¿Qué es compliance? Entiende su importancia y cómo implementarlo

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¿Qué es compliance? Entiende su importancia y cómo implementarlo

Techedge | Ago 27, 2020

¿Qué es el Compliance?

Con origen en el verbo inglés "to comply", que significa cumplir, obedecer, estar de acuerdo, el Compliance se define como: 'seguir las leyes, reglas y procedimientos internos de las organizaciones, además de las asociaciones éticas, ya sea con el sector público o privado y sus proveedores'.

Hasta hace muy poco, el Compliance estaba restringido a multinacionales y sectores extremadamente regulados, como finanzas y salud. En los últimos años, sin embargo, este tema ha entrado definitivamente en la agenda de las empresas españolas y de la sociedad en su conjunto, siguiendo una tendencia ya consolidada en las principales economías del mundo, que exige una conducta empresarial más transparente y lícita.

En palabras de algunos expertos, "el Compliance es postura, comportamiento ético, moral y transparente en nuestro día a día y en el ejercicio de nuestras profesiones". En otras palabras, el Compliance comienza en la dimensión del individuo y se refleja, finalmente, en la dimensión de la empresa. Es importante tener esta visión, ya que de nada servirá implementar una serie de herramientas, políticas y procedimientos internos sofisticados si no hay participación por parte de las personas en su vida diaria, dentro y fuera de la empresa.

El Programa de Compliance establece procedimientos para prevenir, detectar y remediar los riesgos relacionados con el cumplimiento de las leyes y normativas desde la perspectiva de la ética y la integridad.

¿Cuáles son los objetivos del Compliance?

  • Crear una cultura que fomente la conducta ética y el cumplimiento del Compliance.
  • Identificar los riesgos de mercado y los riesgos específicos relacionados con el negocio de la empresa.
  • Prevenir y detectar conductas ilícitas existentes o potenciales.
  • Ayudar a los empleados a cumplir con la legislación, el código de conducta y ética y las políticas internas a través de reglas claras y accesibles, herramientas fáciles de usar, como intranet y sistemas de aprobación y controles legales y contables reforzados.
  • Proteger a la empresa en caso de fallos en el Programa de Compliance, que puede servir para reducir sanciones. En este punto, destacamos la importancia de implementar un programa robusto y bien estructurado y no un programa 'de fachada' (programas simulados).
  • Mayor conocimiento sobre el propio negocio y el mercado en el que opera.
  • Mejor aplicación de recursos.
  • Mayor protección contra el fraude y otras irregularidades en la cadena de valor.
  • Atraer profesionales de alto cargo al equipo.
  • Diferencial competitivo y valoración de marca.
  • Firma de contratos de mediano y largo plazo con otras empresas relevantes.
  • Establecer alianzas y atraer inversiones de empresas extranjeras e incluso de inversores nacionales que quieran invertir en 'empresas sanas'.

Para ello, es necesario realizar un estudio detallado de la empresa y el mercado en el que opera, así como las leyes aplicables al negocio. Se debe conocer cómo se definen los roles y responsabilidades de los empleados, quiénes son los clientes, proveedores y competidores, con quién se relaciona (agentes públicos y privados), los riesgos a los que se está expuesto y una planificación estratégica. Esta valoración es fundamental, porque un buen Programa de Compliance debe reflejar la realidad de la empresa para que los empleados, sigan este mismo camino.

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¿Cómo crear un Programa de Compliance / Programa de Integridad?

Aunque no existe un modelo fijo, es importante saber qué es necesario implementar en mayor o menor medida cuando se piensa en crear o renovar un Programa de Compliance, también conocido como Programa de Integridad. ¿Cuáles son los pilares que, aun considerando las situaciones particulares de cada empresa (tamaño y segmento), deben estar presentes?

