A cosa sono dovuti i più comuni errori nella compilazione dei progetti di budgeting e come evitarli

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A cosa sono dovuti i più comuni errori nella compilazione dei progetti di budgeting e come evitarli

Techedge | Mar 13, 2019

Un’operazione delicata e al tempo stesso importante quale il budgeting dovrebbe essere sempre affidata a strumenti appropriati: quando si tratta di combinare obiettivi primari e relative strategie i margini di errore sono infatti minimi. Eppure, si riscontrano spesso abitudini rischiose dal punto di vista dell’affidabilità, a partire da un utilizzo troppo disinvolto di Excel.

A cosa sono dovuti i più comuni errori nella compilazione dei progetti di budgeting e come evitarli

Excel è senza dubbio un valido strumento ed è uno dei software più popolari in ambito aziendale, ma la sua estrema facilità d’uso e una limitata possibilità di controllo lo rendono, per stime e pianificazioni, un’arma a doppio taglio. 

D'altra parte - riprendendo quanto detto anche nel nostro precedente blog sulle soluzioni di budgeting & planning per la previsione dei costi del personale - il 77% delle aziende dichiara di utilizzare il foglio elettronico per gestire i propri processi di pianificazione. Pensare quindi di escluderlo dai processi aziendali nel nome di maggiore sicurezza e controllo appare un’operazione decisamente a rischio produttività.

Excel, croce e delizia   

Per riuscire a risolvere la situazione è importante prima di tutto inquadrarla a dovere. I vantaggi di un foglio elettronico sono innegabili: facilità di utilizzo una volta imparate le nozioni di base ed estrema flessibilità. Acquisita la necessaria confidenza si aprono spazi di manovra praticamente illimitati e alla fine è generalmente possibile raggiungere l’obiettivo prefissato.

D’altra parte questi stessi elementi possono portare a una mancanza di controllo, intesa come scarsa uniformità di procedure e sicurezza: trasferire e modificare fogli di lavoro è infatti un’operazione talmente semplice da indurre facilmente l’utente a pericolosi eccessi di confidenza. Inoltre, Excel è nato per lavorare sul singolo PC e ancora oggi risente di questa impostazione; la libertà di azione si scontra apertamente con l’esigenza di flussi di lavoro condivisi o procedure automatiche che non possono essere gestite dai singoli utenti. 

Tanta libertà, anche di sbagliare 

La conseguenza è una sorta di “anarchia analitica”, nella quale finisce per prevalere il gusto personale per l’elaborazione di formule, grafici o formattazione a scapito dell’attenzione sui dati e della qualità dei risultati. 

Facilità d’uso, in questo caso, non significa automaticamente raggiungere risultati attendibili. Al contrario: quando di mezzo ci sono regole matematiche il controllo è una componente fondamentale, anche a costo di aggiungere qualche grado di complessità.

Per esempio, il classico errore di digitazione in Excel è affidato solo all’accuratezza dell’utente; la verifica della coerenza delle cifre o i controlli su un eventuale intervallo di ammissibilità sono già funzionalità più evolute, utilizzate da un numero più ristretto di utenti.

Inoltre, il classico foglio bianco su cui si inizia a lavorare favorisce un certo senso di smarrimento e rischia di portare l’utente fuori strada, spingendolo alla ricerca del risultato più accattivante, invece di quello più in linea con un obiettivo di budgeting. Il pericolo concreto, soprattutto nel caso si debba lavorare a più mani sullo stesso foglio di calcolo, è quello di passare più tempo a discutere sui colori di un grafico che degli obiettivi primari.

Sicurezza e integrità dei dati sono caratteristiche fondamentali di uno strumento di budgeting

Sicurezza, un elemento cruciale

Sul fronte sicurezza la situazione lascia spesso a desiderare. Nato per la singola postazione, come i tanti altri strumenti di office automation anche Excel non ha mai affrontato seriamente la questione della difesa dei dati, se non con accorgimenti elementari. Sempre pensando alla sicurezza, un altro elemento da considerare è la gestione individuale dei file che comporta il rischio che gli stessi file vengano smarriti o finiscano in mano a destinatari non corretti.

"Che versione mi avevi inviato?"

Più persone che si condividono il lavoro sullo stesso foglio Excel creano sovente versioni personali, salvano il file sul desktop o in una cartella locale, e dopo due giri di mail ci sono in circolazione almeno tre versioni diverse dello stesso file.

La gestione del versioning è lasciata totalmente a carico dell’utente con il conseguente pericolo di una proliferazione di dati e versioni non coerenti.

In definitiva la libertà d’azione che Excel offre è sicuramente un aspetto positivo, ma può diventare un problema all’interno dei gruppi di lavoro. Quando poi si parla di aspetti strategici come il budgeting, la troppa libertà - anche di sbagliare - può davvero avere impatti concreti sul risultato, penalizzando l’intera organizzazione.

Cambiare si può, anche senza stravolgere

Come fare dunque a evitare le problematiche appena descritte?

La formazione è sicuramente una delle risposte: saper usare correttamente un foglio di calcolo anche nelle sue funzionalità più avanzate consentirà agli utenti un utilizzo più consapevole dello strumento, rendendoli più sicuri (anche di fronte a un foglio bianco) e limitando il rischio di commettere errori banali.

Oltre a training adeguati sull’utilizzo di Excel, un modo ancor più semplice di limitare il problema potrebbe essere di introdurre all’interno dell’organizzazione dei template preimpostati che fungano da base di partenza e guidino l’utente nello sviluppo efficace del file e nella sua compilazione, magari presentando anche dei suggerimenti di controllo basilari su formule e celle per diminuire le possibilità di errore.

Pur con tutta la buona volontà del mondo, rimangono tuttavia i limiti legati alla gestione individuale del foglio di calcolo. L’ideale sarebbe poter conservare tutti i vantaggi di Excel trasportandoli in un software più strutturato: interfaccia e modalità di utilizzo simili al foglio elettronico, ma amministrati in remoto, con permessi definiti a livello non più personale ma aziendale, e adeguati moduli di controllo - dal valore inserito nella singola cella, all’integrità dell’intero progetto.


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