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La nueva y productiva apuesta de las organizaciones

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La nueva y productiva apuesta de las organizaciones

Alexander Del Risco | jun 24, 2021

El trabajo colaborativo, el home office, la movilidad y la seguridad

La llegada de la pandemia aceleró la conversión digital en el mundo empresarial, así como la consolidación del trabajo en casa, impulsando a las compañías a implementar estrategias para que el trabajo remoto se hiciera de manera efectiva y eficaz, y que además les permitiera asegurar la confidencialidad de la información; podemos ver un ejemplo en el artículo Redefiniendo la capacitación continua de sus asociados donde la compañía Mars Petcare reinventa las operaciones de fabricación y el entrenamiento de sus colaboradores con los auriculares manos libres RealWear utilizando Microsoft Teams.

Por fortuna para la mayoría de las grandes compañías este fue un escenario al que solo tuvieron que adaptarse, pues muchos cuentan con las soluciones digitales y profesionales necesarias para realizar el trabajo desde casa, el cual llegó para quedarse con múltiples beneficios como:

• Reducir costos
• Aumentar la productividad
• Incrementar la responsabilidad individual
• Facilitar la valoración del trabajo
• Eliminar tiempos de movilidad
• Incrementar la calidad de vida
• Flexibilizar el horario y adecuarlo al ritmo del trabajador
• Incentivar la lealtad de los trabajadores
• Reducir las bajas y el absentismo

En este contexto, el principal beneficio del home office es sin lugar a dudas la movilidad, la cual cada día será más frecuente dada la facilidad de desempeñar variedad de ocupaciones laborales desde casa, reduciendo significativamente el porcentaje de trabajadores que se desplazan a las oficinas, principalmente en las grandes ciudades; lo que tendrá un impacto en el tráfico, descongestionará las vías, y a su vez reducirá la contaminación ambiental.

Ante este escenario el reto ahora está enfocado en dos aspectos: el primero en adaptar los negocios a las tecnologías con las que seguramente ya cuentan la mayoría de las compañías, pero donde no se aprovechan al 100% la automatización de sus procesos, y el segundo la efectividad de las comunicaciones digitales y virtuales como la base para la consolidación del trabajo colaborativo. Un ejemplo de estas capacidades lo podemos ver en el video: Un día en la vida de la fabricación con Microsoft Teams en donde se hace evidente la optimización de procesos de inspección y mantenimiento conectando a los colaboradores de una fábrica mediante Microsoft Teams y ejecutando flujos de trabajo para llevar a cabo las diferentes actividades.

 

Soluciones al alcance de todos

Para dar solución a estos desafíos Microsoft 365 cuenta con una solución inteligente y completa que combina las herramientas de ofimática, un sistema operativo confiable y eficiente, y un sistema de seguridad que protege los dispositivos y la información.


Esto es especialmente importante ya que los trabajadores tienen expectativas diferentes sobre su lugar de trabajo y sus empleadores, buscando más flexibilidad y libertad para trabajar en cualquier lugar, así como un nivel de acceso a la comunicación eficiente y segura que les permita interactuar a través de mensajería instantánea y video por demanda. Cumplir con estas expectativas es fundamental para evitar decepciones y confusiones, reduciendo barreras entre empleados, y promoviendo la comunicación y la colaboración transparente, con base en estas realidades.

 

El trabajo remoto comienza con la seguridad de la identidad y el acceso

 

Imagen Artículo microsoft 365Foto tomada de: (Unsplash, 2020)

 

Tener el control de las versiones de los documentos con los que se trabajan y compartir información con otros miembros es una de las principales cualidades de la solución, ya que son algunas de las desviaciones más recurrentes e importantes en los procesos de gestión documental en las organizaciones, entre las que se encuentran:

  • Documentos perdidos: este es uno de los principales problemas de la mala gestión de documentos. Los documentos digitales generalmente se almacenan en una o más carpetas en el disco duro de las computadoras de trabajo y esto causa muchos problemas de seguridad principalmente debido al acceso no controlado a archivos, virus, sistemas antiguos y otras violaciones de seguridad de los sistemas informáticos que acceden. Por lo tanto, la pérdida de documentos es muy común.
  • Sobreescritura de archivos: las empresas también suelen tener varios usuarios que acceden al mismo documento al mismo tiempo, por ejemplo, a través de una red, y a menudo, alguien edita un documento mientras realiza una copia, lo que es una situación típica que inevitablemente conduce a la creación de una versión no controlada.
  • Falta de seguridad: los sistemas a menudo no brindan el nivel de seguridad necesario para proteger adecuadamente los documentos. Esto se debe a una configuración de accesos y permisos de usuario incorrectos en el archivo.
  • Duplicidad de documentos: los archivos generalmente se almacenan en otra carpeta o disco duro, computadora, unidad USB, etc., lo que conduce a inconsistencias en la documentación porque no existe una gestión de cambios centralizada, impidiendo distinguir cuál es válido, cuál es la última versión del documento y qué ha cambiado en cada una.

