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RPA, el presente y el futuro de la optimización en RRHH – Parte II

Recursos Humanos

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RPA

RPA, el presente y el futuro de la optimización en RRHH – Parte II

Pablo Carrascal | abr 23, 2021

Aplicaciones prácticas del RPA en el departamento de RRHH

Imagina que se inicia una selección de candidatos en tu empresa. Se trata de una tarea bastante laboriosa. Los responsables deben consultar portales de empleo, recibir currículums, filtrar candidatos, revisar si cumplen o no con los requisitos y elegir a quiénes entrevistan. Es un proceso que requiere gran inversión de tiempo.

Veamos un ejemplo de cómo puede robotizarse el proceso de contratación para que los reclutadores de personal puedan dedicar más tiempo a la realización de entrevistas personales a los candidatos seleccionados:

 

 

1.

Los candidatos suben su CV en un formato estandarizado (PDF o Word) a una aplicación web. 

El robot de software lee el CV y completa todos los campos necesarios.

Después selecciona los perfiles que mejor se adapten al puesto ofertado, siguiendo reglas previamente establecidas (filtros por experiencia, formación, idiomas, salario…). 

Tras esta primera criba, enviará a los candidatos un e-mail para comunicar si pasan o no a la siguiente fase.

Será esencial contar con la máxima información de cada candidato para que el robot pueda interpretar quiénes son los mejores para pasar a la siguiente fase. Además, si hay varios procesos de selección abiertos en la empresa, se podrán realizar los filtrados correspondientes para cada puesto por si se da la situación de que un candidato opta a varios o que opta a un puesto pero se le considera mejor para otro. 

2.

El reclutador hace una primera llamada telefónica para verificar los datos suministrados por los candidatos, así como para tomar nota de algunos aspectos concretos que puedan resultar interesantes (por ejemplo, en ventas es esencial contar con personal que tenga facilidad de palabra). 

El RPA envía un e-mail al reclutador con una breve ficha informativa de cada candidato para facilitar su trabajo de cara a realizar las llamadas. Así, se acorta el tiempo de ejecución de esta tarea y se lleva a cabo de forma óptima, ya que el empleado de RRHH podrá añadir información a la ficha durante la entrevista.

3.

Cuando se preseleccione a un candidato, se programa la entrevista personal.

El RPA ya ha conseguido que el empleado tenga a mano toda la información necesaria para sacarle el máximo partido a la entrevista.

 

La tecnología RPA para recursos humanos permite que los reclutadores dediquen su esfuerzo a la fase más importante y de mayor valor del proceso: el trato personal con los candidatos.

Por otro lado, hay que insistir en que la administración de personal no es lo único que puede ser robotizado en RRHH:

  • Atención al empleado: Resolución de incidencias, dudas, solicitudes de certificados y otros documentos y comunicaciones periódicas de diversa índole.
  • Onboarding: Mayor eficiencia en el proceso de incorporación e integración de un nuevo empleado en la empresa.
  • Formación: Automatización de todas aquellas tareas relacionadas con la gestión logística y administrativa de las actividades formativas.
  • Nómina y administración de personal: ;antenimiento de datos maestros de empleados, autorización y control de vacaciones y permisos, control de jornada y horas extraordinarias, gestión de situaciones de incapacidad temporal, aprobación y pago de notas de gastos, cálculo de conceptos de retribución variable, gestión administrativa de personal expatriado, interacciones con sistemas de organismos oficiales…
  • Offboarding: Automatización de la gestión de bajas de los sistemas de personal desvinculado de la compañía y coordinación de dicha salida con otros departamentos.

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Ventajas del RPA

Las organizaciones que ya tienen implantado el RPA también han tenido oportunidad de comprobar que el principal obstáculo para la acogida de estas tecnologías es el desconocimiento de sus beneficios. Las ventajas de incluir RPA van mucho más allá de reducir costes. Entre los principales beneficios derivados de la implantación de estas soluciones, las empresas que ya cuentan con ellas destacan:

  • Flexibilidad y escalabilidad.
  • Mejora de la eficiencia.
  • Reducción en el tiempo de ejecución de tareas.
  • Incremento de la productividad.
  • Mayor agilidad y flexibilidad operativa aun tratando grandes cantidades de datos.
  • Reducción de errores y costes.
  • Mejora de la moral del empleado ya que dedica su tiempo a tareas menos tediosas.
  • Permite que la empresa invierta más tiempo en innovación.

Conclusión

La pandemia está poniendo en jaque hasta los modelos de producción y, la automatización de los procesos, será una de las bases para la eficiencia. En este ámbito, la flexibilidad y la capacidad de escalado del RPA son puntos clave. Pocas compañías incluyen en su plan estratégico la implantación de estas soluciones, sin embargo, las empresas con robots han podido seguir trabajando, manteniendo la continuidad de su negocio durante estos tiempos de confinamientos y restricciones. Así, han podido organizarse a medio y largo plazo, adelantándose al resto del mercado y a cualquier acontecimiento, lo que les permite mejorar en otros aspectos no estrictamente económicos, como reducir la huella de carbono y mejorar la conciliación familiar de los miembros de la empresa.

Vuelve a la parte I de este artículo.

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