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RPA, el presente y el futuro de la optimización en RRHH – Parte I

Recursos Humanos

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RPA

RPA, el presente y el futuro de la optimización en RRHH – Parte I

Pablo Carrascal | abr 23, 2021

Durante todo el año 2020, los departamentos de recursos humanos de las empresas se han encontrado en un entorno de altos picos de demanda, sobre todo, derivados de la crisis del coronavirus y de la respuesta del Gobierno frente a esta. Además de toda la compleja situación de los ERTE, en 2019 se emitieron una serie de decretos de forma continua y cambiante que han ocasionado una gran presión temporal. Todo esto sin contar con el hecho de que muchos trabajadores han tenido que comenzar a teletrabajar de la noche a la mañana.

En esta situación, la RPA se ha convertido en un gran aliado para las compañías y departamentos de RRHH, sobre todo por su agilidad y su flexibilidad. Por ejemplo, frente a la necesidad de abordar la gestión de los partes de incapacidad temporal.

La utilización de RPA para desarrollar determinadas partes de ese proceso, ha sido una ayuda insustituible para conseguir terminar esa gestión sin errores y en el mínimo tiempo posible. Además, en recursos humanos se recibe un elevado volumen de partes de alta, baja y confirmación, lo que se traduce en un importante volumen de trabajo:

  • Hay que gestionar miles de correos electrónicos, lo cual impide que el personal se dedique a tareas que aporten mayor valor al negocio.
  • Existe el riesgo de cometer errores que se pueden traducir en multas o sanciones.
  • El negocio está en crecimiento, lo que significa que el número de transacciones también irá en aumento aunque, sin embargo, el equipo de recursos humanos tiene restringido su crecimiento.

Ante este panorama, el gran reto es cómo dar respuesta a estos requerimientos de calidad y nivel de servicio sin que ello repercuta en los costes.

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Requisitos para aplicar RPA

El primer paso para la aplicación del RPA es identificar los escenarios adecuados y los nuevos roles que se necesitan para ello en la empresa. La labor del robot es automatizar tareas y adaptarse a empresas de cualquier tamaño. Cuanto mayor sea la empresa, más volumen de trabajo tendrá, y podrá precisar de más robots de software en sus distintos departamentos.

Esta solución tecnológica puede implementarse en cualquier departamento, ya que mejoran ciertas actividades estratégicas, dejando las más tediosas y repetitivas al RPA. Esto puede observarse a la perfección en el departamento de recursos humanos, ya que, debido al gran volumen de datos de diversa tipología con el que se trabaja a diario, es una de las áreas de la empresa a las que más beneficios reporta por la automatización. Por ejemplo, con la implementación de la automatización de procesos, un empleado ya no tiene que estar tres horas al día revisando CVs, sino que puede dedicar tan solo media hora a revisar estos documentos y, el tiempo restante, a la programación y realización de entrevistas a los candidatos. Por su parte, las tareas deben cumplir unos requisitos para ser automatizadas:

  • Ser manuales.
  • Ser repetitivas.
  • Estar basadas en reglas de negocio.
  • Requerir mucho tiempo de ejecución.

Quienes ya emplean RPA para gestionar los recursos humanos de su empresa afirman que los procesos para los que están resultando más útiles las soluciones RPA son:

  • Administración de personal.
  • Gestión de nóminas.
  • Reclutamiento y selección.
  • Formación y desarrollo.

Tras la prueba de concepto, el objetivo es desplegar los robots de software ya en procesos implantados dentro de la entidad, sobre todo para agilizar trámites y reducir la carga de trabajo de los propios empleados que participan en él. También se busca fortalecer el cumplimiento de todas las gestiones, disminuir la realización de tareas, y poder realizar muchos más controles que mediante actividad humana no se podrían llevar a cabo.

Al ejecutarse los robots de RPA, se reducen plazos y errores y se solucionan “cuellos de botella”. Así, el trabajador solo tiene que resolver excepciones, completándose los procesos mediante la colaboración entre robot y humano.

Robotic process automation es una tecnología de largo recorrido para los equipos de recursos humanos básicamente por 3 motivos:

  1. Los sistemas de RRHH suelen estar ya muy digitalizados para poder abordar un proyecto de RPA. Se encuentran procesos fácilmente estandarizables, donde la intervención de una persona no marca una particular diferencia. Estos procesos tienen un volumen suficiente para que la inversión tenga un retorno rápido para la empresa.
  2. Los procesos requieren que un usuario interactúe con muchas aplicaciones dentro de su operativa diaria, tanto SAP como herramientas ofimáticas de Office 365.
    1. Los procesos suelen implicar la extracción de información de documentos o ficheros con datos estructurados para su posterior volcado con otras herramientas o sistemas. Todas las herramientas involucradas que a priori no tienen conexión entre sí, la RPA consigue que trabajen juntas de forma automática.
    2. Los resultados de un estudio indican que el 65% de las compañías que utilizan soluciones SAP, utilizan actualmente tecnología de automatización.

  3. El software de RPA tiene una alta capacidad de adaptación a los picos de trabajo, que ha sido muy importante durante este periodo de impacto causado por la covid-19. En esta vorágine de subidas de demanda, la RPA ha sido una gran ayuda convirtiéndose en un partner estratégico.

Sigue leyendo la parte II de este artículo.

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