Realidad y ficción: Reporting en tiempo real

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Realidad y ficción: Reporting en tiempo real

Teresa Vicente | mar 23, 2021
1. Análisis en tiempo real: la cara oculta

Todos tenemos clara la importancia que tienen los datos en el mundo actual. Hoy en día, se manejan volúmenes de datos que, hace no tanto tiempo, se consideraban inabarcables. Las empresas están haciendo grandes esfuerzos económicos en recopilar la máxima información posible y en digerirla para lograr que sea productiva, pero estos esfuerzos no sirven de nada si se trabaja con datos desfasados. Es imprescindible estar a la última y disponer de la información en cuanto se genera.

Para conseguir este objetivo, se ha evolucionado mucho en los últimos años sobre un concepto que, los que nos dedicamos a esto, llevamos anhelando desde que tenemos uso de razón: el reporting 100% en tiempo real. Datos en vivo y en directo, sin trampas, sin esperas, sin distorsiones, sin necesidad de cargas o de duplicar la información: magia pura.

Sin embargo, todo puede reducirse a cenizas si las novedades no se aplican con criterio y, lo que era un sueño, puede acabar siendo una pesadilla. Ingentes cantidades de dinero y recursos derrochados en informes tan lentos que resulta imposible trabajar con ellos; informes que se ejecutan en tiempos asumibles pero dan información tan plana e incompleta que obligan a recurrir a consultas adicionales (con la consecuente pérdida de interés de los usuarios, que se aferrarán a lo que conocen desaprovechando el esfuerzo invertido)… Son algunos ejemplos de la cara oculta del reporting en tiempo real.

Hay que saber mirar con perspectiva: la combinación de los mundos estático y dinámico puede ser la respuesta para sacar el máximo partido a los datos y lograr el equilibrio entre costes y beneficios. Por ello, es importante hacer un buen análisis antes de embarcarse en esa dulce realidad que es el reporting en tiempo real.

2. Buscando pistas para una solución acertada

La idea está clara, pero… ¿cómo determinar cuándo usar informes dinámicos o en tiempo real y cuándo utilizar reportes estáticos? 

Para responder a esta pregunta, primero es necesario entender la diferencia entre reporte operacional y reporte analítico, que puede proporcionar la base para definir la mejor estrategia de desarrollo.

Como explica Enrique Torres en su artículo ‘Haz realidad los sueños de un reporting operativo en tiempo real’, el reporting operacional da soporte en las actividades del día a día, mientras que el analítico extrae conocimiento de los datos en forma de tendencias que proporcionen información sobre la que basar una decisión. 

Los Data Warehouse (DW) son repositorios de datos actuales e históricos, de una o más fuentes pero almacenados en un solo lugar, que se utilizan para crear informes analíticos que enriquecen el conocimiento en toda la empresa. Sin embargo, como indica Torres, es habitual generar los informes operacionales también en los DW, aprovechando así las capacidades que ofrecen en la gestión de altos volúmenes de información, contra las que no pueden competir los propios sistemas operacionales. 

Todo esto ya nos da una pista de cómo actuar. Si estamos usando un DW con fines operacionales, es probable que necesitemos esta información operacional en tiempo real, puesto que se realizarán consultas específicas para tomar decisiones sobre asuntos muy concretos (controlar pedidos, conocer el estado de un artículo, controlar la situación de ventas de una tienda concreta…). 

Si queremos utilizar la información del DW con fines analíticos, el tiempo real se convierte en algo secundario. Normalmente, las decisiones a alto nivel no requieren de un conocimiento ‘al momento’, sino de un conocimiento ‘a largo plazo’. Para poder detectar patrones o tendencias se requiere analizar información a gran escala, utilizando el máximo de datos históricos posible. La cantidad de datos que se debe manejar para obtener informes de utilidad hace que, en la mayoría de los casos, sea impracticable (y poco útil) el tiempo real y sea más recomendable en informes analíticos el uso de datos estáticos

Evidentemente, no siempre se cumplen estas pautas. Podemos tener un informe operacional que, debido a un alto grado de cambio en los datos, sea poco útil en tiempo real (por ejemplo, las operaciones de caja realizadas en una región cambiarían tanto cada segundo que nunca podríamos ver la foto real). Por el contrario, se puede necesitar información en tiempo real para detectar posibles cuellos de botella en procesos concretos (prevenir roturas de stock teniendo en tiempo real el estado de los productos en los almacenes). 

No obstante, tener bien diferenciados los informes analíticos y operacionales es, sin duda, un buen punto de partida para considerar las opciones en un escenario específico. 

Otro factor de suma importancia para decidir si el tiempo real es lo óptimo es el volumen de información que se va a gestionar y la complejidad del modelo utilizado. Podremos optar por informes en tiempo real si gestionamos pocos datos y tienen una estructura relativamente sencilla. Sin embargo, en un entorno con un alto volumen de información y con estructuras complejas, es muy probable que el tiempo real impida que las consultas se realicen con fluidez, dándonos algún que otro dolor de cabeza.

