Contenido empresarial con Inteligencia de Negocio: hacia una oficina cero papel

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Contenido empresarial con Inteligencia de Negocio: hacia una oficina cero papel

Milena Rodríguez | may 06, 2019

La sostenibilidad de la Gestión de Contenido enfocada a los procesos, la tecnología y el cumplimiento legal

 

Gracias a la creciente integración de las Tic en las organizaciones, se ha vuelto prioridad establecer la manera como se debe gestionar la información producida o transmitida por medios electrónicos, basados en la normatividad y buenas prácticas de gestión documental, todo con miras a optimizar los procesos y recursos de las compañías, con el aprovechamiento y las ventajas que trae la tecnología. Sin embargo, la Era Digital trae también grandes desafíos en la gestión de la información como el acceso, disponibilidad, trazabilidad, seguridad y la capacidad de integración entre soluciones, procesos y usuarios.

Por esta razón, es fundamental el uso de tecnologías innovadoras que cuenten con funcionalidades particulares para cubrir la gestión de la información tanto electrónica como digital durante todo el ciclo de vida de los documentos, además de iniciar con un análisis de requerimientos de acuerdo a su core de negocio que contribuyan a una mejor gestión documental de forma transversal en todas las áreas de la compañía.

Hoy en día las empresas buscan la sostenibilidad de la gestión documental enfocada a integrar de manera óptima los procesos y la tecnología para dar cumplimiento legal a las normativas locales y globales. La clave, está en desplegar una estrategia de valor que cumpla con una función integradora, donde la solución contribuya a la gestión eficiente de la organización mediante habilitadores claros que generen confianza a los usuarios internos y externos.  

¿Cómo optimizar la gestión documental aprovechando la inteligencia del negocio?

El primer paso radica en ir más allá del cumplimiento normativo, ampliando la visión para además de organizar los documentos físicos/electrónicos provenientes de múltiples sistemas, darle valor a este contenido empresarial centralizando los datos estructurados y no estructurados de los procesos transaccionales de los diferentes sistemas, con total seguridad y calidad, para transformar a las compañías en empresas inteligentes enfocadas hacia una oficina cero papel.

Todo esto es posible gracias a un gestor de contenido inteligente que contribuya al ciclo vital de los documentos, que se integre de manera amigable al ERP y que garantice total sostenibilidad, trazabilidad y gobernabilidad de la información para:

  • Mejorar la oportuna gestión de trámites en la atención al usuario interno y externo
  • Automatizar y centralizar servicios y consultas de la información
  • Gestionar múltiples actividades basadas en gestión de tareas y de alertas
  • Clasificar la información y asegurar la disposición final independientemente del soporte físico o electrónico
  • Disponer de información centralizada vinculando la información transaccional y de contenido, acorde a los procesos de la compañía
  • Tener una infraestructura integral y flexible, con total capacidad de integración con otros sistemas
  • Contar con mecanismos de seguridad de la información basados en Control de accesos por grupos/roles
  • Facilitar cumplimiento legal a las normativas locales y buenas prácticas globales, también a los  procesos de auditorías y procesos de calidad

 

SostenibilidadGestiónDeContenido

 

De la problemática a la solución, enfocada a la Inteligencia de Negocio

Problemas como la duplicidad o información sin clasificar, hacen parte de los inconvenientes más comunes en la gestión de la información, donde además de una consolidación parcializada del contenido, complica la gestión, acceso, conservación y control de la información que en conjunto generan cuellos de botella en la operación y en los procesos de las diferentes áreas de una compañía.

Si sumamos a esto que hoy las empresas cuentan con numerosos sistemas de almacenamiento de información que incrementan sus costos de operación debido a los servicios de almacenamiento, y los múltiples licenciamientos de soluciones, vemos que disponer de una solución tecnológica interoperable y con planes de contingencia ante eventos adversos, ayudarían de manera significativa a realizar un proceso útil y sostenible de Gestión de Contenido de valor, para que las compañías empiecen a llevar sus procesos y requerimientos a otro nivel. 

 

ContentSuitePlatformOpentext

 

En Techedge contamos con soluciones de Gestión de Contenido Empresarial (ECM) que permiten realizar la gestión de documentos de una manera integral, con total gobernabilidad del contenido Físico y Digital para transformar sus procesos de negocio, disponiendo además de trazabilidad, centralización y visión “End to End” desde la captura, gestión de archivo, flujos de trabajo y colaboración, hasta la integración con sus sistemas SAP® (SAP Ariba, SAP Success Factors, S/4 HANA), SalesForce, Oracle, Microsoft, Ingeniería y Gobierno, en pro de la Gestión de Contenido Inteligente para mantener el vínculo entre la información transaccional y los documentos.

Nuestra experiencia en implementación de soluciones premium como Extended ECM for SAP Solutions by OpenText en diferentes empresas locales, regionales y globales de sectores como Oil and Gas, Banca, Retail, Educativo, Cajas de Compensación y Gobierno, entre otras, nos permiten diferenciarnos en el mercado para ser un aliado estratégico que aportar valor a los procesos de las compañías al contribuir en la mejora, optimización y sostenibilidad de la gestión de la información como uno de los activos más importantes en esta Era Digital.  

¡Gestión de Contenido Inteligente, asegurando el acceso, disponibilidad, trazabilidad y seguridad de la información  para articular soluciones, lineamientos, procesos y usuarios!

  

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Desde Techedge, resolvemos todas las dudas para asesorarte en obtener visibilidad, trazabilidad y gobernabilidad de tu contenido con inteligencia de negocio, cobertura "End to End", dando cumplimiento legal e integrado todo a tus sistemas.

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