8 punti fondamentali per costruire una dashboard

Data Intelligence

8 punti fondamentali per costruire una dashboard

Sonia Moya | Ago 01, 2019

Nello sviluppare un quadro di comando, indipendentemente dallo strumento che si sceglie di utilizzare, in genere ci si trova ad avere a che fare con quanto definito da chi già utilizza i dati in oggetto. Spesso si tratta di funzioni ereditate da chi ha ricoperto quella posizione in precedenza o, peggio ancora, dalle capacità del vecchio strumento.

Questo, però, non dovrebbe impedirti di costruire una buona dashboard o pannello di controllo: di seguito troverai una serie di domande utili per sviluppare uno strumento gestionale che ti consenta di analizzare i dati chiave della tua organizzazione.

1. Chi sarà il destinatario della Dashboard?

La prima cosa da fare è determinare chi analizzerà i dati raccolti nei report generati. Un dirigente che vuole capire la situazione dell'azienda e la sua evoluzione non avrà le stesse esigenze di un direttore commerciale interessato ad analizzare la fluttuazione delle vendite per prodotto, per regione e via dicendo. Un report va creato in base alle esigenze del pubblico a cui è destinato.

2. Quali sono le informazioni rilevanti?

Ricollegandosi al punto precedente, a seconda di chi sarà il destinatario della dashboard è importante capire quali dati si desidera analizzare. Tali informazioni dovranno essere in linea con la strategia e gli obiettivi aziendali, misurabili attraverso gli indicatori presenti nel pannello di controllo.

Questi indicatori chiave dovrebbero aiutare a identificare le azioni da intraprendere per consentire all'organizzazione di portare a compimento la propria strategia. Nel decidere quali dati mostrare nella dashboard, bisognerebbe essere selettivi in termini di quantità di informazioni visualizzate, lasciando la possibilità di ottenere elenchi estesi nei report più dettagliati. In un pannello di controllo, i dati vanno presentati in maniera sintetica.

3. Quale terminologia va utilizzata? 

Nell'analizzare dati, è essenziale parlare la stessa lingua usata all'interno dell'azienda, in modo che le informazioni visualizzate siano comprensibili e confrontabili nei diversi reparti e aree dell'organizzazione, così da ottimizzare le tempistiche di analisi ed evitare discussioni sul significato dei dati rappresentati.

A tal fine, le informazioni devono essere etichettate correttamente, utilizzando denominazioni comuni per definire le diverse grandezze visualizzate, nonché per indicare i diversi assi di analisi degli indicatori così ottenuti. Si raccomanda di illustrare nel dettaglio metriche e unità di misura, mantenendole coerenti in tutte le visualizzazioni. Se necessario, i valori numerici possono essere inseriti anche nei grafici, preferibilmente suddivisi in più unità aggregate (per esempio, raggruppamenti da mille o da un milione, a seconda dell'ordine di grandezza dei dati).

4. Dove vanno collocati gli elementi utilizzati?

Nel progettare e costruire una dashboard, gli elementi utilizzati devono essere organizzati in modo uniforme, in modo da facilitare una lettura dei dati semplice e veloce, visualizzando le informazioni più rilevanti, presentate in modo ordinato, al fine di favorire la chiarezza espositiva dei contenuti.

Oltre alle rappresentazioni dei dati, all'interno del pannello di controllo bisognerà inserire un titolo che ne identifichi il contenuto, il logo aziendale e, a seconda della temporalità dei dati, la data o il mese di esecuzione. Infine, procedendo da sinistra a destra in ordine di priorità, andranno inseriti i grafici con gli indicatori chiave da analizzare.

5. Che tipo di grafici è bene utilizzare (secondo il tipo di dati da rappresentare)? 

Esiste una gran varietà di grafici che possono essere utilizzati per rappresentare le informazioni; tuttavia, la scelta del grafico giusto è fondamentale per ottenere una risposta adeguata. Ad esempio, per confrontare visivamente i dati in base a diverse caratteristiche è meglio utilizzare un grafico a barre, mentre se si vogliono confrontare le informazioni in base alla distribuzione geografica, si raccomanda vivamente l'uso di mappe.

