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Pensamiento divergente on-line. Adaptando los frameworks

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Design Thinking

Pensamiento divergente on-line. Adaptando los frameworks

Javier Martín | jun 15, 2021

Con el auge del trabajo remoto, a todos se nos han presentado nuevos desafíos. ¿Cómo digitalizamos nuestros comportamientos más cotidianos, desde el Onboarding de empleados hasta las conversaciones en la máquina de café? 

A día de hoy, las herramientas tecnológicas nos ayudan a gestionar muchos aspectos en nuestra vida laboral, pero, ¿qué podemos hacer cuando queremos cambiar la estrategia comercial de nuestra compañía, recolectar las ideas de nuestros empleados o comenzar proyectos innovadores que proporcionarán nuevas fuentes de ingresos a nuestras organizaciones?

Nos encontramos en un momento en el que contamos con parte de nuestros equipos distribuidos por todo el mundo y, en su gran mayoría, trabajando desde casa. Esto no significa que tengamos que dejar en stand-by los desafíos empresariales a los que nos enfrentamos ni nuestros procesos de creatividad. Al contrario, nos encontramos en una situación en la que debemos adaptarnos lo más ágilmente posible a las condiciones cambiantes del entorno. El mundo laboral está transformándose completamente pero, contamos con un aliado especial, la tecnología; con las herramientas adecuadas y un plan sólido, podemos llevar a cabo los talleres de ideación de forma similar a como lo haríamos en un entorno plenamente presencial.

No podemos obviar que llevar a cabo un taller de Design Thinking remoto conlleva una serie de desafíos, pero pronto nos daremos cuenta de que los beneficios superan con creces a los inconvenientes.

¿Qué es el Design Thinking?

En muy pocas palabras, Design Thinking es un proceso para comprender los desafíos a los que se enfrentan nuestros clientes y encontrar soluciones creativas. Es un proceso pensado por personas para personas, donde se empodera a todos los miembros de la organización y donde se premia la creatividad, la empatía, la comunicación y el pensamiento divergente. Todos tienen voz y voto. Es altamente colaborativo y orientado a la acción, con un conjunto de técnicas y herramientas que ayudan a una organización a impulsar el cambio.

A través de actividades como recopilar información sobre los clientes, delimitar y reformular el problema, ideación, creación de prototipos y testing iterativo, vamos a obtener como resultado nuevos productos, servicios o mejoras en nuestros procesos de negocio que tanto nuestros clientes como nuestros empleados van a disfrutar. 

El proceso de Design Thinking ayuda a los equipos a:

  • Empatizar y tomar decisiones basadas en una comprensión profunda de las necesidades del cliente.
  • Mejorar sus habilidades de colaboración, co-creación y resolución de problemas.
  • Romper los silos mediante la colaboración de equipos multidisciplinares de toda la organización.
  • Aprender a aceptar el fracaso y aprender de los errores para tomar futuras decisiones.

Fuente: https://www.braineet.com/blog/design-thinking-innovation/

¿Cómo llevar a cabo sesiones de Design Thinking remotas?

Vamos a dividir el contenido en dos etapas, en la primera veremos cómo planificar un workshop de design thinking remoto y en la segunda, cómo llevarlo a cabo.

Planificación de un taller de Design Thinking remoto

El principal objetivo de un taller de Design Thinking remoto es reunir a un grupo multidisciplinar de personas para enfrentarse a un problema explícito. Por tanto, el primer paso en el proceso de planificación es delimitar el desafío en el que se va a trabajar y el equipo de trabajo que va a tratar de resolverlo. Es necesario fijar un objetivo claro y conciso del taller para poder garantizar que todas las personas involucradas en el mismo conozcan de antemano por qué están involucrados en la iniciativa y así poder asegurar que están preparados y motivados para poder contribuir a la iniciativa.

Dado que el taller se va a llevar a cabo de forma remota, recomendamos grupos máximos de entre seis y ocho personas, de forma que consigamos una combinación de diferentes perspectivas y formas de pensar y, al mismo tiempo, que el grupo sea manejable.

