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¿Por qué digitalizar y automatizar tus impuestos?

Finanzas

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TAX4U

¿Por qué digitalizar y automatizar tus impuestos?

Techedge | Jun 11, 2021

¿Qué le ‘duele’ al departamento fiscal?

En la actualidad y, tras escuchar a muchos departamentos de fiscal de las diferentes empresas en las que hemos trabajado, nos encontramos con problemáticas similares en muchos de ellos, como por ejemplo:

  • Múltiples fuentes de información que hacen compleja la obtención del dato.
  • Necesidad de realizar numerosas transformaciones manuales de la información recibida hasta obtener el dato final.
  • Limitaciones de Excel para tratamiento de altos volúmenes de datos.
  • Alto volumen de tareas manuales durante el proceso que propicia el error humano.
  • Ingesta de información para presentar el formulario.
  • Auditorias complejas y poca trazabilidad y fiabilidad de dato.
  • Poca flexibilidad al cambio de las herramientas actuales de gestión tributaria.
  • Diferentes puntos de conexión para presentar los impuestos
  • Dificultad en el control global del proceso y situación de los modelos.

A parte de todos estos ‘pains’ recopilados de la operativa diaria de los departamentos fiscales, en líneas generales, pudimos concluir que, en un escenario idílico, todos las organizaciones persiguen los mismos objetivos:

  1. El departamento fiscal busca dar cobertura a todo el proceso y “ciclo de vida” de sus modelos tributarios: estatales, forales, autonómicos e incluso internacionales; con flexibilidad; trazabilidad; facilidad de uso y con automatismos que hagan más fácil la gestión de tareas y procesos.
  2. Las organizaciones para las que trabajan quieren que la experiencia de usuario sea lo mejor posible: fácil, amigable e intuitiva; que la herramienta sea segura; que cumpla con los protocolos internos y criterios fijados por los departamentos de IT de las empresas; que tenga una conectividad optima y que sea escalable.

¿Por qué la solución es Tax4U?

Tax4U nace como herramienta de gestión automatizada end-to-end de modelos tributarios para dar solución a toda la problemática y necesidades mencionadas en el apartado anterior, que la función fiscal enuncia como actividades en las que se invierte gran esfuerzo y dedicación, pese al menor valor que aportan a sus departamentos.

No olvidemos que, el compliance fiscal (o cumplimiento las obligaciones tributarias), es una tarea de suma importancia para las organizaciones y que, su incumplimiento, conlleva sanciones graves o muy graves para las compañías. Sin embargo, el proceso de elaboración de los modelos tributarios, es demasiado laborioso y repetitivo y, gracias a ello, puede ser automatizado.  

Tax4U es, por tanto, la solución a esta problemática. Es la herramienta que permite digitalizar y automatizar la función fiscal de las empresas de forma sencilla. Da cobertura completa, telemática y automatizada a la gestión y presentación de modelos tributarios, de manera flexible e intuitiva, permitiendo monitorizar y controlar el proceso end-to-end de todos los impuestos de cada sociedad.

Como principales ventajas podríamos destacar las siguientes:

  • Experiencia de usuario: Tax4U tiene interacción con el usuario a través de la Web y Excel, una herramienta cómoda que permite a los usuarios tener la flexibilidad que demandan.
  • Seguridad: Tax4U controla la seguridad no administrada por Excel como: autenticación automática integrada con LDAP, roles de usuario y generación de perfiles de usuario, lo que proporciona procesos más seguros con colaboración mejorada para todos los usuarios del departamento.
  • Automatización y Digitalización: de todo el ciclo de vida de la gestión tributaria, reducción de requisitos masivos de información y acciones de verificación, y presentación telemática automatizada. 
  • Multidispositivo: Permite la visualización de la herramienta y el seguimiento del estado de los modelos en diferentes dispositivos: móvil, ordenador o tablet. 
  • Adaptable a todo tipo de impuesto: se pueden implementar en Tax4U todos los impuestos mediante un proceso automatizado, auditable, controlable y ágil.  
  • Solución de "huella cero" sin instalación de cliente.

¿Cómo funciona?

Tax4U se presenta como una herramienta que permite gestionar y supervisar el del ciclo de vida completo de un impuesto:

  1. Recogida de la información de diferentes fuentes de forma automática a través de integraciones entre sistemas.
  2. Tratamiento automatizado del modelo a través de reglas introducidas en el motor de cálculo, con su visualización para revisión y/o ajuste extraordinario por parte del usuario.
  3. Contabilización automática, facilitación del pago y conciliación bancaria.
  4. Presentación automática del impuesto en las diferentes agencias tributarias.  

 

  • Recogida de la Información
La primera barrera que se encuentran los departamentos fiscales cuando necesitan elaborar y presentar sus modelos tributarios son las diferentes fuentes de recogida de la información y los diferentes formatos de los datos.
 
Tax4U facilita la ingesta de información pudiendo conectarse e integrarse con diferentes sistemas origen por diferentes vías, permitiendo la recogida de datos tanto estructurados (reports e informes) como no estructurados (documentos pdf).
 
Al mismo tiempo, se permite la carga manual (selección del archivo y guardado automático en la herramienta) a través de plantillas, para recoger la información tal y como es proporcionada por los canales de comunicación interdepartamentales convencionales: e-mails, drive, repositorios o carpetas de red compartidas. Importante en los supuestos en que los datos se reciban, por ejemplo, vía e-mail, en lugar de desde un sistema origen, evitando la realización de tareas manuales, conversión o mapeo de la información previa por el usuario. 
 