Podemos tomar como referencia la guía de la CGU - Programa de Integridad - Lineamientos para la Empresa Privada, que con base en el Decreto 8.420 / 15, destacó los principales pilares para un programa bien estructurado:

  1. COMPROMISO Y APOYO DESDE ALTA DIRECCIÓN (TONO DESDE ARRIBA). El apoyo de la alta dirección de la empresa es una condición indispensable y permanente para fomentar una cultura ética y respetuosa de la ley y para la aplicación efectiva del Programa de Integridad.
  2. INSTANCIA RESPONSABLE DEL PROGRAMA DE INTEGRIDAD (CUMPLIMIENTO). Cualquiera que sea el órgano responsable, deberá estar dotado de autonomía, independencia, imparcialidad, recursos materiales, humanos y económicos para su pleno funcionamiento, con posibilidad de acceso directo, cuando sea necesario, al máximo órgano de decisión de la empresa.
  3. ANÁLISIS Y PERFIL DE RIESGOS (GESTIÓN DE RIESGOS). La empresa debe conocer sus procesos y su estructura organizativa, identificar su área de actuación y principales socios comerciales, y su nivel de interacción con el sector público, ya sea nacional o internacional.
  4. ESTRUCTURANDO LAS REGLAS E INSTRUMENTOS. Con base en el conocimiento de la empresa y en sus riesgos, se debe desarrollar o actualizar el código de ética o conducta y las reglas, políticas y procedimientos para prevenir irregularidades; desarrollar mecanismos para la detección o denuncia de irregularidades (señales de alerta; canales de denuncia; mecanismos de protección de denunciantes); definir medidas disciplinarias por violaciones y medidas correctivas. Para una difusión amplia y eficaz del Programa de Integridad, también se debe desarrollar un plan de comunicación y formación con estrategias específicas para los diferentes públicos de la empresa.
  5. ESTRATEGIAS DE SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA. Es necesario definir procedimientos para verificar la aplicación del Programa de Integridad al modo de operación de la empresa y crear mecanismos para que las deficiencias encontradas en cualquier área puedan alimentar continuamente su mejora y actualización. También es necesario asegurar que el Programa de Integridad sea parte de la rutina de la empresa y que actúe de manera íntegra con otras áreas relacionadas, como recursos humanos, el departamento legal, auditoría interna y el departamento contable y financiero.

Desafíos e importancia del Compliance

Existe una preocupación constante en las empresas con la reducción de costes para mejorar la rentabilidad del negocio y el cumplimiento de metas asegurando la sostenibilidad, más aún en tiempos de crisis económica. En este contexto, hablar de Compliance, una actividad que requiere recursos y genera procedimientos dentro de la empresa, es bastante desafiante. Sin embargo, ¿cómo puede una empresa sostenerse a lo largo de los años, en caso de sufrir impactos económicos importantes e imprevistos, con la aplicación de multas y sanciones legales, o incluso con su reputación dañada? A menudo, es costoso para los ejecutivos comprender que el Compliance es una inversión y no un costo.

Es importante enfatizar que las pérdidas no están necesariamente restringidas a la aplicación de sanciones y desembolsos de efectivo. La participación en una ilegalidad puede afectar fuertemente la reputación de una empresa. Aunque inicialmente no existe el pago de una multa o la aplicación de un castigo, un caso de corrupción, por ejemplo, sacude la imagen de la empresa rápidamente, interna y externamente, y esto es bastante caro. Los inversores y socios comerciales pueden llegar a temer que su imagen esté vinculada a la de la empresa en cuestión. Como consecuencia, las asociaciones se rompen y los contratos se resuelven, a veces incluso con la imposición de multas contractuales por incumplimiento de las cláusulas anticorrupción. El valor de mercado de la empresa en estos casos cae significativamente.

En este contexto, los Programas de Compliance son de gran importancia. Si bien su implementación no significa la eliminación total de los riesgos a los que se encuentra sometida la empresa, es innegable que, cuando el programa se implementa de manera coherente y adecuada, dichos riesgos disminuyen sustancialmente.

Debido a que se han vuelto tan importantes, los Programas de Compliance han llegado a representar una ventaja competitiva relevante. Los agentes del mercado tienden cada vez más a contratar empresas que tienen una estructura de cumplimiento bien diseñada, ya que brinda mayor seguridad para las operaciones. Más que un diferencial, invertir en un Programa de Compliance debe ser parte de la planificación estratégica de cada empresa debido a la legislación vigente o la propia regulación del mercado.

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