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¿Existe un Software capaz de gestionar todos los tipos de contratos?

SAP Ariba

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Contratos

¿Existe un Software capaz de gestionar todos los tipos de contratos?

María Jesús Diez | Jul 14, 2021

Problemas a la hora de gestionar contratos

Son muchas las empresas que a día de hoy no cuentan con sistemas que les ayuden tanto a optimizar como a centralizar todos los tipos de contratos con los que trabaja la compañía.
 
Es muy común encontrarse con escenarios que mezclan el papel con programas de ofimática para gestionar todos los contratos corporativos, con los problemas que ello conlleva.
 
Los principales Pains que se encuentran nuestros clientes a la hora de gestionar los contratos son:
  • Tareas repetitivas que no aportan valor.
  • Archivos físicos (papel).
  • Pérdida de trazabilidad.
  • Pérdida del estado de los mismos ya que no suelen contar con sistemas de alertas.
  • Procesos largos y arduos a la hora de crear un nuevo contrato.
  • Problemas a la hora de responder a auditorías.
  • Departamentos administrativos sobrecargados. Alto porcentaje de horas destinadas a la creación de un contrato.
  • Contratos sin firma digital.

Afortunadamente, el mercado actual está lleno de soluciones que dan cobertura a estas necesidades, pero tenemos que tener en cuenta cuales son nuestros objetivos y ver si estas soluciones cubren al 100% nuestras necesidades.

¿Qué objetivos se suelen marcar las compañías con soluciones de gestión de contratos?

Lo primero de todo es que las compañías buscan una solución para centralizar de manera corporativa todos los tipos de contrato a modo repositorio con algunas funcionalidades que permitan realizar búsquedas e incluso poder configurar alguna alerta de vencimiento de contrato.

Gracias a las herramientas que existen en el mercado, estos objetivos se ven sustancialmente mejorados, enfocándose a la optimización de los procesos de los propios contratos, a la posibilidad de realizar cálculos y fórmulas de pricing, así como la firma digital, necesaria en los tiempos que corren en donde la presencialidad se ha visto reducida considerablemente.

Objetivos

Pero vamos a ir más allá. Los objetivos que nosotros como consultora ofrecemos a nuestros clientes con soluciones de mercado son:

  • Gestión centralizada de todos los tipos de contrato (Ventas, Compra, Legal, Internos, etc.).
  • Reducción de tiempo administrativo gracias al uso de plantillas (Contratos y Cláusulas Legales).
  • Control y trazabilidad integral de los contratos.
  • Procesos estandarizados de fácil adopción a nuestros clientes.
  • Cumplimiento legal y operativo de los contratos.
  • Integración de los contratos con aplicaciones de terceros.

Beneficios

Una vez alcanzados estos objetivos, los beneficios que obtienen las empresas que usan estas soluciones son:

  • Reducción del TCO.
  • Auditorías sencillas.
  • Procesos de creación de contratos simples.
  • Integración con distintos procesos de contratación.
  • Reducción del papel.
  • Reducción de tiempo y gasto en firma de documentos.
  • Control Tower de Contratos (dashboard).

Cómo trabajan estas soluciones

Gracias al uso de estas soluciones tenemos procesos ya definidos a la hora de crear un contrato que permiten gestionar íntegramente cualquier tipo de contrato, así como simplificar su ciclo de vida.

Veamos el proceso más en detalle: 

Fases de un contrato

Planificación con equipo Interno
En esta fase tendremos un panel de control para acceder a los datos de cada proyecto y un Dashboard con información visual del ciclo de vida de los contratos. Se podrá gestionar todo tipo de contratos.
 
Fase Iniciación
  • Gestión de las políticas internas de las compañías con alertas de cumplimiento.
  • Búsquedas complejas de información.
  • Paperless.
  • Notificaciones.
Fase Gestión Contrato
  • En esta fase podemos contar con diferentes capacidades para completar actividades y tareas específicas del contrato.
  • Podremos definir Workflows de aprobación de los contratos.
  • Contaremos con una amplia descripción detallada de los contratos.
  • Son importantes los permisos que definamos en cada flujo a nivel de usuario.
Aprobación y firma del contrato
  • En esta fase podemos escanear contratos externos.
  • Podemos realizar la firma digital de los contratos, con lo que reducidermos tiempo y gastos.
  • Podemos automatizar alertas sobre el proceso.
Auditoría del Contrato
En esta fase el usuario tendrá la posibilidad de bajar su contrato, modificarlo en herramientas ofimáticas y volverlo a subir. Por cada contrato podemos ver el histórico de modificaciones a fin de presentarlo a una auditoría.
 
Como puedes comprobar, estas soluciones han venido para abordar el 100% de las necesidades de nuestros clientes aportando todavía más valor añadido.

 

¡En Techedge tenemos respuesta a estas necesidades! Contamos con una amplia experiencia en implantaciones de proyectos SAP Ariba gracias a un equipo dedicado y especializado. SAP Ariba Contracts te proporcionará en una única vista integrada de los datos del contrato y te permitirá estandarizar los procesos.

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