El segundo paso del proceso reside en los detalles. Vamos a contar con un tiempo limitado, con lo que es de vital importancia mantener un desarrollo fluido del taller. Para ello, es esencial planificar la agenda al minuto, elaborando un programa detallado para cada actividad que queremos llevar a cabo y cuánto tiempo queremos dedicar a cada uno de ellos. 

Existen numerosas plantillas que pueden ayudarnos a definir las actividades, pero la clave para elegirlas es la eficacia y el compromiso. La simplicidad también es realmente importante, ya que las actividades complejas que requieren mucha explicación tienden a ralentizar la tracción del taller. 

Además, debemos tener en cuenta que las actividades pueden llevar más tiempo del esperado en el formato remoto, pudiendo surgir imprevistos tecnológicos. Para ello, debemos tener en cuenta estos imprevistos y planificar las tareas acorde a ello.

Al igual que en el formato de taller presencial, necesitamos contar con las herramientas necesarias. Para ello, en el paso tres, pensamos en la combinación de una potente herramienta de videoconferencias, una pizarra virtual como Mural o Miro y una herramienta colaborativa en la que poder compartir documentos son fundamentales y las mínimas necesarias para poder abordar el taller con garantías.

Como cuarto punto, tenemos que hacer partícipes a las personas que van a estar involucradas en el taller. Deben conocer la importancia del mismo y que van a ser invitados porque se valora su participación. Es aconsejable acompañar la invitación con un resumen sobre lo que los participantes pueden esperar del taller, incluyendo información sobre Design Thinking para aquellas personas que no estén familiarizadas puedan tener una mejor idea del tipo de actividades que se desarrollarán a lo largo del taller. 

Cómo último paso de la fase de planificación, recomendamos realizar una sesión inicial con el equipo, con una o dos semanas de antelación al comienzo del taller, donde realizaremos una pequeña introducción al taller y sus implicaciones, introducción del equipo, las expectativas previstas así como el trabajo previo a realizar por el equipo. 

En un taller de Design Thinking remoto, la fase de empatía recomendamos realizarla como trabajo previo al workshop. Para ello, solicitaremos a los participantes que recopilen la mayor información posible de usuarios o clientes, los problemas a los que se enfrentan, las barreras que les impiden progresar así como sus emociones y expectativas de forma que puedan llegar a completar un mapa de empatía.

Fuente: mural.co

Ejecución de un taller de Design Thinking remoto

Una vez llevada a cabo la sesión inicial, es probable que dentro del equipo haya algún integrante dubitativo sobre el proceso. Para solventarlo, recomendamos empezar explicando un Caso de Éxito donde pongamos en valor los resultados obtenidos, de forma que podamos entusiasmar y motivar al equipo. Es buen momento para recordar las expectativas que se persiguen, así como establecer las “reglas del juego” antes de dar comienzo al proceso de ideación. De esta forma, cada integrante del equipo conocerá el objetivo final y el por qué de los pasos que se van a ir dando.

También es muy recomendable comenzar la sesión con un ‘ice-breaker’ donde, mediante una actividad divertida, consigamos reducir la tensión inicial y ayudar a las personas a sentirse cómodas entre sí, especialmente si nunca antes habían trabajado juntas. Las plataformas de pizarra virtual comentadas con anterioridad nos proporcionan muchas plantillas que pueden ayudarnos a elegir estas y otro tipo de actividades para nuestro taller.

Fuente: miro.com

Ahora sí, comenzamos con el proceso de Design Thinking, donde iremos recorriendo las diferentes etapas (aunque no tiene por que ser un proceso lineal). 

Como comentamos en la fase de planificación, los integrantes del equipo han trabajado previamente la fase de empatía, por los que solicitaremos al equipo sus hallazgos y les permitiremos presentar el mapa de empatía que han trabajado. Utilizando la pizarra virtual, generaremos un mapa de empatía final donde incorporaremos los temas principales y conocimientos que ha determinado el equipo. Como resultado, tendremos un conocimiento mucho más amplio del usuario o cliente y de los desafíos a los que se enfrenta. 

