestione dell’organizzazione (es. controllo qualità, finanza...)

Il piano strategico di asset management (SAMP) è la sede più opportuna per documentare tutti questi aspetti. Naturalmente, un obiettivo del genere non è statico, ma si evolverà nel tempo. Pertanto, può valere la pena di strutturare il SAMP in fasi e di definire uno scopo per ogni fase. 

Ricavare gli asset dai requisiti

Una volta definito l’obiettivo, è ora di identificare gli asset veri e propri. Supponiamo che un requisito come questo sia stato individuato e definito come parte del campo di applicazione:

"Dobbiamo analizzare le tempistiche di attività, di guasto e di riparazione di una macchina tagliacarte sulla linea di produzione A23, perché ogni ora di mancata produttività corrisponde a una perdita di 4000 €".

Parti dal livello più alto, generalizza gli oggetti e trattali come asset, oppure crea asset artificiali/composti che vengono poi registrati in un documento strutturale/di pianificazione.

Si può cercare di compensare una conoscenza insufficiente dei processi del settore in cui lavora il cliente con un po’ di creatività e fantasia, ma, in generale, sarebbe bene sapere di cosa si tratta!

Nell’esempio riportato, possiamo leggere (tra le righe) che l’azienda è interessata ad una particolare macchina (tagliacarte). Molto probabilmente, però, si riferisce a una stazione su una linea di produzione che consiste in un alimentatore di carta, un tagliacarte e una selezionatrice. Quindi, piuttosto che definire la «stazione tagliacarte» come un unico asset, ha senso immaginarla come una risorsa composita, fatta di varie attività.

Decisioni di progettazione del genere sono proprio ciò che un buon architetto dovrebbe suggerire per consentire al cliente di ottenere una soluzione sofisticata e flessibile. Come regola generale: aggregare due cose diverse è sempre possibile, mentre è difficile dividerle una volta che un sistema è impostato e funzionante.

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Sviluppare la struttura portante della gestione degli asset

Una volta che il modello architettonico di gestione degli asset è stato disegnato, discusso, rivisto e poi finalizzato, se ne possono derivare i metadati. Personalmente ho trovato molto utile sviluppare un documento completo di metadati per gli asset identificati, poiché non serve solo come modello per le future configurazioni e personalizzazioni del prodotto software desiderato, ma è anche la base per qualsiasi programma di verifica della qualità, test di accettazione e interfacce di sistema.

Dato che ogni organizzazione ha informazioni diverse memorizzate su ogni asset, non esiste una versione unica di un buon documento di metadati, ma questo esempio è un buon punto di partenza per avere un’idea di come strutturarne uno:

Attributo  Tipo di Dati


Descrizione

 
Valore del Campione

ManufacturerID

Testo 

L’ID globale del produttore

ASDF123

ProductionDate

Data

La data di produzione dell’asset

2019-01-01

PurchaseDate

Data

La data di acquisto dell’asset

2019-03-10

ProductNumber

Testo

L’ID globale del prodotto

ASF9912

RegisteredBy

Testo

L’ID utente della persona che lo ha registrato

EMP001

RegisteredAt

Data

Data di registrazione dell’asset

2019-04-10

EndOfWarranty

Data

Data di fine della garanzia 

2020-01-01

InspectionInterval

Numero

Intervallo tra le ispezioni in giorni 

34

RiskRating

Numero

Numero che esprime il «rischio» di questo prodotto su qualsiasi dimensione (sicurezza, business,..)

3,8

Weight

Numero

Peso dell'asset

12,3

Dimensions

Testo

Dimensioni dell'asset in cm 

12 x 44 x 123

 

Questo elenco deve essere il più completo possibile e dovrebbe consentire al sistema di fornire le informazioni più adeguate alle esigenze dell’azienda. Ho usato il termine «informazioni» per una buona ragione: un sistema di gestione degli asset si occupa di raccogliere, archiviare e riproporre dati sulle risorse, ma il suo valore reale sta nelle informazioni che si ottengono combinando i dati o analizzandoli.

Presi singolarmente, l’intervallo tra le ispezioni del reparto asset management e il costo per ispezione del reparto finanze non dicono molto sull’azienda, né la motivano a ottimizzare le proprie procedure. Ma l’informazione che se ne ricava combinandole, cioè il costo delle ispezioni per asset, è un dato tangibile e reale.

L’importanza di trasformare i dati in informazioni e le informazioni in conoscenza è un concetto che sottolineo spesso nelle sessioni di analisi, per ricordare alle parti interessate che i dati, di per sé, sono solo l’inizio. 

La gestione dei Dati in un'organizzazione

Lo scopo della creazione di documenti, dizionari e schizzi non è solo quello di produrre montagne di carta: si tratta di documentazione essenziale per le sessioni di sensibilizzazione continua che dovrebbero comunque far parte della pianificazione aziendale. Mettere l’organizzazione a confronto con informazioni raccolte e pre-elaborate è l’impulso per un nuovo cambiamento a livello organizzativo.

La maggior parte delle attività può ricadere sotto l’ampio ombrello della gestione dei dati, inclusi:

  • Controllo della qualità di dati e asset: per garantire che i dati raccolti siano utilizzabili, le informazioni che entrano nel sistema (di asset management) dovrebbero essere controllate in termini di qualità, cosa che richiede un processo e/o strumenti appositi. Ad esempio, garantire che il formato dei dati sia corretto, che tutti i campi siano compilati, ecc.
  • Valutazione funzionale dei rischi: sapere cosa può andare storto è il primo passo per migliorare l’affidabilità. Stabilito questo, infatti, si possono analizzare le conseguenze di eventuali errori e pianificare, eseguire e controllare azioni appropriate per gestire il rischio. Ad esempio, quali sono la gravità, la probabilità e le conseguenze di un motore che perde potenza?
  • Assegnazione di data steward per gli asset: dovrebbe sempre esserci un responsabile per categoria o tipo di asset, ecc.
  • Politiche in materia di dati e asset: bisognerebbe descrivere e definire ciò che ogni persona può fare, che sia attivare un asset o di aggiornare i relativi dati. Tutte queste norme e regole di accesso fanno parte delle politiche di gestione dei dati.

La governance dei dati è un argomento molto vasto, che va a toccare diverse parti di un’organizzazione. Il motivo per cui ne ho fatto cenno qui è che tutti dovrebbero essere consapevoli del fatto che la gestione degli asset non si limita a un semplice software

Qual è la lezione di oggi?

Spero ti rimanga impresso che l’asset management ha molto più a che fare con l’azienda, i suoi valori e le persone che vi lavorano che con un prodotto software. Essere consapevoli di questo è il primo passo fondamentale per una corretta gestione degli asset e giustifica l’analisi dettagliata del business prima di scegliere un particolare prodotto software.

Soprattutto se le risorse umane interne sono rare o inesperte in materia di asset management, può valere la pena di introdurre un aiuto esterno per svolgere adeguatamente i compiti necessari prima di inviare una richiesta di proposta ai potenziali partner di conversione. In questo modo, oltre a far sì che l’organizzazione ottenga ciò di cui ha bisogno, si ridurranno anche i costi, perché gli implementatori/sviluppatori di software avranno a disposizione tutte le informazioni necessarie e non dovranno inserire in preventivo una fase di analisi approfondita.

Infine, cosa non meno importante, prodotti come un dizionario degli asset, un documento di metadati sugli asset, un’analisi del valore aziendale o la ripartizione dei costi per intere funzioni organizzative vengono utilizzati a livello molto più ampio che dalle semplici parti interessate alla gestione delle risorse.

 

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