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Uso del RPA en procesos financieros

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Uso del RPA en procesos financieros

Santiago Bardanca | ago 03, 2021

Uno de los departamentos más importantes dentro de cualquier compañía, es el departamento financiero, pero muchos de los procesos que se llevan a cabo en él suelen ser tediosos, repetitivos y pueden dar lugar a errores humanos que afectan negativamente a la empresa. 

Es por todo ello, que el departamento financiero es uno de los que más se beneficia de la implementación del RPA. Se libera a los trabajadores de hacer este trabajo tan pesado para que puedan realizar otras acciones que aporten mayor valor a la compañía. Además, ayuda a reducir los errores casi al mínimo. Muchas empresas que ya han empezado a usar estos robots, han ahorrado una gran cantidad de tiempo y dinero; según estudios, el RPA es hasta 15 veces más eficiente que un usuario y puede reducir los costes hasta casi el 90%.

En Techedge ya hemos ayudado a muchas compañías a implementar el RPA dentro de su departamento financiero. Algunos procesos de los cuales hemos formado parte han sido, entre otros; la presentación de formularios ETE en el Banco de España, hacer el Cuadre Intercompany, o la consolidación de un único libro de IVA, facilitando el cuadre con Hacienda y agilizando su disposición en caso de solicitud por parte de la Autoridad Tributaria. En este artículo vamos a hablar sobre la implementación del RPA en el proceso de Extractos Bancarios en norma 43.

¿Qué es la norma 43 y qué importancia tiene?
Dentro de los departamentos de tesorería de cada empresa, uno de los elementos fundamentales es la comunicación bancaria para estar al día del estado financiero. Conocer el flujo de pagos y cobros, la liquidez de las cuentas, etc., es tan importante como complicado de manejar, especialmente si son cuentas con gran actividad.
 
Es por ello por lo que la Asociación Española de Banca (AEB) ha ideado un sistema que facilita esta comunicación a través de diferentes normas o cuadernos. Una de las más importantes es la norma 43, un estándar de comunicación que permite la recepción de extractos de cuentas corrientes.
 
Esta norma es válida para todo tipo de empresas y PYMES, aunque no todas la aplican debido a la complejidad de su implementación y a lo costoso del mantenimiento. Además, es una norma solo aplicable a España. A pesar de ello, varias ERPs han adaptado sus sistemas para la recepción de estos envíos.
 
La norma 43 es un estándar bancario que regula y normaliza la transmisión de extractos bancarios de cuentas corrientes. Esta información suele ser enviada diariamente por los bancos a través de un fichero con una estructura fijada por el estándar y las compañías ya la integran en sus libros contables.
 
La importancia de la norma 43, además de facilitar la comunicación con las entidades financieras, radica en la conciliación bancaria, es decir, contrastar la información que tiene una empresa almacenada en sus libros contables y la información que aparece registrada en las cuentas corrientes.
 
Además, con los ficheros en norma 43, las empresas pueden identificar qué pagos se han realizado y cuáles están pendientes, por ejemplo, impuestos o nóminas, además del resultado de los cobros. El objetivo es que las compañías puedan tomar decisiones sobre su liquidez fundamentadas en esos datos.

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¿Cómo se puede implementar con el RPA?
El envío de estos archivos por parte de la entidad bancaria se suele realizar diariamente a través de redes o software, como por ejemplo, el XRT. El uso de estas herramientas suele ser bastante costosa para la empresa. Sin embargo, con el RPA, podremos simular de una forma automática y robusta la descarga de estos ficheros tal y como lo haría una persona.
 

También podemos usar el RPA en la carga de los extractos bancarios en norma 43 en los ERP, como por ejemplo, SAP. De una manera rápida y eficaz, es capaz de cargar todos los ficheros que le lleguen a la compañía de las distintas entidades financieras. En cuestión de minutos ya están los archivos cargados para que el departamento financiero pueda consultar los datos y trabajar con ellos. 

Es decir, podemos usar el RPA en todo el proceso; tanto en la comunicación entidad financiera-compañía, como en la carga de los extractos en sus libros de cuentas. También podemos decidir automatizar tan solo una de las dos partes.

En resumen, la norma 43 es muy importante para que las compañías mantengan una buena comunicación con sus entidades financieras para conciliar sus cuentas bancarias. Con la implementación del RPA en este tipo de procesos, te ayudará a optimizar costes y tiempos, aumentar la robustez del proceso y, además, asegurar que este proceso se realice diariamente a primera hora, de una manera  fiable.

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