Gestiones en la nube: El proveedor digital

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Gestiones en la nube: El proveedor digital

Nuria Barquilla | oct 19, 2020

“Vaya... homologar a este proveedor nos llevará un tiempo”

Contar con un proceso bien definido y centralizado para la gestión de proveedores no suele ser fácil, pero esta carencia puede entorpecer los procesos de adquisición, viéndose perjudicada la productividad y provocando grandes pérdidas.

Sobre todo, en tiempos de incertidumbre como los que vivimos, en los que cualquier empresa puede sufrir interrupciones en su operativa, es especialmente útil tener una visión fiable y completa del proveedor, reduciendo todo riesgo asumido desde la incorporación y calificación de proveedores hasta la segmentación y la gestión del rendimiento.

“¿Por qué no aprovechamos mejor las tecnologías actuales?”

La tecnología avanza y nosotros debemos avanzar con ella. Seguramente hayas oído hablar de la digitalización, esa gran “re-conocida” que ya dejó de pisarnos los talones para adelantarnos completamente. Pues bien, es el momento de salir corriendo tras ella.

En la actualidad, tenemos soluciones en la nube que permiten la colaboración entre cliente y proveedor. SAP Ariba, hace uso de este potencial para gestionar de manera centralizada y digitalizada las relaciones con el proveedor, además con unos tiempos de implantación muy cortos.

“Entonces… ¿Es posible agilizar este tedioso proceso?”

Gracias a la herramienta Supplier Management de SAP Ariba, es posible aligerar este proceso desde el primer contacto con el proveedor hasta sincronizar sus datos con tu sistema backend, sea o no SAP.  

Será posible gestionar desde la solicitud de alta de un proveedor hasta la evaluación de su desempeño de una manera más ágil y consistente, automatizando partes del proceso. Se consigue dejar todo el proceso registrado y dotado de un mayor control.

Los proveedores también podrán proponerse por sí mismos para trabajar con tu empresa rellenando un formulario externo de solicitud de alta.

“¡Pues vamos a homologarlo! Pero… ¿Alguien recuerda si nos envió los certificados por mail?”

El primer contacto directo entre cliente y proveedor se da en la fase de registro, fase en la que el proveedor empieza a interactuar y podrá completar y actualizar su propia información en la nube (a través de Ariba Network). Ariba Network es la red de contacto empresa-proveedor que permite mejorar la comunicación y crear un entorno de cadena de suministro más colaborativo.

Mediante esta red, el proveedor también deberá enviar los certificados que se le requieran, facilitando así el control sobre sus caducidades. Todos los certificados serán visibles en el perfil del proveedor.

A continuación, mostramos un proceso de Alta de un proveedor:

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Esto permite descargar gran parte de  las labores administrativas que conlleva toda esta gestión documental, ahorrando tiempo y esfuerzo en este proceso. Los usuarios de tu empresa podrán completar este proceso de una manera más automatizada, cumpliendo con las revisiones y aprobaciones que sean necesarias. Los datos y la documentación serán más fiables y de calidad.

El estado del proveedor se irá actualizando automáticamente según la fase en que se encuentre. De manera que, si cumple los estándares para trabajar contigo para cierta combinación de productos y regiones, quedará marcado como calificado para dicha combinación.

“¿Y si un proveedor homologado deja de ser apto?”

Siempre es posible descalificar a un proveedor para las combinaciones de productos y regiones que haya sido calificado. Pero si el proveedor vuelve a cumplir con los estándares requeridos, podrá recalificarse, incluso ser marcado como proveedor favorito.

“Yo ya estoy trabajando con proveedores homologados, pero… ¿cómo evalúo su desempeño?”

Solamente tendrás que definir los estándares de valoración mínimos que deberá cumplir el proveedor, así como la recurrencia con la que se lanzarán estas evaluaciones. Todos los usuarios que tengan parte en la relación con el proveedor, podrán tener voz en esta valoración, y sus opiniones conformarán los KPIs que Ariba calcula automáticamente.

La manera en que los usuarios participarán en la evaluación del proveedor será respondiendo a encuestas o secciones de encuestas destinadas específicamente a ello, y enfocadas al tipo de contacto que haya mantenido con el proveedor o departamento al que pertenezca. Podrás definir los aspectos que quieras evaluar del proveedor que mejor se ajusten a tu actividad.

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Podrás obtener informes en tablas o gráficos sobre el cumplimiento del proveedor, así como de la evolución de los KPIs, y, si el proveedor no cumple los objetivos marcados, es importante desarrollar un plan de acción y mejora.

Estos proyectos de implantación de un sistema de digitalización de la gestión del proveedor, se realizan en apenas 10 semanas. Súmate a esta nueva era que te ahorrará en costes administrativos, aumentará la fiabilidad de los datos y tendrás la certeza de que estás trabajando con los proveedores adecuados. ¡Contacta con nosotros!

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