Una vez recibida la información, dentro de Tax4U se pueden implementar reglas de validación de dato, de tal forma que, en el log de entrada, se visualicen aquellos “errores” que no coincidan con los criterios de carga implementados, permitiendo su detección, corrección y reprocesamiento de forma autónoma por el usuario de fiscal, evitando depender así de departamentos externos. 
  • Motor de cálculo y monitorización del modelo

Tras la recogida, validación y procesamiento de la información origen o Input del modelo, Tax4U “cocina” de manera automática en el motor de cálculo los datos recopilados en el punto anterior, aplicando las reglas, algoritmos y lógicas necesarias para completar los campos del formulario tributario. 

El último paso antes de proseguir con el proceso, sería la revisión y validación por parte del usuario del modelo tributario. Para ello, Tax4U presenta la información en el formulario original del impuesto y se rellenan todas las casillas correspondientes para facilitar así la tarea de validación al usuario. 

Se permite asimismo, con ámbito extraordinario, la actualización de información tributaria manual en el modelo por parte del usuario de fiscal. Esta funcionalidad tiene como objetivo permitir al departamento de fiscal, en una situación de emergencia, poder presentar el modelo con los datos correctos cuando se detecte un error derivado de un origen de la información incorrecto y no se disponga de suficiente tiempo para solicitar el cambio desde origen. Estos cambios dejan por tanto, constancia de la modificación en la funcionalidad de Auditoría.

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  • Contabilización, pago y presentación del modelo

Una vez validado el modelo tributario en el punto anterior, sería necesario la contabilización del modelo, pago y presentación del impuesto

Para el primero de los puntos, la aplicación se integra con los sistemas de gestión de cliente, por ejemplo SAP, permitiendo la generación del apunte contable de manera automática.

Después, es necesario la generación del pago y la presentación del impuesto. En este punto, Tax4U permite múltiples formas atendiendo a las posibilidades del cliente y del modelo concreto a presentar. Por ejemplo, hay varios modelos que pueden pagarse y presentarse de forma automática a través de las plataformas telemáticas de gestión tributaria de algunas entidades bancarias. Para ello, Tax4U genera como output el modelo en el formato .txt aceptado por la Agencia Tributaria, y lo facilita al usuario en modo descarga automática o lo deposita en un repositorio / escritorio compartido. 

Otro ejemplo de pago y presentación sería para aquellos modelos en los que las pasarelas bancarias de gestión tributaria no estuvieran disponibles. En este caso, Tax4U genera un reporte final en el que se detallan los importes a pagar por modelo y por sociedad, para que dicha información pueda ser remitida al departamento de tesorería y este gestione el pago del impuesto por sus vías habituales. Una vez gestionado el pago por tesorería, Tax4U puede configurarse para esperar la recepción del fichero bancario de conciliación, que permita comprobar y casar los importes pagados frente a la cuantía del impuesto a presentar. 

Por último, para la presentación del modelo bajo el supuesto anterior, Tax4U proporciona al usuario el modelo tanto en el formulario original como en el formato .txt especificado anteriormente. En función de las posibilidades del usuario, la carga podría ser, o bien de forma manual en la Agencia Tributaria, subiendo desde nuestro ordenador ese fichero ya listo según las especificaciones de la Agencia Tributaria; o bien, a través de herramientas denominadas “RPA” (Automatización Robótica de Procesos), que permiten la cumplimentación y presentación automática de los modelos

Por supuesto, alrededor de estos 3 bloques, Tax4U aporta numerosas ventajas al proceso global:

  • Alcance societario y tablas de datos maestros: En la aplicación se mantienen de forma centralizada todos aquellos datos maestros necesarios para el correcto funcionamiento y reporting a las Agencias Tributarias. 
  • Cuadro de mandos central de gestión y control del flujo de estados del modelo: De un rápido vistazo se puede conocer por sociedad financiera el estado de la información y del modelo, pudiendo distinguir los siguientes: sociedad cargada completamente, sociedad validada, contabilización generada, pago gestionado, pago conciliado, fichero texto de presentación generado, modelo presentado. 
  • Tax4U también proporciona plantillas predefinidas para acelerar la implementación de modelos.
  • Control de seguridad y acceso a los modelos tributarios y visualización del portal, definido y diferenciado por roles y perfiles, controlando así quién puede visualizar la información de qué modelo, asegurando que el envío de información interdepartamental esté controlado, evitando posibles filtraciones de información por error.   
  • Facilidad y flexibilidad de uso de los modelos por los usuarios de fiscal, pues los datos se pueden administrar fácilmente como se hace habitualmente con un libro de Excel.
  • Gestión de declaraciones complementarias con trazabilidad de la presentación original.
  • Auditoría y trazabilidad de todos los cambios realizados en la información para posibles inspecciones e impugnaciones. 
  • Gestor documental para el almacenamiento de documentos relevantes, como por ejemplo, las presentaciones de los modelos ya realizadas.
  • Calendario de cumplimiento normativo con establecimiento de fechas de presentación y pago de los impuestos.
  • Notificaciones y avisos por correo

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CONOCE A LOS AUTORES

Oscar Morenza
Senior Manager Techedge España
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Isabel Calvo
SAP S/4HANA Finance Consultant Techedge España
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