Per visualizzare le tendenze e analizzare l'evoluzione di diverse metriche nel tempo, i grafici a linee sono un'ottima opzione, disponibile in diverse varianti (con doppio asse, combinati con grafici a barre, con ombreggiatura dell'area...) in grado di dare maggiore risalto alle informazioni. Tra le altre opzioni utilizzabili ci sono grafici circolari o a torta, mappe di calore, grafici a bolle, grafici a dispersione ecc., tenendo sempre presente quale tipo di grafico contribuisce a rappresentare meglio e a rendere più visibili le informazioni da analizzare.  

6. Quali immagini e/o colori bisogna utilizzare? 

L'uso dei colori, quando si rappresentano i dati all'interno di un pannello di controllo, dovrebbe mirare a facilitare la visualizzazione delle informazioni: in genere, per esempio, si tende a rappresentare i valori negativi o i cali di redditività in rosso e i valori positivi o aumenti di profitti e vendite in verde, secondo una convenzione universalmente riconosciuta.

In altri casi, si può scegliere di rappresentare i valori in base alle diverse dimensioni di analisi (regioni, linee di vendita...), utilizzando una gamma di colori che riprendano quelli presenti nel marchio dell'azienda. L'uso di immagini aziendali, come il logo, all'interno delle dashboard contribuisce a rafforzare l'identità aziendale all'interno dell'organizzazione, per cui è altamente consigliato. Tuttavia, l'uso di colori e immagini aziendali non deve distogliere l'attenzione dai dati rappresentati, per cui è bene evitare colori sgargianti o sfondi troppo vivaci.

7. Quali elementi possono ottimizzare la navigazione tra i dati rappresentati? 

Una volta creato il pannello di controllo e ottenuto un riepilogo dei principali indicatori chiave, in genere si vuole poter analizzare alcuni dei dati rappresentati più nel dettaglio, per cui è bene prevedere una dashboard dinamica. Per riuscirci, bisogna inserire elementi quali filtri, nuove funzioni di scomposizione, collegamenti a report più dettagliati e persino ai documenti di sistema che hanno dato origine ai dati analizzati.

I filtri consentono di focalizzare l'attenzione su una specifica area di dati, come per esempio una determinata linea di vendita, un periodo specifico. La scomposizione permette di incorporare maggiori dettagli nell'analisi visualizzata: a fronte di un'anomalia significativa, per esempio, è possibile determinare se l'impatto sull'indicatore osservato dipende da una certa regione o da un determinato prodotto. I collegamenti ad altri report forniscono un'analisi dettagliata degli aspetti che hanno portato ad un determinato risultato, ma, a seconda delle impostazioni, possono anche spiegare l'origine di una previsione.

8. Quale supporto verrà utilizzato per visualizzare la Dashboard? 

Anche il modo in cui si intende presentare le informazioni del pannello di controllo, per esempio tramite dispositivo mobile, da PC, su un grande schermo o stampandole e allegandole a eventuali presentazioni inviate agli azionisti, influisce sulla progettazione. Sebbene esistano tecnologie in grado di ridurre le differenze nella visualizzazione delle dashboard sui diversi dispositivi, in genere è comunque un fattore da tenere in considerazione, soprattutto quando si scelgono la dimensione dei caratteri o gli elementi da inserire (collegamenti ad altri report, tipi di grafici, ecc.).

 

Le risposte a queste domande ti aiuteranno sicuramente a creare una dashboard ottimale, che permetta di sfruttare le informazioni in modo utile, omogeneo e coerente per l'azienda, in modo da ritrovare nel pannello di controllo le informazioni presentate in modo chiaro, concreto e conciso e una sintesi precisa delle attività monitorate in un periodo prestabilito, e da risultare della massima utilità per i destinatari.

 

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