Entendiendo el sistema SAP y por qué implementarlo

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Migración a SAP S/4 HANA

Entendiendo el sistema SAP y por qué implementarlo

Techedge | Jul 01, 2020

¿Utilizas un sistema ERP en tu organización? Si la respuesta es "no", debes conocer el sistema SAP y todos los beneficios que puede ofrecer a tu compañía. Si la respuesta es "sí", pero usas otro sistema, tenemos grandes razones para cambiar al sistema SAP en este momento.

El uso de un ERP se ha vuelto esencial en los últimos años. Con ellos, es mucho más fácil obtener una visión general de todos los sectores de la empresa y almacenar la información en un solo lugar.

El uso de los sistemas ERP puede aportar numerosos beneficios a las compañías, entre ellos están:

  • Eliminar la información desintegrada: proporciona una única fuente de datos fiables  para todos los usuarios, con la finalidad de hacer que la información esté disponible rápidamente y tomar decisiones en tiempo real.
  • Automatizar procesos: permite desarrollar un crecimiento sostenible, sistematizando los aspectos fundamentales de la compañía para aumentar la eficiencia operativa y reducir errores y costes.
  • Automatizar la comunicación: facilita el flujo de información en tiempo real en todos los departamentos para tomar decisiones comerciales basadas en datos y mejorar el rendimiento operativo.

En resumen, un ERP es una herramienta que proporciona una gestión completa más eficiente, facilitando la detección de fallos y ayudando en la toma de decisiones.


¿Qué es el SAP? ¿Para qué sirve?

SAP es la abreviatura de la expresión alemana "Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung", que traducido significa "Sistemas, aplicaciones y productos para el procesamiento de datos".

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SAP es un Sistema de Gestión Empresarial (ERP) que brinda las mejores prácticas de mercado a empresas de diferentes segmentos, con la intención de mejorar la eficiencia,  control y gestión de la información y los datos de las empresas.

La solución se adapta a las necesidades de cada cliente con la ayuda de los diferentes módulos que conforman el sistema SAP, ayudando a la organización en su conjunto. Estos módulos corresponden a cada uno de los departamento de la empresa, como por ejemplo  ventas, RRHH, entre otros.

En otras palabras, cada compañía tendrá su sistema SAP implementado de acuerdo con las necesidades de su empresa. Además, los módulos disponibles ofrecerán eficiencia, organización y mejora de la gestión, porque, aunque separados, unen todos los frentes de la organización en una sola herramienta.

¿Cuáles son los módulos del sistema SAP?

Para facilitar la comprensión acerca de lo que es SAP, necesitamos abordar los diferentes módulos del sistema. Con esta división, el programa permite un mejor control de los diferentes sectores de la empresa. A continuación podrás ver los principales módulos con los que respaldar e integrar los procesos en tu empresa:

Captura de pantalla 2020-06-30 a las 1.31.58FI (Financial Accounting)
La integración de FI con otros módulos garantiza una visión real de los movimientos logísticos (como entradas y salidas de mercancía) y financieros (registro de facturas entrantes y salientes). El área funcional FI tiene los siguientes componentes:

  • Libro mayor (FI-GL)
  • Cuentas por pagar (FI-AP)
  • Cuentas por cobrar (FI-AR)
  • Activos fijos (FI-AA)
  • Treasury TR

CO (Controlling)

La contabilidad sobre los costes debe apropiarse de los costos incurridos en la fabricación y consumo de productos, dando de esta forma una valoración correcta del stock.

También muestra resultados que indican claramente la rentabilidad de los productos de la compañía. El módulo CO tiene componentes que se ocupan de los costes por productos, desde la contabilidad de centros de costes, hasta la contabilidad de pedidos internos, etc.

SD (Sales and Distribution)

Módulo SD - Ventas y Distribución: El módulo SD (Ventas y distribución) realiza operaciones para las áreas comercial y logística (otubound). A través de estas operaciones, la empresa organiza y gestiona su estructura comercial, que permite generar pedidos de ventas mediante el registro de cliente, materiales, precios, impuestos y otros factores comerciales.

MM (Material Management)

Módulo MM - Materiales: El módulo Gestión de materiales - MM está totalmente integrado con los otros módulos ERP. Admite todas las fases de la gestión de materiales: planificación y control de materiales, compras, entrada de mercancías, gestión de inventario y registro de facturas.

PP (Production Planning and Control)

La planificación de la producción implica definir el uso apropiado de todos los recursos necesarios para que la producción de la empresa alcance los niveles definidos en la planificación (ex planificación de ventas).

El módulo PP ofrece una amplia solución de operaciones para automatizar e integrar el desarrollo y la fabricación de productos. La solución también ofrece potentes herramientas de análisis para una mejor toma de decisiones.

QM (Quality Management)

Centrado en la gestión del control de calidad, que implica procesos de planificación, inspección, certificación, notificación y control de calidad, y es aplicable desde la entrada de materia prima hasta la postproducción.

PM (Manutenção)

Este módulo apoya la planificación y ejecución de tareas de mantenimiento e instalaciones y equipos de la empresa. Este mantenimiento puede ser correctivo o preventivo, y es parte de un flujo de trabajo que necesita ser administrado.

La implementación de módulos SAP que satisfacen las necesidades del negocio, hace que cualquier empresa sea mucho más eficiente, proporcionando una gestión más organizada y efectiva, aumentando la productividad y las ganancias de la empresa.

¿Cómo se implementa el sistema SAP?

La implementación del software en una empresa requiere de una previa planificación. Esto se debe a que, antes de instalar el sistema SAP, es esencial tener en cuenta las necesidades específicas de la empresa y saber qué módulos deben emplearse.

Por lo tanto, antes de comenzar a operar, es necesario reunir un equipo con profesionales que entiendan bien los procesos de la empresa y que  sepan utilizar correctamente  la herramienta para alinear esta información. El proceso, por lo tanto, puede ocurrir de manera diferente en cada empresa.

Durante todo el proceso de implementación, se recomienda monitorizar a los profesionales de TI internos. Estos serán responsables de mantener el sistema y brindar apoyo a los empleados cuando la herramienta esté en funcionamiento.

¿Cuáles son las ventajas de usar S / 4HANA?

Ahora que sabemos qué es SAP y cómo implementarlo, veamos las ventajas que nos puede ofrecer el sistema y por qué se debería usar SAP S/4HANA para facilitar la gestión.

Los beneficios son:

  • Fin de los procesos manuales y simplicidad en su manejo.
  • Agilidad y automatización de procesos y mayor productividad con la reducción de retrasos y cuellos de botella.
  • Optimización del proceso de toma de decisiones, basado en datos de calidad que ayudan a identificar riesgos.
  • Respuesta rápida al mercado y reducción de los tiempos en procesos de gestión.
  • Mayor control de las operaciones de la compañía y más competitividad, ya que permite adelantarse a la competencia.
  • Lograr objetivos organizacionales y una mejor comunicación interna con acceso rápido a la información.
  • Mayor escalabilidad, lo que facilita agregar nuevas funciones al sistema y reducir costes.
  • Control de acceso a datos e inteligencia estratégica, aplicado a la recolección y análisis de datos.

Antes de terminar, vale la pena recordar que SAP ya ha anunciado el fin de su soporte para la versión SAP ECC. Es decir, si actualmente trabajas con esta versión, se recomienda migrar ahora a SAP S/4HANA, ya que es una plataforma más moderna y con muchas más ventajas.

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