Recepción de factura electrónica: reduce costos y mejora la relación con tus proveedores

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Recepción de factura electrónica: reduce costos y mejora la relación con tus proveedores

Julián Sánchez | mar 25, 2021

Optimizar los comprobantes electrónicos, extraer información relevante de las facturas y agilizar el ciclo de tu cierre contable es posible de forma integrada a los sistemas SAP ERP y en tiempos muy cortos.

 

Con el auge de la facturación electrónica en toda Latinoamérica y en el mundo, la mayoría de las empresas dieron cumplimiento a esta reglamentación asumiendo el reto de modificar el proceso con el cual emiten las facturas a sus clientes y donde las áreas financieras, cuentas por pagar y ventas, además reorganizaron sus modelos y operación para asumir este cambio que beneficia a los negocios, el gobierno y además el medio ambiente al enfocar estrategias hacia oficinas cero papel.

Es así, como el cumplimiento de la emisión de la factura electrónica se ha masificado por la obligatoriedad de los entes reguladores, como lo solicita la DIAN para Colombia respecto a los beneficios, validación previa y documentos soporte, pero donde la mayoría de empresas están empezando a descubrir los grandes beneficios que trae con sigo adoptar también la recepción de los comprobantes de forma electrónica.

 

La importancia de la recepción de factura electrónica para el negocio, más allá del cumplimiento legal

 

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Foto tomada de: (Unsplash, 2019)

 

Dada la dinámica de grandes volúmenes de facturas recibidas por el proceso de facturación electrónica, las empresas han tenido que reforzar con talento humano sus áreas de cuentas por pagar o recepción de facturas de proveedores, ya que no estaban preparadas para recibir los comprobantes electrónicos por diversos canales y esto ha impactado el proceso del cierre contable al crear un sobre esfuerzo en las tareas, procesos y trabajo los cuales se ven reflejados en errores manuales al momento de digitalizar las facturas electrónicas.

Sin embargo, ahora es posible optimizar el proceso de recepción de factura resolviendo la problemática de extraer la información y recibir el comprobante electrónico mediante diferentes canales, para además, generar reglas de negocio que permiten validar fechas, montos, aceptación de servicios o mercancías; segregar accesos acorde a roles y perfiles; integrar diferentes sistemas para almacenar la información de los documentos recibidos en un gestor documental; generar notificaciones de lectura y aprobación que agiliza los tiempos y mejora la relación con los proveedores al optimizar la pre-contabilización y contabilización de facturas de forma automática para dar valor a las áreas, los colaboradores, los proveedores y a la compañía en sí.

Por tanto, uno de los objetivos de las empresas consiste en optimizar el proceso de pagos para hacerlo más eficiente y que se vea impactado positivamente en el mantenimiento de las relaciones con sus proveedores, al ofrecer un ciclo más corto, óptimo y oportuno para construir una relación en doble vía de gana, gana con ellos.

 

Localización, interoperabilidad, integración y cumplimiento legal

 

Por eso, Techedge ha desarrollado una solución 100% integrada en SAP y que facilita la recepción de factura electrónica de acuerdo con la normativa multipaís, dando cobertura: desde la radicación electrónica hasta la contabilización de forma centralizada, automatizada e integrada a los sistemas SAP ERP y SAP S4HANA, gracias a la solución  b+dgtalCompliance que permite contar con:

  • Localización para varios países de Europa y Latinoamérica (Colombia, Ecuador, Perú, Costa Rica, Guatemala, entre otras)
  • Implementación de Facturación Electrónica en múltiples sociedades con diferentes legislaciones dentro del mismo sistema ERP
  • Estabilidad en el despliegue en clientes con más de 10 millones de facturas procesadas
  • Automatización de procesos de recepción de facturas para +30.000 facturas recibidas con más de 10.000 proveedores
  • Interoperabilidad con más de 4 agencias tributarias
  • Integración con sistemas externos de autogestión de clientes y proveedores

 

Es así, como la gestión del proceso de recepción de factura electrónica, hoy se puede hacer de manera eficiente, ágil y segura al contar con la posibilidad de monitorear permanentemente y con cobertura end to end, cada uno de los comprobantes electrónicos que se procesan, para garantizar además el origen, integridad y autenticidad de las facturas. Por eso, las empresas deben pensar no solo dar cumplimiento legal a los entes regulatorios, sino ver en la recepción, la oportunidad para reducir costos, tiempos de entrega y cobro de facturas, incrementando la seguridad de las transacciones comerciales y mejorando las relaciones con sus proveedores.

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