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Cómo implantar una intranet con un esfuerzo reducido

Intranet

Cómo implantar una intranet con un esfuerzo reducido

Manuel Ángel Laiz | jul 20, 2021

Es relativamente habitual que las empresas tengan licencias de Office365 y, sin embargo, no estén sacando todo el partido que se puede obtener de este producto. Office365 dispone de muchísimas aplicaciones, herramientas y funcionalidades. Nuestra labor es ayudar a obtener el máximo rendimiento de ellas. 

Con las siguientes demos, vamos a ofrecer una estrategia para implantar, con muy poco esfuerzo, una intranet empresarial básica; utilizando las herramientas de las que ya dispone la empresa destinataria, evitando desarrollos costosos. Una intranet que sea modular y adaptable, y permita incorporar mejoras para adaptarse a las necesidades futuras de la organización.

Con esta solución, la empresa destinataria obtendrá varios beneficios:

  • Se va a fomentar la colaboración entre los usuarios, evitando así retrabajos innecesarios.
  • Se centraliza la información, controlando la seguridad de los accesos a la misma, con un sistema sencillo, pero totalmente fiable, de proporcionar, modificar y denegar permisos a los usuarios.
  • Permite disponer de la información en todo momento, independientemente de dónde se encuentre el usuario y del dispositivo que se utilice para acceder.
  • Por último, además de proporcionar un enorme valor añadido a los usuarios de la intranet, consigue que la empresa obtenga el máximo valor de la inversión ya realizada en estas tecnologías.

Permítenos remarcar esto con el siguiente vídeo: 

 

Estructura y entorno de la intranet

Estructura

La intranet tendrá una estructura flexible y permitirá agrupar y estructurar los contenidos, de forma que se adapte a la realidad de la organización corporativa, evolucionando con ella para adaptarse al mercado y las necesidades de negocio.

La estructura que proponemos como punto de partida es:

 
La estructura estará compuesta por un sitio principal donde estará alojada la Home de la intranet. Desde ella, se podrá acceder al resto de sitios y subsitios que componen la intranet.
 
Entorno

Toda la aplicación estará integrada en la interfaz Microsoft Office365 / SharePoint on-line y tendrá, por tanto, acceso a las funcionalidades de dichos entornos. Funcionalidades como búsqueda, acceso a documentos y aplicaciones Office365, perfil del usuario, etc.

En el siguiente vídeo se detallan alguna de ellas:
 
 

Portal del empleado

Tendremos un portal del empleado para que cada usuario encuentre en él las utilidades y herramientas necesarias para su día a día, ayudados para ciertas labores por un pequeño Bot. Es un sitio donde el usuario realizará las acciones más habituales de relación con la empresa. Se pueden integrar:

  • Sistemas de imputación de horas.
  • Control de tareas de usuario.
  • Gestión de solicitudes a través de un Bot.
  • Control de Incidencias (Help-Desk) a través de un Bot.
  • Generación de código QR como tarjeta de visita virtual.
  • Integración de QR en firma de email.
  • Acceso de un cliente final, a través del código QR, a la ficha de un empleado. Desde ahí, el cliente puede descargar la tarjeta VCF para almacenarlo en sus contactos.

A continuación, veremos esas funcionalidades, integradas en este portal del empleado:

 

Sitios departamentales

Sitio para el departamento de marketing y comunicación

Los sitios departamentales están pensados para gestionar el día a día de ese departamento en concreto. En este caso, pensamos en algunas posibles funcionalidades para un departamento de marketing y comunicación:

  • Cómo crear una noticia y dirigirla al público apropiado.
  • Gestionar la comunicación corporativa en redes sociales como Twitter o LinkedIn.
  • Conceptos básicos de gestión de una biblioteca.
Puedes ver estas funcionalidades en el siguiente vídeo: 
 
 
Sitios para el departamento Jurídico

Hemos utilizado el sitio del departamento jurídico para mostrar una serie de funcionalidades importantes, relacionadas, principalmente, con la gestión documental.

Las funcionalidades que veremos en el siguiente vídeo son:

  • Colaboración simultánea en un mismo documento.
  • Convertir un documento a pdf.
  • Integración de firma digital con aplicaciones de terceros.
  • Cómo establecer alertas sobre documentos, carpetas o bibliotecas enteras.
  • Flujos de aviso. Por ejemplo, de caducidad de contratos u otros documentos.
  • Cómo conectar tu Outlook a un calendario departamental o de grupo.
 
 

Sitios de proyecto

Un proyecto suele ser, a menudo, una entidad multidepartamental. Los sitios de proyecto son espacios colaborativos, donde se agrupa la información relativa a cada proyecto. Un sitio de proyecto permite tener centralizada la información y fomenta la colaboración de todos los miembros del equipo. 

En el siguiente vídeo podremos ver varias funcionalidades interesantes relacionadas con la gestión de proyectos:

  • Bloc de Notas multiusuario (OneNote).
  • Biblioteca de proyecto.
  • Espacio colaborativo integrado (Microsoft Teams) con chat donde intercambiar información, zonas virtuales de reunión, videoconferencias, etc.
  • Foro de proyecto.
  • Control de tareas (Microsoft Planner).
  • Gestión de eventos e hitos de proyecto.
 

Sitios de comunidad

Se trata de sitios que, normalmente, estarán destinados a fomentar la colaboración y el espíritu de equipo, agrupando a los miembros de la empresa por aficiones e intereses comunes. Veremos un par de ejemplos. Una comunidad de aficionados al running y otra de aficionados al automovilismo. En ambos casos, se han implementado funcionalidades como:

  • Foro de intercambio de información.
  • Calendario de eventos.
  • Noticias específicas sobre el tema de la comunidad. 

Puedes ver estas funcionalidades en el siguiente vídeo: 

 

Conclusiones

La potencia, versatilidad y adaptabilidad que proporcionan las herramientas y aplicaciones incluidas en Microsoft365 bien configuradas e integradas en un entorno SharePoint, consiguen que, con una baja inversión, se logre una intranet de enorme efectividad.

En Techedge somos expertos en ayudar a obtener el máximo beneficio con la menor inversión.

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