Conversión del sistema a SAP S/4HANA: Reduce el tiempo de inactividad con la automatización robótica de procesos (RPA)

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Conversión del sistema a SAP S/4HANA: Reduce el tiempo de inactividad con la automatización robótica de procesos (RPA)

Sergio Ferrari | May 13, 2019

En base a nuestra experiencia real en conversiones de sistemas SAP a S/4HANA la ejecución de la conversión técnica dura en torno a un fin de semana.  

En determinadas circunstancias se opta por una estrategia de «minimización de recursos» y en otras, por la estrategia de «minimización del tiempo de inactividad». A día de hoy, aún no se ha podido sacar provecho de la estrategia «minimización del tiempo de inactividad próximo a nulo» (consulta la nota OSS 693168 - servicio con tiempo de inactividad minimizado).

Durante el tiempo de inactividad del negocio, los usuarios finales no pueden hacer uso de su sistema ERP. Se suspenden los procesos en segundo plano y los flujos de integración. El cese temporal de operaciones en las áreas de ventas, almacén y producción tienen incluso mayor impacto para los usuarios de negocio que las operaciones de finanzas y compras. Así pues, limitar el tiempo de inactividad del negocio a tan solo un fin de semana se convierte en uno de los objetivos principales de un proyecto de conversión a S/4HANA.

En esta sesión he tenido la oportunidad de entrevistar a Luca Grilli, hablar con él sobre tiempos de inactividad y de cómo se puede aprovechar la automatización robótica de procesos para reducirlo.

Hola, Luca. ¿Querrías presentarte tú mismo?

Hola, Sergio. Es estupendo poder participar en la sesión de expertos sobre Conversiones a SAP S/4HANA. Como sabes, soy un apasionado consultor de SAP desde hace unos 20 años. Me gusta ser pionero y probar las nuevas posibilidades de la SAP Business Suite lo antes posible. He sido uno de los primeros en adoptar BSP, formularios interactivos Adobe, Web Dynpro para ABAP, incluso con Adobe Flash Islands, aplicaciones para móvil y muchas otras tecnologías SAP, creando aplicaciones de negocio personalizadas vitales para muchísimas grandes empresas de todo el mundo.

Sin embargo, tengo que decir que nada me ha impresionado tanto como la automatización robótica de procesos (RPA). Ahora soy también ingeniero certificado en RPA y estoy involucrado en proyectos de RPA desde el año pasado.

¿Puedes contarme algo más sobre cómo aprovecha tu equipo la RPA para reducir el tiempo de inactividad?

Claro. Estoy involucrado en numerosos proyectos de conversión y, hablando con nuestros consultores financieros, nos dimos cuenta de que la fase de «armonización de datos de FI» de la transición nos llevaba horas... Eso me dio la idea de analizar el asunto desde el punto de vista de un ingeniero de RPA. Pues bien, el resultado es impresionante. Ahorramos más de 6 horas de inactividad del negocio. Entrenamos un robot capaz de presentar los «informes de FI» necesarios justo antes de la conversión. El robot toma nota de los archivos de spool (de cola) guardados. En cuanto se completa el paso de la «migración de datos de FI» a SAP S/4HANA, el robot ejecuta otra vez los «informes de FI» y realiza una comparación precisa «línea por línea» entre la salida VIEJA y la NUEVA. Ya sabemos que, como resultado del nuevo modelo de datos, pueden aparecer diferencias debidas específicamente a la nueva lógica de redondeo en la conversión de moneda.

Al final, el robot genera un elegante archivo PDF que remarca las diferencias, en caso de que hubiera alguna. En ese momento, los especialistas de FI y los responsables de los procesos pueden rápidamente tomar las medidas correctivas necesarias. No hay que olvidar que cada uno de los informes debe ejecutarse para cada Sociedad FI, tomando en cuenta los años históricos... Por tanto, fácilmente pueden preverse ejecuciones de alrededor 100 tareas en fondo, considerando que los archivos de spool contienen habitualmente cientos de páginas. Esto mismo puede ser procesado por el Robot en cuestión de segundos.

¿Has desarrollado otros robots para apoyar otras fases en proyectos de conversión a S/4HANA?

Eso es entrar de lleno en lo que es nuestra «salsa secreta». Te daré solo un ejemplo más: uno relacionado con la activación masiva de BAdi’s (complementos de negocio), que por alguna razón pueden quedar inactivos después de la conversión técnica.

Hablando de la Factoría de Conversiones a S/4HANA, ¿crees que la RPA acabará sustituyendo a los consultores?

Me gusta pensar que nuestra Factoría de Conversión, nuestro equipo de la plataforma de lanzamiento S4H, está compuesto por un equipo global virtual de especialistas en ciber-conversiones, capaces de utilizar plantillas, utilidades, aceleradores, pero también robots entrenados y listos para ser usados –o incluso entrenar a nuevos robots– para resolver las tareas repetitivas y de riesgo que surgen en cada nuevo proyecto. Este tipo de aptitudes son siempre un valor añadido, la RPA es el derivado de los conocimientos adquiridos. De hecho, esta es una de las razones detrás del éxito de nuestra capacidad para obtener el estatus de Socio Cualificado de SAP “SAP Quilified Partner” para nuestra solución:  paquete para conversiones a SAP S/4HANA “SAP S/4HANA Conversion packaged”.

Una última pregunta: ¿cómo se llama el robot que realiza la «armonización de datos de FI»?

Es una chica y se llama Lisa, Lisa Bot.

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