 

La seguridad como factor determinante

ImagenArtículo2Microsoft365Foto tomada de: (Unsplash, 2020)

Una de las mayores preocupaciones de las compañías es la seguridad de la información, el acceso a esta y su tratamiento de datos como lo indica el siguiente análisis La Seguridad de Microsoft, es líder en cinco Cuadrantes Mágicos y para sobrellevar esta amenaza Microsoft 365 permite implementar medidas preventivas y reactivas que resguardan y protegen la información, sin que esto implique generar barreras en el flujo correcto de la comunicación e información:

Grupos de seguridad en SharePoint. Con la que se podrá explorar la creación de grupos 365, en los que tendrá la libertad de decidir y asignar roles y permisos de acceso a la información, a determinados grupos y equipos de trabajo.

Identity protection. Esta característica permite aplicar diferentes métodos de autorización y acceso a la información, estableciendo mecanismos de autenticación Single Sign-on, MFA, o utilizando características biométricas como lector de huella dactilar, además, permite establecer diferentes niveles de configuración de permisos y roles correspondientes al desarrollo de las actividades, estas características son una de las razones por las que EMCOR Group decidió hacer su transición a la nube como lo explica en este artículo EMCOR Group realiza la transición a la nube y construye un lugar de trabajo inteligente con Microsoft 365

 

Facilitador y complemento del trabajo con Office 365

Contar con las herramientas que ofrece Microsoft actualizadas y adaptadas a las necesidades del negocio, facilita la comunicación, la co-creación y el uso compartido en la nube, convirtiendo cualquier dispositivo en una oficina móvil, permitiendo a las compañías ganar en productividad y reducción de costos, incrementando la rentabilidad y facilitando el trabajo diario.
 
Características clave
• Herramientas de productividad en la oficina
• Herramientas de comunicación
• Seguridad y cumplimiento
• Almacenar en la nube y gestionar datos y análisis
• Movilidad
• Consultar y compartir documentos en línea
• Co-crear/coautoría
• Trabajar en equipo
• Definir políticas de acceso y permisos
• Administrar el gobierno corporativo del sitio
 
Beneficios clave
• Trabajar mejor colaborativamente para lograr más
• Tomar mejores decisiones con inteligencia y análisis
• Disponer de escalabilidad ya que a medida que la organización crece, se podrán adquirir servicios adicionales y almacenamientos requeridos
• Centralizar de forma sencilla y flexible la información
• Disponer de un ecosistema móvil y optimizado desde su usabilidad, al cual se puede acceder desde cualquier dispositivo: computador, teléfono móvil o Tablet (IOS o Android), siendo una solución de productividad colaborativa y de gestión documental multipantalla
 
 
El trabajo en equipo una colaboración segura

ImagenArtículo3Microsoft365Foto tomada de: (Unsplash, 2019)

La seguridad, el rendimiento, la disponibilidad y la escalabilidad del sistema son las principales preocupaciones de las empresas que buscan el éxito y el crecimiento empresarial, pero por otra parte, mantenerse conectado en tiempo real también se ha convertido en algo fundamental, al igual que mantener una buena gestión de la información con lo que la protección contra ciber amenazas y la maximización de la productividad del equipo son una necesidad constante. En este sentido, contar con una solución completa es fundamental para cualquier organización ya que brinda control sobre sus datos confidenciales, les ayuda en la implementación de mecanismos automatizados que utilizan Inteligencia Artificial para realizar análisis de seguridad y corregir vulnerabilidades del sistema.

Sabemos que el reto de las organizaciones es poder lograr resultados comerciales como reducir costos, ahorrar tiempo y simplificar y automatizar procesos, sin embargo, estos resultados solo se pueden lograr si las organizaciones adoptan y usan este tipo de nuevas tecnologías.

 

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