Migración a SAP S/4HANA: conoce Business Partner

En un mundo cambiante, has decidido escalar la montaña y te encuentras frente a ella sin saber exactamente cómo comenzar este complicado camino. Definida la ruta a tomar y con una meta ya muy clara, es hora de comenzar.

En un artículo anterior, ya vimos los beneficios logísticos de SAP S/4HANA, que se caracteriza por la simplificación y la adaptación de todos sus procesos a los nuevos tiempos, necesidades empresariales y tratamiento de la información, y por ello, es lógico que el primer paso sea la actualización de las relaciones comerciales a un nuevo nivel y renovado concepto, Business Partner.

Business Partner, un nuevo concepto

SAP ha renovado y personificado el concepto de cliente, proveedor o tercero y ha creado una única figura denominada interlocutor comercial (Business Partner). Comprender este concepto es de vital importancia para poder adentrarnos en todos los beneficios que puede ofrecernos la gestión por Business Partner.

A partir de ahora ya no gestionas un cliente o un proveedor, gestionas un interlocutor bajo un único identificador legal multinacional que podrá disponer de todos los roles que desees, será tu cliente, tu proveedor, tu gestor de crédito y tu logista al mismo tiempo que dispondrá de multitud de interlocutores asociados con su propio identificador. Todo ello unido en una red que podrá satisfacer cualquier necesidad empresarial o analítica.

SAP y los Business Partner

Pese a que aparece esta nueva figura en nuestro sistema, a nivel técnico, no se sustituyen los antiguos y conocidos clientes y proveedores, por lo que el resultado final de este proceso se resume en 3 bloques diferenciados:

• BP: Representa al nuevo objeto que se crea, con su configuración y tablas propias.
• CVI: Módulo que gestiona la integración entre los BP y los objetos en SAP ECC.
• SAP ECC: Representa a los objetos de cliente, proveedor y persona de contacto que se utilizan actualmente.

Para abordar la migración de manera satisfactoria se deberán llevar a cabo las siguientes tareas de preparación del sistema:

Análisis: Uno de los puntos críticos y de extrema importancia en la migración es el análisis muy exhaustivo de la configuración actual del sistema, los grupos de cuentas, grupos de status campo, rangos numéricos, datos maestros, etc. Se deberá tener controlada toda la configuración y las inconsistencias en la base de datos.

Configuración: Se llevará a cabo la configuración de los Business Partner de la forma que sea establecida en el proyecto de migración. Para su definición, se debe considerar que se añadirá una nueva agrupación y rango numérico al sistema que unificará los grupos de cuentas de cliente y proveedor actualmente separados.

Mapeo: Una vez configurados los BP se deberá configurar el módulo integrador CVI. La configuración de este bloque se basa en realizar todas las asignaciones de elementos en dos direcciones:

Business Partner          →       Cliente/proveedor

Cliente/proveedor       →       Business Partner

Las claves para la configuración

La migración de la gestión de terceros de SAP ECC a Business Partner es, sustancialmente, mucho más compleja que la implantación en un greenfield debido a que nos encontraremos en un escenario dependiente en gran medida de la configuración actual de los terceros del sistema.

Si recuperamos el concepto de BP podremos observar que, al fin y al cabo, se trata de un elemento que unifica lo que antiguamente podían ser dos elementos separados técnicamente. Es muy común que la actual configuración de grupos y rangos numéricos que está presente tanto en clientes como proveedores se superponga, de manera que, si el rango numérico del grupo de clientes “extranjeros” es diferente al rango de proveedores “extranjeros”, pero se superpone con el grupo de proveedores “nacionales”, no podremos utilizar un único grupo y rango de BP “extranjeros” para unificar tanto los clientes como los proveedores y se deberá dividir en dos.

Con el simple ejemplo anterior, podemos observar el impacto que tiene la dependencia de los antiguos objetos de clientes y proveedor de SAP en la nueva configuración de BP que deseamos tener en el sistema, por ello, las principales claves para la migración son:

• Análisis: Analizar todos los grupos de cuentas y los rangos numéricos actuales del sistema es primordial para poder definir los grupos y rangos que deberán ser configurados en los Business Partner, es imperativo que en ningún caso exista solapamiento. A su vez, se debe tener en cuenta que el “field status” en BP se controla mediante la función de interlocutor y no mediante el grupo de cuentas.
  
  
• Preparación: La más eficiente preparación resultará en el mayor éxito posible. Usar herramientas como Excel para definir y controlar todos los grupos, rangos o datos maestros tanto del bloque de terceros de SAP ECC como las definidas en los BP nos permitirá poder minimizar los errores y reducirá el tiempo y coste económico de la migración de forma sustancial. Si al comenzar la migración existen errores en el mapeo de valores se pueden generar miles de datos incorrectos en multitud de tablas. Un error al migrar un cliente o proveedor consumirá el rango numérico del BP que se intenta crear.
  
  
• Inconsistencias: Tras muchos años de utilizar SAP es más que probable que encontremos inconsistencias en aquellos maestros de clientes o proveedores antiguos como: terceros sin grupo de cuentas en las tablas, rangos numéricos asignados que no existen, valores incorrectos en campo clave, etc. Todas las inconsistencias en BBDD deberán ser solucionadas.
  
  

La migración a Business Partner

Como ya se ha comentado previamente, la migración a Business Partner se simplificará tanto mejor preparado se esté para llevarla a cabo. Por ello, cuatro factores son primordiales a tener en cuenta:

• La configuración: Expuesto anteriormente, se debe prestar suma atención a esta fase de la migración.
• SAP: La búsqueda de información en SAP y la utilización del manual “Cookbook Customer Vendor Integration” guiarán el proyecto al éxito.
• SAP Note: El análisis y búsqueda de Notas SAP nos proveerá de correcciones al código estándar, nuevas funcionalidades o solución a problemas de negocio.
• Equipo técnico: El equipo técnico de programación debe estar coordinado con el funcional y deberá controlar la BADI CVI_CUSTOM_MAPPER a la perfección, puesto que realiza el control de traspaso de datos desde los datos originales hacia los BP.

El proceso de migración a BP es un proceso iterativo sencillo, una vez que disponemos de todas las piezas sobre el tablero y estemos preparados, se deberá utilizar el cockpit de migración, la herramienta que SAP utiliza para la ejecución de la migración y que deberá ser ejecutada en un proceso cíclico de sincronizaciones y corrección de errores hasta que todos los terceros han sido migrados a Business Partner.

Una vez lanzada la sincronización, el sistema llevará a cabo la transformación de nuestro antiguo sistema de gestión de clientes, proveedores y personas de contacto a un moderno y más potente sistema de gestión de interlocutores comerciales:

Si bien es cierto que no es un camino sencillo, ya puedes dar tu primer paso hacia el futuro, hacia SAP S/4HANA.