Digital Compliance: la revolución en marcha

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Digital Compliance: la revolución en marcha

Gerardo Volf | mar 05, 2020

Transformación digital de los impuestos

Hasta hace relativamente poco tiempo, el “compliance” o conformidad, dependía principalmente de las personas, sin embargo, en los últimos años, la tecnología ha comenzado a desempeñar un papel mucho más importante. La transformación digital de los impuestos ya está en marcha y cada vez son más los países que exigen que las empresas cumplan con modelos digitales de declaración y cumplimiento tributario.

Esta transformación se inicia con la introducción de nueva legislación por parte de los gobiernos, la cual exige que las empresas cumplan con nuevas regulaciones que afectan a la facturación, contabilidad y otras áreas, forzando a acelerar aún más la transformación digital en cada aspecto de los procesos financieros, desde compras hasta los libros mayores y creando un nuevo modelo de relación recaudador de impuestos-contribuyente.

compliance

Sólo en España, se exige el cumplimiento con:

  • El Suministro Inmediato de Información del IVA (SII), 
  • Suministro Inmediato de Libros de Información Contable de Impuestos Especiales (SILICIE) que afecta a las industrias de Alcohol, Hidrocarburos y Tabaco, 
  • Facturación Electrónica, vigente desde enero de 2015 para las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas y…
  • ...próximamente, Ticket BAI, un proyecto conjunto de las Haciendas Forales y del Gobierno Vasco que especifica una serie de obligaciones que afectan a las soluciones de software de facturación de las empresas. A diferencia de otras iniciativas similares como el SII que aplicaban únicamente a empresas con facturación superior a los €6Mi./año. Si bien en el resto de España no hay previsto un proyecto similar, todo apunta a que esta iniciativa podría afectar a todo el ámbito territorial.

El Digital Compliance como respuesta a la transformación digital de la hacienda pública

La obligada transformación digital que la hacienda tributaria ha experimentado en estos últimos años es sin duda positiva pero entraña ciertos riesgos para aquellas empresas que no lo tengan en cuenta: a mayor transparencia, mayor exposición a verificaciones y auditorías frecuentes y por lo tanto, se incrementa el número de penalizaciones y multas.

El cumplimiento de estas regulaciones digitales debe ser gestionado de forma proactiva. En el otro extremo, una estrategia errónea, puede conducir a que las penalizaciones y multas impacten en la imagen de la empresa y provoque la pérdida de clientes, con el consiguiente perjuicio para el negocio.

Desde el punto de vista tecnológico e incidencia en los sistemas SAP, es posible definir una serie de patrones comunes a todas la regulaciones y países como son:

  • La extracción y mapeo de los datos del ERP, 
  • La firma electrónica, 
  • El canal seguro de transmisión (https)
  • El formato de la información (xml o json).

A la hora de abordar los requerimientos de cumplimiento regulatorio, la utilización de herramientas con una orientación “país-por-país” o “impuesto-a-impuesto”, suele agregar complejidad y un incremento de los costes de gestión. 

Más aún, si las actualizaciones de las regulaciones son gestionadas en el ERP mediante actualizaciones complejas de código, muchas veces, estas actualizaciones entran en conflicto con los planes de upgrades y parches de los sistemas SAP. Esto, sin mencionar el proceso de pruebas que será necesario para la validación de los procesos de integración con los diferentes organismos tributarios que pueden afectar el calendario global de operaciones e impactar negativamente en otros proyectos de innovación. 

Estos problemas presentan desafíos aún más importantes y complejos para aquellas empresas que operan en diferentes regiones y están expuestas a requerimientos de lo más diverso en cuestión de cumplimiento regulatorio.

arquitectura-solucion-bdgtalcompliance

Arquitectura de la solución b+dgtalCompliance de Techedge

Sin una buena solución de software y una arquitectura moderna, será imposible ajustarse al ritmo de las nuevas regulaciones. 

Requerimientos básicos de una solución Digital Compliance moderna

Algunos de los principios básicos a tener en cuenta para seleccionar una solución moderna para el Digital Compliance son:

  • Automatización: eliminación del trabajo manual, para la reducción de errores y asegurar el Compliance.
  • Framework: que facilite una base común para todas las comunicaciones entrantes y salientes.
  • Escalabilidad: a medida que las empresas siguen creciendo, la demanda de soluciones flexibles, seguras y de alto rendimiento es vital para asegurar el cumplimiento regulatorio digital a 5 o 10 años vista.
  • Visibilidad centralizada: para asegurar que los equipos encargados del cumplimiento regulatorio dispongan de un acceso simple a los datos, que evite errores y manipulaciones innecesarias y que contribuyan a reducir los costes de mantenimiento.

Nuevas oportunidades de las plataformas digitales de las administraciones tributarias

Finalmente, también cabe reconocer que la estandarización y el volumen de la información intercambiada con las plataformas digitales de las administraciones tributarias abre nuevas oportunidades. Como ejemplo, el cumplimiento de SILICIE, que fuerza a las empresas a una gestión de inventario muy exacta y en general, permite que las empresas puedan hacer uso de técnicas de inteligencia artificial con las que podrían optimizar sus procesos de negocio en búsqueda de la eficiencia relacionada con una mejor planificación fiscal y eliminar o reducir la amenaza de sanciones financieras cada vez más punitivas.

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