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Ventajas y paradigmas de la figura del Business Partner camino a SAP S/4HANA

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Ventajas y paradigmas de la figura del Business Partner camino a SAP S/4HANA

Martha Hernández | sep 28, 2021

La simplificación en el tratamiento de la información de los interlocutores comerciales y su actualización a un nuevo nivel y renovado concepto de Business Partner, es un gran beneficio para las organizaciones.

Con la figura del Business Partner la administración de los datos de proveedores, clientes, empleados y demás interlocutores se centraliza y simplifica, aunque las antiguas transacciones se siguen utilizando para el mantenimiento de los datos. Este paso previo y obligatorio a la conversión a SAP S/4HANA es una excelente oportunidad para realizar una revisión de la información y mejorar la calidad de los datos.

SAP ha renovado el concepto de cliente, proveedor o tercero y ha creado una única figura denominada interlocutor comercial - Business Partner. Comprender este concepto es de vital importancia para poder adentrarnos en todos los beneficios que puede ofrecernos la gestión de Business Partner. Por tanto, representa a un socio comercial, este puede ser un proveedor, un deudor, un empleado, entre otros y con el nuevo enfoque se tiene un único elemento centralizado, al cual le podemos asignar diferentes roles según la relación que tengamos con él en nuestra organización. Por ejemplo, una empresa con la que trabajemos estará creada en el sistema una única vez, pero podrá desempeñar el rol de cliente, de proveedor, contratista, o el que sea necesario. Esto nos permite trabajar con datos compartidos y unificados (datos de direcciones, contacto, datos bancarios), así como datos específicos asignados a cada rol (cliente en finanzas, cliente en ventas, proveedor en finanzas, proveedor en compras).

Se tendrá un único código de identificación y se constituye en el elemento centralizado donde se realizará toda la gestión de la información asociados al interlocutor comercial. Podemos decir entonces, que la conversión a esta figura es un elemento central en la conversión a SAP S/4 HANA y se podría considerar como el primer paso hacia esa migración.

CO - Articulo business partner(Unsplash, 2019)

Así mismo, el Business Partner tiene la opción de clasificarlo como persona, organización o grupo. Cuando lo clasificamos como persona, por ejemplo, aparecen los campos relativos a personas naturales, como fecha y lugar de nacimiento, estado civil, profesión, entre otras; cuando se selecciona la categoría de organización, se completan los campos relacionados con una entidad jurídica y finalmente, cuando se usa la categoría de grupo, se considera la agrupación de varias organizaciones.

 

Cuál es el mejor momento para implementar el Business Partner

Es importante resaltar que efectuar la conversión de los interlocutores comerciales a la figura de Business Partner con la debida antelación es clave para realizar la migración a SAP S/4HANA, ya que habrá más tiempo para realizar un análisis exhaustivo para una mejor definición del modelo de Business Partner, realizar una limpieza, depuración y archivado de los datos que ya no son necesarios y tener una mejor gestión del cambio con los usuarios. La calidad de la información es también un factor importante que debe tenerse en cuenta. Este enfoque fomenta la alineación de los procesos empresariales y la planificación de recursos humanos para el cumplimiento de estas tareas.

Si bien examinar todos los puntos mencionados desde una perspectiva de conversión a SAP S/4HANA es clave para obtener un valor agregado en cuanto a la minimización del tiempo y riesgo, es muy importante romper los paradigmas del contexto de las organizaciones en el desarrollo de sus actividades y la planeación estratégica cuando se trata de implementar un Pre-proyecto, que ayude a preparar el camino a la conversión a SAP S/4HANA.

En este sentido, muchas organizaciones que implementan el modelo de Business Partner con suficiente antelación, logran que los responsables de esta transición comprendan mejor los nuevos procesos y así asumir de la mejor manera esta importante figura.

 

Ventajas tangibles en tiempos, sincronización, roles y procesos

CO - Articulo Business Partner 2

(Unsplash, 2017)

A continuación se mencionan algunas ventajas al realizar la conversión a Business Partner con anticipación a la conversión del sistema SAP ECC a SAP S/4HANA, ya que, en cuanto a la gestión del cambio, tendrá un menor impacto:

  • Tiempos más reducidos y tanto la gestión del cambio como la capacitación de los usuarios para adaptarse a la nueva transacción será más sencillo. Los clientes y proveedores se pueden seguir creando o actualizando mediante las transacciones clásicas y con la migración a SAP S/4 HANA se tendrá la nueva funcionalidad. 
  • La sincronización de datos en SAP- ECC se replican desde proveedor y cliente al Business Partner, con SAP S/4 HANA se replican en dirección Business Partner hacia cliente – proveedor.
  • Para la gestión de roles en SAP- ECC las funciones del Business Partner se asignan a nivel de rol de clientes y proveedores, teniendo en cuenta las transacciones clásicas para el mantenimiento de los datos maestros. En SAP S/4HANA es necesario trabajar con la figura del Business Partner para asignar esos roles de clientes y proveedores.
  • Respecto a los procesos actuales de compras, ventas, finanzas, gestión de crédito, entre otros que se lleven en otros aplicativos, no se verán afectados, de cara a la conversión a SAP S/4HANA. Una vez que se tenga el sistema convertido, si surge la necesidad de adaptar todos las interfaces y desarrollos que estén funcionando a nivel logístico y financiero se podrá realizar.
Como vimos anteriormente la importancia de la figura de Business Partner va más allá de ser un paso obligatorio a SAP S/4HANA ya que habilita la oportunidad para ordenar los datos maestros, administrar en un solo código varios roles, evitar que se almacenen datos redundantes, ya que los datos generales son independientes de los roles que se asignan a los BP, las interfases y desarrollos existentes siguen funcionando antes del paso a SAP S/4HANA y finalmente, se podrá afrontar la gestión del cambio de modo gradual, ayudando al negocio a incorporar la nueva filosofía en el día a día.
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