Según el reporte State of Business Execution Benchmarks Report realizado por Celonis en 2021, cerca del 42% de los departamentos de cartera aseguran estar limitados por la tecnología y sistemas rígidos, pero a medida que el tamaño de la empresa disminuye el porcentaje aumenta hasta un 66.7%.
Hace algunos años, ver una película sobre Inteligencia artificial (IA) era algo asombroso, nos hacía pensar que un día estaríamos hablando frente a frente con algún tipo de humanoide que luciera como nosotros.
Lo que la mayoría de las personas no saben es que a diario interatúan directa o indirectamente con la inteligencia artificial, por ejemplo, al escribir un texto en una aplicación de mensajería, todas las recomendaciones del teclado son propiciadas por esta tecnología, al tomar una foto las opciones de embellecimiento y adaptación de la cámara respecto a la luz el entorno es hecha por algoritmos de IA.
El Machine Learning y la Inteligencia Artificial llegaron para quedarse
Así es, hoy más que nunca el Machine Learning y la Inteligencia Artificial llegaron para quedarse, pero no sólo eso, llegaron para apoyar a los humanos en tareas laborales mucho más comunes de lo que nos imaginamos, el hecho de llevar mucho tiempo realizando tareas de forma repetitiva en ocasiones impide pensar que podría haber una mejor opción incluso en los procesos financieros de las organizaciones como lo es el recaudo de cartera, una tarea manual que pareciera no haber evolucionado mucho con los años, pero que hoy cuenta con una forma muy diferente de realizarse y con resultados sorprendentes, gracias a la adopción de la innovación y la tecnología.
Lo ideal es que los equipos de cuentas por cobrar planifiquen de forma proactiva, examinando las facturas que pronto llegarán a sus manos, cotejando el valor y la probabilidad de pago, y elaborando un plan de acción mucho antes de la fecha de vencimiento.
La gestión eficaz de los cobros se basa entonces en una priorización inteligente. El tiempo de los cobradores es un recurso limitado, y priorizar las cuentas en las que se centran es clave para maximizar la capacidad de ejecución del equipo, un equipo de recaudo moderno debe dejar de enfocarse en las cuentas por cobrar que ya se han convertido en un problema y enfocarse en tres aspectos como son, la antigüedad, el valor y el riesgo, es decir, aquellas de mucho valor y una alta probabilidad de ser pagadas.
La Minería de procesos aplicada a los procesos de cuentas por cobrar: la única fuente de la verdad
La Mineria de Procesos es una tecnología que consulta los registros de los eventos de los sistemas que han sido olvidados o “enterrados” por las organizaciones para lograr dibujar y animar la realidad de los procesos mostrando la infinidad de variantes que éstos tienen al ser ejecutado, además, si se conecta con los diferentes sistemas que lo soportan este será dibujado de forma integrada y permitirá su análisis de principio a fin. Así mismo, los datos que utiliza la minería de procesos ya están en sistemas como el ERP y por tanto, no es necesario invertir esfuerzo, dinero ni personal para conseguirlos.
Con la minería de procesos, las corazonadas y suposiciones sobre cómo funciona el proceso quedan en el pasado. En su lugar, los conocimientos se derivan exclusivamente de los datos del sistema, por lo que se obtiene una única fuente de verdad.
Siempre hay preguntas o dudas sobre los motivos por las cuales en el recaudo de cartera se tienen ciertos comportamientos que afectan el rendimiento del equipo y por supuesto el flujo de caja de una empresa, pero ahora estos datos pueden estar disponibles en un tablero analítico donde se tiene la posibilidad de buscar e identificar las causas raíz para tomar decisiones estratégicas, ya que permite correlacionar las lagunas de ejecución existentes con los KPI's que realmente importan para el negocio y así saber exactamente en qué orden resolver las cosas que realmente tendrán un impacto.
Sin embargo, la minería de procesos es el primer paso para identificar esas oportunidades, el valor real sale a la luz cuando se combina con la automatización, la Inteligencia Artificial y las capacidades de aprendizaje automático. Juntas, estas tecnologías pueden ayudar a los departamentos de cuentas por cobrar a aumentar su desempeño mediante la identificación y la adopción de medidas automáticas impulsadas por la IA para eliminar los problemas del área de cuentas por cobrar.
5 indicadores que harán del recaudo de cartera el Rey aplicando AI, Machine Learning y minería de procesos
Veamos cómo es posible ir más allá de los indicadores tradicionales del área de cuentas por cobrar:
- Porcentaje actual de cuentas por cobrar: ayuda a comprender mejor la distribución relativa de las cuentas por cobrar actuales y vencidas. Muestra a los equipos de cobro que deben dejar de centrarse sólo en las cuentas por cobrar más antiguas y, en cambio, centrarse en la tripleta de la antigüedad, el valor y el riesgo.
Objetivo: Recuperar más efectivo, más rápido. (#CxC cobradas / total de #CxC) - Promedio de Días en mora (ADD): proporciona una instantánea aceptable de su rendimiento general en materia de cobros y ofrece una valiosa visión de alto nivel del rendimiento de los cobros, un departamenteo de cobro con las herramientas adecuadas podría lograr una cifra de 8 días, pero la cifra promedio es de 29 días.
Objetivo: Días de morosidad bajo. (fecha de vencimiento de la CXC - fecha de pago de la CxC) - Días de ventas pendientes: ayuda a identificar a los pagadores problemáticos y a los clientes que con frecuencia hacen subir su porcentaje, le ayuda a entender, a un nivel muy básico, de dónde pueden provenir los problemas en el lado del cliente.
Objetivo: Un DSO (Days Sales Outstanding) promedio bajo (depende mucho de tipo de negocio. ((Cuentas por cobrar / Ventas netas a crédito) x 365) - Índice de Eficacia de los Cobros (IEC): Ayuda a comprender las lagunas de ejecución en sus procesos de cobro -y cómo eliminarlas- es vital a la hora de mantener un control estricto de su efectivo, analiza específicamente la eficacia de su departamento de cobros a la hora de asegurar los pagos atrasados en un periodo de tiempo específico.
Objetivo: Visión actualizada de las deficiencias en los procesos - Costo operativo por cobro: Apoya la mejora y la optimización de los cobros a largo plazo porque considera cómo la capacidad de ejecución de su equipo - y los procesos que los rodean - podrían ser maximizados para entregar más cobros a un menor costo. Cuando se realiza un seguimiento preciso, puede respaldar cambios y optimizaciones importantes en todo el departamento de cuentas por cobrar.
Objetivo: Oportunidades para mejorar la eficiencia.
(pexels, 2021)
Como vemos, no sólo se pueden medir los indicadores estándar que suelen utilizarse para el recaudo de cartera, sino que ahora es posible medir el índice de desempeño del proceso de cobro y del equipo, al reducir las tareas repetitivas y la introducción manual de datos, le está permitiendo a su equipo tener mas tiempo para centrarse en las tareas que más valor agregan, aquellas que requiere de habilidades específicas y que conducen directamente a un flujo de caja saludable.
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