Come incrementare l'uso della Robotic Process Automation (RPA) in azienda: il ruolo della governance

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Come incrementare l'uso della Robotic Process Automation (RPA) in azienda: il ruolo della governance

Roberto Parrotto | apr 03, 2020

Secondo Gartner, la Robotic Process Automation (RPA) è uno dei maggiori trend strategici odierni, per cui il mercato dei software RPA da qui al 2022 crescerà del 41 % anno su anno. Tuttavia, trattandosi di un argomento nuovo, può essere difficile definire una strategia per gestire l'implementazione, il monitoraggio e la manutenzione dei bot. Considerare la RPA come un semplice progetto è un grosso errore. Pensarla come una serie di piccoli progetti indipendenti è ancora peggio: l'implementazione della RPA è un'iniziativa e come tale andrebbe gestita tenendo sempre a mente il quadro generale della situazione e degli obiettivi da raggiungere. Per questo, una buona gestione è fondamentale.

Applicare soluzioni nuove senza una strategia e una gestione ben definite, infatti, può rivelarsi poco efficace, se non addirittura controproducente. Inoltre, potrebbe creare un altro gruppo di software "compartimentati", che continuerebbero a funzionare in proprio, senza influire sul resto dei processi aziendali.

Chiaramente, una buona governance  deve assicurare che la RPA sia conforme alle normative in materia di sicurezza, compliance e change management, ma anche sufficientemente libera da lasciar funzionare le implementazioni con un buon grado di agilità. Infine, dovrebbe essere in grado di allinearla agli obiettivi di impresa e garantirne un facile ampliamento.

Per quanto possa sembrare una problematica già ben nota, non è proprio così. Progettare la RPA è più simile a plasmare un processo aziendale che a ideare strumenti e soluzioni tecniche. Nelle iniziative RPA, i domini di business e IT si avvicinano come non mai, finendo spesso per sovrapporsi: le iniziative di RPA possono richiedere di impostare un nuovo modello operativo per ottenere la massima efficacia strategica e funzionale.

 

Modelli operativi e centri d'eccellenza RPA

La scelta di un modello operativo adeguato per le iniziative RPA dipende principalmente dalla struttura organizzativa esistente, oltre che dal modello di erogazione, dalla portata e dalla maturità dell'area RPA.

Un elemento chiave nell'implementazione di un'iniziativa RPA è il Centro di eccellenza (CoE), responsabile di:

  • Valutazione e assegnazione di priorità ai processi da automatizzare 
  • Sviluppo della RPA e configurazione dell'ambiente di produzione
  • Formazione
  • Impostazione delle procedure di lavoro 
  • Gestione dei fornitori RPA

A un primo sguardo si possono identificare tre modelli base a seconda dell'azione dei CoE all'interno dell'organizzazione: centralizzato, ibrido e decentralizzato.

In un modello centralizzato, un unico Centro di eccellenza incorpora tutte le risorse per le iniziative RPA. In un modello ibrido la maggior parte delle funzioni e degli sviluppi RPA è centralizzata, ma si possono assegnare team coordinati alle funzioni/unità aziendali in cui è necessaria una più stretta collaborazione con gli utenti chiave. Infine, nel modello decentralizzato le risorse sono assegnate a unità decentrate per funzione o posizione, mentre un'unità centrale si incarica di redigere le procedure RPA da condividere con tutte le parti interessate.

 

Garantire l'efficacia strategica delle iniziative RPA

All'avvio di un'iniziativa RPA, i processi candidati per l'automazione saranno decine. Una prima selezione può avvenire tramite workshop dedicati di design thinking, che in genere servono a proporre tante idee diverse da filtrare e a cui assegnare diverse priorità. 

In questa fase è molto importante stabilire e seguire delle regole ben definite per valutare tutte le proposte e capire quali possano essere adatte all'RPA (già, la RPA non è la soluzione per ogni problema!) e quali possano dare il maggior ritorno sull'investimento. 

I candidati migliori per l'automazione sono i processi di routine, ripetitivi, stabili e prevedibili. Il ROI viene poi incrementato dalla durata e dalla frequenza del processo, dal numero di persone coinvolte e dal volume di dati strutturati utilizzati. 

Oltre all'identificazione, definizione delle priorità e pianificazione dei processi, un buon piano strategico dovrà includere anche una strategia di integrazione dei diversi strumenti, come per esempio ERP, Business Process Management (BPM) e altre soluzioni di intelligenza artificiale.

 

Raggiungere l'efficienza operativa con le iniziative RPA

Poniamo che tu abbia avviato un primo gruppo di RPA, ora in uso. Potresti pensare di aver portato a termine il tuo compito, e invece è proprio qui che inizia il bello.

Proprio come gli esseri umani, le RPA si evolvono e a volte vanno addirittura in pensione. Scegliere i KPI migliori per monitorare l'attività RPA è fondamentale per capire quali funzionalità vanno migliorate e quali, invece, sono da considerarsi non riuscite. Anche in questo caso, bisogna che ci sia una forte comunicazione tra esperti dei processi aziendali e informatici. 

Infine, è necessario un cambiamento di mentalità tra i dipendenti dell'azienda. Nel migliore dei casi, i dipendenti non ti saranno solo grati per essere stati liberati da compiti ripetitivi e di scarso valore, ma potrebbero persino essere in grado di identificare nuove possibilità di automazione da segnalare al CoE per approfondire.

 

Una buona gestione della RPA è la base del successo

Pensare alle iniziative RPA come a un gioco da ragazzi, rispetto ai vecchi progetti informatici complessi e onerosi, è un errore, perché potrebbe far pensare che tutte le attività correlate possano essere svolte all'interno dell'azienda. 

Una simile decisione, però, rischia di tradursi in una mancata crescita su larga scala. L'esperienza dimostra che i consulenti svolgono un ruolo chiave nelle iniziative RPA, soprattutto in termini di sviluppo, configurazione di best practice, generazione di competenze e molto altro ancora. In questo caso, anche la scelta e la gestione dei fornitori fa parte del lavoro del Centro di eccellenza RPA.

A prescindere da come si decida di procedere, il messaggio rimane lo stesso: la governance della RPA è una componente essenziale, in grado di determinare il successo (o il fallimento) delle tue iniziative. Avere una strategia chiara (e le capacità per eseguirla) ti aiuterà a garantire l'efficacia strategica e operativa delle tue iniziative RPA.

 

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