Gestión de proveedores: Segmenta y evalúa tus proveedores para mitigar riesgos

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Gestión de proveedores: Segmenta y evalúa tus proveedores para mitigar riesgos

Techedge | Ene 28, 2019

Tu empresa gana dinero, como es lógico, gracias a las ventas de productos o servicios a tus clientes y ellos son los principales protagonistas de tus ingresos, pero ¿qué pasaría si tu proveedor actual de materia prima se declara en bancarrota y cierra sus centros de producción? ¿Y si tu único proveedor de asesoría legal decide subir su tarifa un 10%? Debes cuidar tu cartera de proveedores, de ellos también depende el futuro de tu negocio y, está claro, es fundamental mantener saneada esta cartera de proveedores.

Pero no me refiero a que tengamos una base de datos limpia, sin duplicados y con direcciones normalizadas (que a poder ser ¡sí, por supuesto que es importante!), me refiero a ir un paso más allá, a tener clasificados tus proveedores, a saber quiénes pueden potencialmente cubrirte una necesidad en una región, quién puede hacer competencia a quién, que tu negocio no esté secuestrado por un pequeño grupo de imprescindibles proveedores.

Ya sabes que hay proveedores importantes y proveedores estratégicos, proveedores que pese a tener un contacto y volumen de negocio elevado, los podrías reemplazar en un breve plazo de tiempo con un coste asumible. En cambio, hay otros que si desaparecen mañana o si tienes que dejar de hacer negocio con ellos dentro de un mes, supondría un impacto enorme en tu cadena de producción, en el tiempo de entrega a los puntos de venta, etc.

Hagamos un ejercicio ahora: ¿Podrías responder mentalmente estas breves preguntas?

  • ¿Qué áreas de tu negocio tienen una dependencia directa y completa de tu proveedor actual?
  • ¿Qué tipo de productos o servicios proporcionan estos proveedores?
  • ¿Qué más alternativas conocidas tienes a esos proveedores?
  • ¿Sabes dónde encontrar nuevas alternativas?

Me alegro si has respondido positivamente a todas las preguntas, pero de no ser así, te propongo que intentes solucionarlo lo antes posible. Ten en cuenta que no es tan importante tener la respuesta a todos los problemas como saber de dónde obtener esa respuesta. Y eso es porque nunca podremos estar lo suficientemente preparados para todo aquello que nos pueda llegar a pasar en nuestras empresas.

¿Qué debes hacer? Pues es básicamente aplicar sentido común y buenas prácticas. Sí. Y estas buenas prácticas las vamos a resumir en una palabra: CONOCIMIENTO. Porque lo que necesitas para mitigar riesgos con tus proveedores es:

CONOCER qué hacen y qué no hacen.

Además de los productos y servicios que ya te proporcionan, saber qué más hacen que no te proporcionan actualmente. Un buen proveedor para un tipo de producto puede no ser tan bueno para otra familia de artículos, o lo contrario, puede que nos pueda ofrecer otro tipo de servicios que no sabíamos que está en su portfolio.

CONOCER dónde lo pueden hacer además de donde ya lo pueden estar haciendo ahora.

Buenos proveedores locales pueden llegar a ser buenos proveedores regionales, desplazando a otros proveedores locales, mejorando con ello la relación con el proveedor (condiciones, plazos, precios).

CONOCER quién es la principal competencia de nuestro proveedor.

Nunca está de más saber quiénes son los competidores de nuestros proveedores. Nos interesa saberlo para posibles negociaciones o para poder reemplazar nuestro proveedor en el caso que ya no vayamos a seguir trabajando con él.

CONOCER cómo se están ejecutando los procesos con nuestros proveedores.

Necesitamos “medir” su rendimiento, puede haber indicadores objetivos (tiempos de entrega, desviaciones de precio, controles de calidad, participación en licitaciones, etc.) que podemos extraer de nuestros sistemas de información, pero también hay muchos indicadores que son subjetivos, necesitando recibir la información a través de personas involucradas en la relación con el proveedor (solicitantes, responsables de almacén o distribución, cuentas a pagar, etc.) y a los que inevitablemente vamos a tener que pedirles opinión.

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Segmentación y evaluación de proveedores

Podemos resumir estos puntos en que para poder prevenir riesgos y poder tomar decisiones ante problemas necesitamos información (de nuevo es obvio pero no dejemos de darle importancia por ello).

Hay muchas maneras de llevar a la práctica estas acciones de sentido común, pero si me permitís, os propongo los siguientes dos bloques de actuación:

1. Segmentación de proveedores

Podemos tener muchos atributos bajo los cuales necesitamos clasificar nuestros proveedores (volumen de facturación, grado de relación, área de negocio) pero uno de los que necesitamos imprescindiblemente es el tipo de productos o servicios que proporciona.

Podemos usar diferentes clasificaciones pero la que está más extendida en su uso es la clasificación de Naciones Unidas UNSPSC, que nos va a permitir clasificar prácticamente el 99% de los productos y servicios que se pueden comercializar.

Utilizar una clasificación estándar como UNSPSC permitiría a diferentes organizaciones poder compartir un código común y evitar clasificaciones propias que dificulta compartir información entre diferentes organizaciones.

Una vez clasificados los proveedores, ya podemos separarlos por segmentos de manera que nos permite decidir en qué profundidad debemos trabajar con estos proveedores en los diferentes procesos (homologación de proveedores, flujos de aprobaciones, aceptación de discrepancias de precio, etc.).

2. Evaluación de proveedores

Además de obtener los indicadores objetivos de rendimiento, necesitamos obtener los indicadores subjetivos. Para ello, trabajar con cuestionarios electrónicos con las preguntas con respuestas tabuladas que nos permitan obtener, en base a feedback de los evaluadores internos, cómo se están realizando los negocios con estos proveedores, nos permitirá tener una visión más amplia de su rendimiento. Al tenerlo en un formato electrónico permitimos que le llegue al evaluador a su correo pudiendo responder en el momento más adecuado para él y que podamos integrar su respuesta con nuestro sistema de información de una manera evidentemente ágil. 

Combinando la evaluación de proveedores con un sistema de alertas que nos permita tanto escalar incidencias puntuales como una deriva temporal del rendimiento del proveedor (por ejemplo, si lleva 3 meses donde sus indicadores están decreciendo) nos permite reaccionar antes de que se puedan llegar a problemas.


Esta información de cada proveedor (segmento y rendimiento) te va a permitir tener información rápida y ágil de cuáles son tus proveedores (en firme o potenciales) que pueden llegar a darte un servicio. Si hay una rotación interna (cambio en el departamento de compras) o externa (cambio de proveedores) o ante una necesidad (nueva área de negocio, apertura de negocio en nuevo país), imagina lo fácil que consultar tu cartera de proveedores para saber quiénes de tus proveedores van a poder cubrir tus necesidades.

 

Corre a la velocidad del futuro

Queremos poder compartir contigo nuestra experiencia con estas prácticas y las diferentes particularidades por sector o país, así que, por favor, no dudes en contactar con nosotros.

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