Applicare il machine learning in ambito finanziario

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Applicare il machine learning in ambito finanziario

Isabel Calvo | Feb 15, 2019

Negli ultimi anni siamo stati spettatori della nascita di nuove tecnologie come i Big Data o l'Intelligenza Artificiale nel settore finanziario, con la conseguente nascita di “Fintech”, aziende che utilizzano i nuovi progressi tecnologici per migliorare i loro processi, prodotti e attività finanziarie.

Machine Learning in ambito finanziario

Il modo di affrontare le operazioni commerciali e finanziarie nel 21° secolo ha completamente cambiato il panorama del business, rendendo necessario per le aziende un rapido ingresso nella corsa all'innovazione.
L'automazione dei processi standard è sempre stata la massima priorità per i dipartimenti finanziari. Tutto ciò si è evoluto a un livello superiore. Grazie a tecnologie come il Machine Learning e software intelligenti, è possibile automatizzare senza difficoltà processi impegnativi come la riconciliazione bancaria.

Cos'è la riconciliazione bancaria?

La riconciliazione bancaria è un processo che consente all'azienda di verificare se i movimenti indicati dalla banca sul conto corrente coincidono con le operazioni effettivamente svolte e registrate in contabilità. In breve, si tratta di associare un movimento di addebito o pagamento bancario (utilizzando la dichiarazione inviata dalla banca) con la sua origine contabile: la raccolta o il pagamento della voce finanziaria.

riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria è uno strumento interno fondamentale per qualsiasi azienda che voglia conoscere il suo reale flusso di cassa e la sua situazione di liquidità. E non solo, rappresenta anche un meccanismo di controllo contro la frode o la cattiva gestione delle uscite e delle entrate di denaro in azienda.

Questa attività non è molto semplice. Potrebbero esserci errori, omissioni o duplicazioni di documenti che non fanno tornare i conti e molto tempo potrebbe essere richiesto prima che venga fatta chiarezza. Tanto che riconciliare i movimenti bancari sembra quasi un lavoro manuale, in cui bisogna toccare con mano - letteralmente con mano, con righello, carta e matita - centinaia di voci che non si sa da dove provengano e confrontarle con le dichiarazioni bancarie.

Per semplificarci la vita e non doverci preoccupare di creare regole di riconciliazione nei nostri sistemi, o dover sprecare ore e ore a mappare manualmente i record, SAP incorpora l'applicazione SAP Cash di SAP Leonardo nella sua suite di prodotti:

"Prima c'era la riconciliazione manuale,
poi è arrivata la riconciliazione automatica,
e ora SAP lancia l'applicazione SAP Cash "

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Cos'è l'applicazione SAP Cash?

L'applicazione SAP Cash è la soluzione SAP integrata per SAP S/4HANA focalizzata sul miglioramento del processo di riconciliazione bancaria e sulla gestione dei flussi di cassa attraverso l'uso di metodi di intelligenza artificiale e apprendimento automatico o "Machine Learning" (tecnologia inclusa in SAP Leonardo).

Il Machine Learning è una branca dell'intelligenza artificiale creata per essere un'efficace tecnica di automazione dei processi. Permette di identificare schemi e pattern nascosti tra le informazioni contenute nel processo, imparando così dai dati estratti senza essere programmato esplicitamente.

Il concetto di intelligenza artificiale non è affatto nuovo, è stato coniato da John McCarthy intorno al 1956. Tuttavia, ora che i computer sono diventati abbastanza potenti da analizzare enormi volumi di dati (Big Data), hanno permesso così ai data scientist di sviluppare modelli da tali informazioni e utilizzarli.

Con l'applicazione SAP Cash, SAP promette di raggiungere nuovi livelli di automazione e produttività nella compensazione dei pagamenti ricevuti applicando l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico alla riconciliazione bancaria.


L'applicazione SAP Cash e la riconciliazione bancaria

La maggior parte delle aziende dispone di software di riconciliazione che registrano automaticamente le transazioni di pagamento e garantiscono la loro mappatura con regole create in precedenza. Questi software consentono al team finance di intervenire manualmente nel processo solo quando si verificano eccezioni, quali, per esempio: omissioni nei dati di pagamento; errori di scrittura da parte della società o della banca; duplicazione di record; o nei casi in cui più fatture vengano pagate in un'unica transazione.

È qui che entra in gioco il Machine Learning.

Un software abilitato per l'apprendimento automatico "impara" in modo simile ad un essere umano, attraverso l'esperienza, l'osservazione e i dati storici. Utilizza algoritmi di autoapprendimento per rilevare schemi, riconoscere contesti e fare previsioni, con l'obiettivo di mappare i pagamenti bancari degli estratti elettronici con le voci contabili nell'area dei crediti.

SAP Cash e la riconciliazione bancaria
In che modo funziona il processo SAP Cash Application con il Machine Learning?

Prima di avviare il processo di riconciliazione bancaria, come passaggio preliminare, è necessaria una breve fase di "familiarizzazione", in cui viene creato e formato il modello specifico per ciascun cliente (ogni società ha le proprie regole e scenari commerciali), che sarà preso come base per la mappatura e la riconciliazione delle voci in futuro.

Questo modello inizia, come già accennato in precedenza, dalle informazioni storiche del cliente: estratti conto, documenti contabili, avvisi di pagamento, rimesse, anagrafica del cliente, informazioni bancarie, informazioni di pagamento, servizi bancari come Lock Box e informazioni ed esempi di retribuzione storica - queste informazioni sono necessarie per addestrare il modello.

Una volta raccolti tutti i dati, questi vengono inviati ai servizi SAP Cash Application e raccolti dal motore di formazione per il Machine Learning che, internamente, sulla base di algoritmi, sceglie e ordina i criteri e i valori di selezione, dando come risultato un modello ottimale di categorizzazione e mappatura del cliente.

