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OPTIMIZANDO EL PROCESO DE CARTERA DE INVERSIÓN: reduce hasta un 30% en tiempos y ten claridad sobre el ROI

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OPTIMIZANDO EL PROCESO DE CARTERA DE INVERSIÓN: reduce hasta un 30% en tiempos y ten claridad sobre el ROI

Techedge | May 09, 2022

 

La optimización y estandarización del proceso de cartera de inversión empresarial a partir del uso de herramientas de gestión de contenido electrónico

 

A diario las compañías se enfrentan a retos tecnológicos en relación a la digitalización y estandarización de sus procesos, convirtiéndose no solo en un incentivo para la misma, si no en una necesidad, dada por la demanda exigida en el actual contexto económico y social para enfrentar los desafíos que se presentan en términos de velocidad y conveniencia, como lo es la optimización de procesos y reducción de costos.

Este es el caso de una de las compañías más importantes de Colombia y de Latinoamérica en el sector de hidrocarburos, donde poco a poco se adaptan a esta nueva realidad, enfrentando el reto de cómo llevar el proceso de inversiones a un entorno 100% digital, siendo este proceso altamente sensible y de impacto económico, donde como parte del Gobierno Corporativo se cuenta con el Esquema de Toma de Decisiones de Inversión, en el cual se establecen las atribuciones para que mediante una figura de órgano colegiado se realicen las decisiones de asignación de recursos de capital, esto basado en una metodología Stage-Gate. La figura donde se realizan dichas aprobaciones se opera en diferentes instancias conocidas como Comités de Inversiones, que abarcan todo el grupo empresarial y son segmentados según el negocio, el monto total y el nivel de madurez de la inversión. Para acceder a los comités de Inversiones se debe diligenciar un documento conocido como el Memorando de Inversión el cual debe surtir un proceso de aseguramiento previo a la toma de decisión.

Antes de la digitalización el aseguramiento del Memorando de Inversión, que era desarrollado con la ayuda de herramientas ofimáticas y guardado localmente en el equipo de la persona que lo elaboró, se hacía mediante la circulación en impreso o por correo electrónico con la finalidad de recibir comentarios y ajustarlo para mejorarlo, pero presentaba cierta dificultad de controlar el estándar del contenido, la trazabilidad y responsabilidad de quien(es) estaban interviniendo en el documento, además de sumar un trámite engorroso relacionado con la recolección de firmas que podía implicar tener documentos que se quedaban estancados esperando a que alguien finalizara su trámite deteniendo el avance en el desarrollo de las iniciativas de inversión.

 

Procesos documentales desde la estructuración, inversión, aseguramiento y toma de decisión

Techedge como aliado estratégico y experto en la implementación de las plataformas OpenText Extended ECM for SAP Solutions y Module Suite de AnswerModules logró elaborar un flujo documental y construir una serie de herramientas, con los que se surte todo el proceso documental desde la estructuración del documento de la inversión, aseguramiento y toma de decisión de todas las propuestas de inversión de la compañía. El desarrollo de esta solución hace parte integral de un ecosistema de herramientas tecnológicas como lo es el sistema SAP S/4HANA con su módulo PPM que soporta la gestión de inversiones a nivel transaccional y otros sistemas SAP receptores de eventos, pero dada la modularidad de la solución desde el proceso documental, este puede trabajar independiente y sin ningún tipo de relación con otros sistemas, permitiendo que se puedan gestionar las aprobaciones de las inversiones en sus diferentes etapas, sin ningún tipo de dependencia a un sistema transaccional.

pexels-thisisengineering-3861958(Pexels, 2019)

 

7 beneficios claves al optimizar el proceso de cartera de inversión

La implementación de este tipo de proyecto se gestiona gracias al buen relacionamiento con el equipo del Cliente, sus demás proveedores y otros actores que participaron, la gestión a través de los marcos metodológicos de agilismo permitió alcanzar las expectativas con relación a:

  1. Proceso de inversiones 100% digital
  2. Integración de 5 herramientas tecnológicas modulares, cada una operando en el core de su desarrollo
  3. Diseño digital basado en estandarización, trazabilidad, orden y control
  4. Mejoramiento en la velocidad del proceso
  5. Recopilación de data de calidad para analítica
  6. Centralización de auditoría
  7. Documentación custodiada y bajo los lineamientos de seguridad requeridos

Por tanto, todo esto finalmente se traduce en múltiples beneficios para el negocio, donde por mencionar algunos están el ahorro económico anual significativo, así como también una reducción de tiempos hasta en un 30% teniendo así un retorno de inversión claro.

Este proyecto bajo un enfoque de agilismo continúa en el desarrollo incremental de la solución, involucrando cada día más a sus colaboradores y clientes finales, donde sus aportes son indispensables para el crecimiento tecnológico, haciendo posible que se rompan barreras de resistencia al cambio y donde los procesos de apropiación y uso son mucho más sencillos.

 

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