Como resumen, en el medio está la virtud. Ni el tiempo real es siempre lo más adecuado, ni hay que rechazarlo frente a los datos estáticos; la clave son los modelos mixtos. Cada parte aporta una perspectiva que, bien utilizada en el reporting, ayudará a maximizar los beneficios.

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3. Sobre el terreno: caso práctico con S/4HANA y SAP BWonHANA
Poniendo el foco en una herramienta concreta y basándonos en nuestra propia experiencia, haré referencia a un proyecto en S/4HANA y SAP BWonHANA para una importante empresa de Retail, donde el volumen de información era astronómico; hablamos de datos logísticos de una de las empresas más importantes de México. Desde luego, un entorno de lujo para poner a prueba el reporting en tiempo real.
 
La teoría

SAP HANA es una plataforma de base de datos en memoria que se puede implementar como un aplicativo local (on-premise) o en la nube (cloud). Según lo que el propio SAP dice de su producto, facilita y simplifica el análisis en tiempo real y tiene un buen desempeño en su rendimiento (velocidad de procesamiento).

Estas son las diez razones por las que SAP nos recomienda elegir SAP HANA:

  1. Velocidad: Gestión de grandes volúmenes de datos a gran velocidad.
  2. Agilidad: Interacciones en tiempo real en toda la cadena de valor.
  3. Cualquier tipo de datos: Da información de datos estructurados y no estructurados.
  4. Información: Descubre nueva información mediante análisis complejos y predictivos.
  5. Aplicaciones: Ejecuta aplicaciones de la próxima generación.
  6. Nube: Es una de las plataformas más avanzadas del mundo.
  7. Innovación: Plataforma esencial para la innovación en la empresa.
  8. Sencillez: Gestión de menos capas y un entorno más sencillo para reducir costes.
  9. Valor: Permite innovar sin interrupción y añadir valor a las inversiones anteriores.
  10. Capacidad de elección: Permite trabajar con diferentes Partners en cada capa.

Tras muchos años trabajando con SAP, no tenemos motivos para dudar del producto, pero nos encontramos ante un escenario particularmente crítico donde llevaremos al límite las capacidades de cualquier solución.

La práctica
En combinación con un S/4HANA en el ERP y un SAP CAR (con la réplica de datos a través de SLT), contábamos con un SAP BWonHANA como DW y punto central para el reporting. 
 

Con un volumen de datos tan tremendo y la necesidad de tener la información actualizada al máximo, optamos por el uso del reporting en tiempo real mediante acceso remoto a través de Smart Data Access desde el DW a las vistas calculadas de SAP HANA.

A pesar del potencial y capacidades de la herramienta, la solución de un reporting íntegramente en tiempo real no resultó factible para informes que se salían del estándar y que requerían un alto grado de detalle. En bloques como el de inventario, por ejemplo, los informes tardaban muchos minutos en ejecutarse y las consultas se hacían totalmente imposibles.

Los informes en tiempo real funcionaron con normalidad:

  • Con un volumen de datos bajo en informes detallados.
  • Con datos en la misma BBDD, con independencia del volumen y detalle del informe.
  • Con vistas e informes estándar.
  • Con informes a alto nivel.

Los informes en tiempo real no funcionaron:

  • Con un volumen medio/alto de datos distribuidos en distintas BBDD.
  • Con vistas e informes no estándar, dependiendo del volumen de datos, de la complejidad de las vistas y del detalle del informe.
  • Con un volumen de datos medio en informes detallados.

Tras mucha investigación, con numerosas pruebas y pilotos, obtuvimos el máximo partido de la herramienta mediante el uso de modelos mixtos y aplicando algunas funcionalidades interesantes de SAP HANA, como el uso de Hints para optimizar el rendimiento de las vistas y el consumo de memoria. 

4. Lecciones aprendidas
Queda claro que no hay una receta infalible para determinar de forma rápida la mejor solución a adoptar, ni una tabla para decidir qué información debe ser en tiempo real y cuál se puede mantener estática. 

Solo observando las particularidades de cada caso y con algunas consideraciones como referencia, será posible conseguir que la experiencia del cliente con el reporting sea satisfactoria. El éxito o fracaso dependerá de un buen análisis de las características y necesidades de los clientes, donde la cantidad de información que se necesite procesar será determinante para conseguir un resultado óptimo. 

Hemos visto que, a veces, el reporting completamente en tiempo real no es lo más aconsejable y los modelos mixtos pueden ser un gran aliado en entornos complejos. Mediante el uso de estos modelos e informes híbrido, se pueden ofrecer soluciones adecuadas sin perder funcionalidad, y la combinación entre almacenamiento físico y virtual puede ayudar en un escenario con un alto volumen de información. 

En conclusión, el sueño del tiempo real ya es una realidad pero, si queremos sacarle el máximo partido, no hay que dejarse llevar por la emoción y las ganas de emplearlo a toda costa. Aconsejar a los clientes y utilizarlo con coherencia es nuestra tarea y es fundamental saber identificar las claves para separar la realidad de la ficción.

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