¿Por qué pagar más? SAP Ariba Sourcing

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¿Por qué pagar más? SAP Ariba Sourcing

Andrea Carné | nov 11, 2020

Si pagas más es porque quieres, ¿lo sabías?

Los compradores estratégicos de una empresa destinan gran parte de su tiempo a los pasos previos al proceso de compras, tratando de reducir el coste total de los bienes y/o servicios que desean adquirir.

¿Cuáles son los pasos previos al proceso de compra?

  • Definición de estrategia de compras

Con las oportunidades y riesgos de cada proceso de compra identificados, se deberá acordar una estrategia a seguir en la que se establezcan puntos importantes como:

  • Decisión de los proveedores a los que lanzar una necesidad.
  • Decisión sobre el tipo de evento a lanzar (licitación de tipo competitiva o no competitiva).
  • Determinación de los tiempos de duración de los eventos.
  • Involucración de los roles de compañía necesarios para la evaluación, cierre y adjudicación del evento.
  • Análisis de proveedores

El comprador identifica los proveedores con los que se puede lograr un mejor entendimiento. A través de Supplier Lifecycle and Performance (SLP), se podrá medir el desempeño de los proveedores e identificar los que son clave.

En todo caso, podemos invitar a nuestros eventos a todos los proveedores con los que ya trabajamos actualmente y como no, a nuevos también.

  • Análisis de gasto

En base al histórico de las licitaciones es posible hacer un análisis de los gastos por cada categoría de productos y adecuar la estrategia de licitación en base a dicho análisis.

El denominador común de todas las empresas es el cálculo de ahorro, que permite hacer un seguimiento del cumplimiento de las metas definidas. 

La correcta ejecución del análisis de gasto, análisis de proveedores y definición de estrategia de compras, permitirá a la empresa ahorrar tiempos y tener una mayor trazabilidad en sus procesos de compras. 

¿Por qué hacer todas estas tareas por separado, cuando las podemos realizar dentro de una misma herramienta y ahorrar tiempo a nuestros compradores?

La solución es:

SAP ARIBA SOURCING

SAP Ariba Sourcing es la herramienta en la nube que va a hacer posible crear un entorno de abastecimiento estratégico adecuado para las organizaciones, creando acuerdos competitivos y de mejor valor para obtener ahorros sostenibles.

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El comprador en SAP Ariba Sourcing, efectúa el proceso de abastecimiento desde Guided Sourcing, interfaz fácil e intuitiva de usar.

Las tecnologías en el mundo de las compras son cambiantes, por eso Guided Sourcing tiene la capacidad de ofrecer una experiencia de usuario simplificada e intuitiva, empleando una herramienta fácil de usar y que ayuda a generar más ahorros de aprovisionamiento:

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Con el uso de Guided Sourcing no es necesario navegar entre diferentes pantallas, es decir, que permite crear un evento en única página gracias al paso a paso proporcionado por un wizard. Además, mejora la gestión de los artículos, da la opción de crear eventos multi ronda de una forma rápida y sencilla y acelera los ciclos de abastecimiento.

Además, si se quiere seguir utilizando funcionalidades más avanzadas, existen los siguientes tipos de eventos: 

  • Request For Information (RFI)
  • Request For Proposal (RFP)
  • Auction
  • Forward Auction (Subastas inversas)

Full Project → es aquel Flujo que sirve para la creación de eventos complejos y puede aglutinar dos o más combinaciones de los eventos anteriores.

Estos eventos se pueden crear a partir de una solicitud creada en el propio SAP Ariba, o  bien, a partir de una solicitud de compra creada en el sistema externo y que viaja a SAP Ariba para poder crear el evento. De la misma manera, cuando el evento se adjudique a uno o más proveedores, existe la posibilidad de enviar el pedido al sistema externo, ya sea SAP o no SAP.

A continuación detallamos el flujo de creación de un evento en SAP ARIBA:

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La creación de cualquier tipo de evento está compuesto por la definición de reglas, invitación de los proveedores y el contenido. Una vez publicado el tender, el comprador puede monitorizar dicho tender y ver a tiempo real las ofertas de los proveedores:

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Durante la creación del contenido del evento, el comprador puede hacer un scoring sobre el contenido que vaya a enviar al proveedor. Esto permitirá dar más o menos importancia al contenido del evento para que cuando finalice el tiempo para ofertar, el comprador pueda analizar las ofertas en base al cumplimiento de sus necesidades.

Para analizar las ofertas de los proveedores, Ariba ofrece diferentes escenarios standard:

  • Mejor oferta.
  • Mejor oferta con un número limitado de proveedores.
  • Proveedores preferidos.
  • Ofertas con el menor costo extendido.
  • Ofertas basadas en funciones de scoring que evalúan las ofertas del proveedor por artículo.

Si ninguno de los anteriores se adapta a lo que el comprador desea valorar para adjudicar el evento, siempre habrá la posibilidad de crear un escenario de forma manual.

En todos los eventos el comprador puede invitar a cualquier proveedor, existente o no en su base de datos, pudiendo elegir también del listado de proveedores preferidos.

¿Qué pasa si no tengo ningún proveedor que me pueda ofrecer lo que necesito?

SAP Ariba Sourcing permite crear Quick Quote Postings, que es la creación de un evento público.

El sistema permite publicar en Ariba Network un evento de petición de oferta. SAP Ariba Discovery invita automáticamente a los proveedores dados de alta en Ariba Network que coinciden con la categoría de producto o servicio de la publicación.

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Y tras haber concluido las licitaciones, ¿Cómo puedo analizar los gastos?

SAP Ariba Sourcing proporciona la funcionalidad de Informes pre-paquetizados en los que el usuario puede hacer un análisis a partir de informes preconfigurados, o bien, puede crear los suyos para extraer la información necesaria y poder hacer dicho análisis para poder actuar sobre sus puntos más débiles:

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Conclusiones

Entonces, ¿Por qué pagar más?

El módulo de SAP Ariba Sourcing además de permitir hacer más eficiente el proceso de Tender, lo que nos permite es agilizar el trabajo de los empleados:

  • Definición de estrategia de licitación.
  • Ahorro de tiempo en crear la licitación.
  • Visibilidad y seguimiento de todo el proceso desde una misma herramienta.
  • Sinergias a la hora de definir estrategia de licitación a nivel de grupo.
  • Participación de todos los Stakeholders necesarios.
  • Negociación de precios .

En Techedge tenemos el expertise necesario para asesorar a nuestros clientes, no solo desde un punto de vista técnico, sino también desde un punto de vista funcional gracias a nuestra amplia experiencia en implantación del producto de Sourcing.

Contamos con un equipo dedicado y especializado ya adaptado a la movilidad de trabajo impuesta por el confinamiento por la Covid-19.

Si tus compradores estratégicos se quejan de la falta de eficiencia en su día a día, contacta con nosotros para poder hacer una DEMO y ver cómo podemos solucionar sus problemas.

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