El siguiente paso nos lleva directos a la etapa de definición, donde profundizaremos en el verdadero problema a partir del mapa de empatía generado y lo haremos tangible mediante dos actividades. 

Primero, vamos a definir con claridad el punto de vista del usuario o cliente. Esta definición debe estar centrada en el ser humano y ser lo suficientemente amplia como para dejar espacio a soluciones creativas, pero también lo suficientemente acotada como para garantizar que tenga un enfoque específico y de pie a la acción.

Como segunda actividad y a partir de la definición del punto de vista, articularemos preguntas que replanteen el desafío de una forma que invite a la acción (cómo), se centre en las posibilidades y el potencial (podría), y fomente el trabajo en equipo (nosotros).

Consiste en resolver cada desafío haciendo la pregunta «HMW», que proviene de la frase en inglés «How Might We…?» traducida como: ¿Cómo Podríamos Nosotros….?

Es decir, la técnica consiste en replantear las preguntas con la intención de convertir esos desafíos en oportunidades. La forma de hacer la pregunta sugiere que una solución es posible y que se podría solucionar de varias maneras. Cada palabra de esa pregunta está pensada para que psicológicamente las personas no sufran bloqueo, ni sientan miedo de proponer cosas erróneas, sino que tratan de estimular la resolución creativa de problemas.

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La siguiente etapa del taller vamos a dedicarla a la ideación, es decir, proponer ideas y posibles soluciones para solventar el problema de nuestro usuario o cliente. Aquí el equipo va a tener la oportunidad de ser creativo, práctico, de interactuar con el resto del grupo , siendo una de las fases más motivadoras del taller. 

Iteraremos desde espacios personales de ideación a espacios en grupo en los que iremos construyendo las diferentes ideas gracias a la visión diferencial que puede tener cada miembro del grupo, siendo esta la clave de la innovación. Nos ayudaremos de la pizarra virtual para dar seguimiento a la etapa y esquematizar cada una de las ideas, ya que comprobaremos cómo los diferentes miembros trasladan sus ideas de forma diferente, desde la más visual a la más esquemática. Estas herramientas ya cuentan con plantillas preestablecidas que nos ayudarán a simplificar el proceso.

Por último, nos encontramos con la fase de prototipado y testing de nuestras ideas. Durante el prototipado es donde vamos a construir nuestros prototipos físicos o digitales. 

Es importante aclarar a los participantes lo que significa la palabra prototipo en un taller de Design Thinking. Un prototipo no tiene que ser bonito o perfecto. Es esencialmente cualquier cosa que haga tangible la idea y permita que se pueda probar con usuarios de forma sencilla, desde simples bocetos en papel y subidos a la pizarra virtual con una foto, historias de usuario, flujo de actividad, hasta wireframes creados con herramientas de sketching. 

Para estas dos últimas fases proponemos dejar a los participantes una semana para poder realizar los prototipos y poderlos probar con usuarios o clientes.

Después de la creación de prototipos y haber llevado a cabo las pruebas, finalizaremos con una sesión de seguimiento para tratar los resultados. Aquí es donde realmente entra en juego la naturaleza iterativa de Design Thinking. 

Es muy probable que descubramos que una solución funcionó muy bien, pero también puede que necesitemos volver atrás y redefinir el problema o dedicar un poco más de tiempo a conocer a los usuarios o clientes. Debemos estar preparados para retroceder, iterar y desafiar las hipótesis iniciales.

Conclusión

Cada vez más y más empresas cuentan con equipos distribuidos en diferentes localizaciones y ven el valor de la creatividad colaborativa como clave para el éxito empresarial. Los talleres de Design Thinking remotos bien ejecutados son un activo estratégico para la innovación, donde debemos equivocarnos lo más rápido posible e iterar al ritmo tan ágil que nos marca el mercado hoy en día.

Tener un amplio abanico de ideas aumenta las posibilidades de tener algunas magníficas ideas, y las grandes ideas bien ejecutadas son las que nos van a llevar a conseguir el éxito empresarial.

 

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