Cómo ampliar la RPA en tu negocio: el papel de la gestión de la RPA

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Cómo ampliar la RPA en tu negocio: el papel de la gestión de la RPA

Roberto Parrotto | abr 13, 2020

De acuerdo con Gartner, la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) es una tendencia estratégica puntera y el mercado del software de APR crecerá un 41 % cada año hasta 2022. No obstante, al ser un tema nuevo, puede resultar difícil definir una estrategia para gestionar la implantación, monitorización y mantenimiento de los bots.

Plantearse la RPA como un proyecto es un gran error. Es un error aún peor plantearla como una serie de pequeños proyectos independientes. Implantar la APR es una iniciativa y debería gestionarse teniendo siempre claro un panorama general de la situación y de los objetivos que quieres alcanzar: por eso la gestión es tan importante en la RPA. 

Introducir nuevas soluciones sin una estrategia y una gestión claras puede, de hecho, resultar poco eficaz o, en el peor de los casos, incluso contraproducente, pues se podría generar un grupo de software aislado que seguiría funcionando como una caja negra desconectada del resto de procesos de la empresa.

Necesariamente, la gestión debe asegurarse de que las APR sean coherentes con las normas de seguridad, conformidad y gestión de cambios, pero al mismo tiempo, permitan que las implantaciones se lleven a cabo con un buen grado de agilidad. Además, la gestión también debe ser capaz de armonizar los objetivos de la empresa y garantizar la posibilidad de ampliarlos fácilmente.

Esto puede parecer un reto antiguo y bien conocido, pero eso no es del todo cierto. Diseñar una APR se parece mucho más a dar forma al proceso de negocio que a preparar instrumentos y soluciones técnicas. En las iniciativas de APR, los dominios de negocio y de TI se acercan más que nunca, superponiéndose en la mayor parte del trabajo: Las iniciativas de APR pueden requerir el establecimiento de un nuevo modelo operativo para alcanzar la efectividad estratégica y operacional.

Modelos operativos de RPA y centro de excelencia

La elección del modelo operativo adecuado para las iniciativas de APR depende principalmente de la estructura organizativa y el modelo de entrega existentes, el alcance y la madurez dentro del área de APR.

Durante la implantación de una iniciativa de APR, un elemento central para el modelo operativo es el centro de excelencia (CdE), que es responsable de:

  • Evaluación y priorización de los procesos que se van a robotizar 
  • Desarrollo de la APR y configuración del entorno de producción
  • Entrenamiento
  • Configuración de los procedimientos de trabajo 
  • Gestión de los proveedores de APR 

De un vistazo podemos identificar tres modelos básicos en función de cómo y dónde actúen los CdE dentro de la organización: centralizado, híbrido y descentralizado.

En un modelo centralizado, un único centro de excelencia integra todos los recursos para las iniciativas de APR. En un modelo híbrido, la mayoría de las funciones y desarrollos de APR están centralizados, al tiempo que pueden asignarse equipos coordinados a las funciones/unidades empresariales que requieran una colaboración más estrecha con los usuarios clave. Por último, en un modelo descentralizado los recursos se asignan a unidades descentralizadas, según criterios geográficos o de función, al tiempo que una unidad central se encarga de redactar los procedimientos de APR para que sean compartidos por todos los implicados.

Asegurar la efectividad estratégica de las iniciativas de RPA

Al comenzar una iniciativa de RPA, probablemente encontrarás docenas de posibles procesos como candidatos a la robotización. La primera selección de candidatos iniciales puede realizarse mediante talleres de pensamiento de diseño, que suelen dar como resultado muchas ideas que luego hay que filtrar y priorizar. 

En esta fase, lógicamente es importante establecer y seguir un conjunto definido de normas para evaluar todas las ideas, a fin de entender cuáles son realmente adecuadas para la iniciativa de RPA (por cierto: la RPA no es la solución a todos los problemas) y cuáles podrían ofrecer el mejor retorno de la inversión. 

El mejor candidato a la robotización sería un proceso repetitivo, rutinario, estable y predecible. El retorno de la inversión se amplifica entonces por la duración y la frecuencia del proceso, el número de personas implicadas y el volumen de datos estructurados utilizados por el proceso. 

Además de la identificación, priorización y planificación de procesos, una hoja de ruta estratégica a largo plazo deberá incluir también una estrategia de integración con los diferentes instrumentos, por ejemplo, la planificación de recursos empresariales (ERP), los instrumentos de gestión de procesos empresariales (BPM) y otras soluciones de inteligencia artificial.

Alcanzar la efectividad operacional de las iniciativas de RPA

Digamos que se puso en marcha un primer grupo de RPA y ahora está en uso. Aunque podría parecer la conclusión con éxito de tu iniciativa, en realidad solo es el principio.

Las RPA, como las personas, necesitan evolucionar, a veces, incluso, se retiran. Elegir los mejores KPI para monitorizar la actividad de las RPA es clave para entender qué funcionalidades planificar para conseguir mejoras, y por otro lado detectar los puntos de falla del proceso. Una vez más, esto requiere una comunicación estrecha entre los expertos en procesos empresariales y el personal de TI. 

Por último, pero no menos importante, es importante un cambio de mentalidad cultural dentro de los empleados de la empresa. Si todo va bien, los empleados no solo estarán agradecidos por haberse liberado de la carga de tareas repetitivas y de bajo valor añadido, sino que también podrán detectar nuevas posibilidades de robotización que se canalizarán al CdE para su posterior investigación.

La gestión de la RPA es la base del éxito

Pensar que las iniciativas de RPA son pan comido, en comparación con los antiguos y complejos programas informáticos, es un gran error: puede llevar a pensar que todas las actividades relacionadas pueden ser llevadas a cabo internamente por la empresa. 

Esta decisión puede provocar fácilmente el fracaso a la hora de crecer a escala. La experiencia demuestra que los socios consultores desempeñan un papel fundamental en las iniciativas de RPA, pudiendo apoyar en el desarrollo y la implantación de las mejores prácticas, el desarrollo de las capacidades y mucho más. En este caso, la elección y la gestión de los proveedores forma parte también del trabajo del centro de excelencia de RPA.

Independientemente de cómo decidas proceder, el mensaje central sigue siendo el mismo. La gestión de la RPA es un elemento vital que determinará el éxito (o el fracaso) de tu iniciativa: tener una estrategia clara —y la capacidad de ejecutarla— te ayudará sin duda alguna a garantizar la efectividad estratégica y operacional de tus iniciativas de RPA.

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