SAP Cash Application con il Machine Learning

Una volta allenato il modello base inizia la realizzazione della riconciliazione bancaria nel sistema del cliente.

Il processo stesso, quindi, inizia quando il cliente effettua il pagamento delle fatture in sospeso, cosicché il reparto contabilità clienti riceva notifica di tale raccolta.

Spesso, quando i clienti pagano le loro fatture, inviano un avviso di pagamento/rimessa che indica quali fatture sono state pagate. SAP Cash Application ha la capacità di estrarre da queste rimesse le informazioni delle fatture che devono essere compensate in base alla configurazione di invio della comunicazione del cliente.

Una volta raccolte le informazioni dagli estratti conto bancari e dalle fatture contabili, i dati vengono trasferiti al motore di SAP Cash Application basato su SAP Cloud Platform e ciò restituisce le corrispondenze proposte e il loro livello di affidabilità. Questo livello di confidenza viene utilizzato dall'utente per valutare se procedere a riconciliare automaticamente i risultati proposti dal motore, eliminando così gli elementi automaticamente e procedendo alla loro contabilizzazione, oppure se preferisce effettuare una revisione dei suggerimenti proposti.

Tutto questo processo è ciclico: alimenta il motore con ogni nuova esecuzione, apprende dalle azioni svolte in passato, dal comportamento specifico del cliente/paese e crea nuovi schemi di dati per risolvere tutte le eccezioni che possano presentarsi.

Funzionalità chiave di SAP Cash Application:

  • Propone i pagamenti aperti ai debitori come possibile mappatura contro le registrazioni dei rendiconto bancari;
  • Contabilizza e compensa automaticamente i pagamenti;
  • Consente di eseguire processi pianificati utilizzando filtri sulle condizioni.

Step in SAP per il processo di riconciliazione bancaria:

  1. L'estratto conto viene caricato elettronicamente nel sistema (transazione FF_5) o manualmente (transazione FF67).
  2. Vengono eseguite le regole di riconciliazione standard per S/4HANA.
  3. Si programma l'esecuzione del Job per SAP Cash Application che invia i dati delle voci contabili aperte e i nuovi estratti conto ai servizi SAP Cash Application, in cui è presente il modello di riconciliazione.
  4. Con il Machine Learning, SAP Cash Application restituisce al sistema S/4HANA una proposta di mappatura.
  5. La riconciliazione viene eseguita automaticamente, contando e compensando le note aperte, purché le proposte di mappatura abbiano un grado di sicurezza uguale a o maggiore della tolleranza predefinita nel sistema.
  6. L'estratto conto viene rielaborato e gli elementi ancora in attesa di riconciliazione (transazioni FEBA e FEBAN) vengono elaborati manualmente.

Benefici di SAP Cash Application

sap-cash-application-beneficio1Automatizzazione e controllo

  • Apprende automaticamente dai dati storici: il modello si allena automaticamente con i dati storici e crea le proprie regole di consolidamento.
  • Impara dalle azioni dell'utente: il modello si adatta e apprende continuamente dalle interazioni dell'utente.
  • Non richiede manutenzione: poiché l'utente interagisce con il processo, il modello viene aggiornato e le regole vengono modificate in base alle azioni intraprese dall'utente.
  • Riduce gli errori e migliora il controllo del processo: lascia in sospeso, in attesa di riconciliazione manuale, gli errori sia della banca che del reparto finanziario, consentendo in tal modo una rapida identificazione e correzione.
  • Maggiore precisione nella riconciliazione
  • Flessibilità della soluzione: consente di adattare la soluzione alle mutevoli esigenze del cliente, con la possibilità di optare per un modello "misto" che fornisce suggerimenti di riconciliazione ma non esegue la mappatura senza la supervisione e l'esecuzione di determinate azioni da parte dell'utente.

sap-cash-application-beneficio2Riduzione dei tempi e dei costi

  • La necessità di creare manualmente le regole di riconciliazione viene eliminata: il modello si allena per creare regole di mappatura adatte al cliente. Si ottengono elevati tassi di automazione senza la necessità di regolare manualmente il sistema.
  • Riduce la complessità nella risoluzione delle incertezze: lascia alla mappatura manuale esclusivamente gli errori o le nuove registrazioni, che a seguito delle azioni dell'utente non verranno più visualizzati in futuro.
  • Permette al team finanziario di concentrarsi sui compiti più strategici: con una riconciliazione molto più veloce, il tempo e il lavoro del team Finance possono essere utilizzati per svolgere compiti più complessi e strategici.
  • Aumento dell'efficienza dell'area Finance.

 

sap-cash-application-beneficio3Miglioramento dei KPI

  • Miglioramento dei tempi medi di pagamento: migliora la risoluzione e l'analisi delle controversie dovute a spese non pagate, poichè si sa realmente quali fatture non sono state ancora addebitate.
  • Miglioramento della liquidità e del capitale circolante: consente di controllare in modo più efficiente la reale posizione di liquidità della società, grazie alla mappatura molto più veloce degli incassi e dei pagamenti effettuati.
  • Permette un servizio clienti più efficiente e veloce

 

sap-cash-application-beneficio4Integrazione con SAP S/4HANA

  • Cloud o On-Premise: si adatta alle applicazioni SAP sia in cloud, sia tradizionali (on-premise).
  • Integrato al 100%: funziona istantaneamente e automaticamente con l'implementazione di SAP S/4HANA.
  • Complementare alle regole standard: può essere utilizzato insieme a regole standard già definite nei sistemi del cliente.
  • Mantiene i flussi e i workflow attuali, già definiti a sistema

 

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