Sistema ERP: cómo funciona y sus ventajas

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Sistema ERP: cómo funciona y sus ventajas

Techedge | Jun 25, 2020

¿Cómo gestiona tu compañía la gran cantidad de información correspondiente a cada sector? En un mercado cada vez más saturado y competitivo, tener una gestión empresarial eficiente con el apoyo de un sistema ERP, es una gran ventaja competitiva para las empresas, y contar con una óptima gestión es crucial para la supervivencia de todas las compañías.

Pero, ¿es realmente necesario contratar un sistema de gestión? Sí, independientemente del tamaño de tu empresa.

En este artículo, explicaremos qué es un ERP, cuáles son sus características, y veremos cómo esta herramienta puede ofrecer resultados increíbles para el crecimiento de cualquier compañía.

¿Qué es un sistema ERP?
Abreviatura de Enterprise Resource Planning, ERP se traduce como un sistema de gestión empresarial. Una herramienta tecnológica que tiene como objetivo integrar y automatizar los principales procesos y datos de la empresa en una sola plataforma, facilitando la gestión de datos y la organización de la compañía.

Entre estos procesos están:

  • Gestion de Stocks.
  • Control y gestión comercial y de ventas.
  • Gestión financiera .
  • Integración con emisión de impuestos.
  • Gestión de ventas.
  • Informes.
El objetivo es centralizar toda esta información en un lugar desde donde todos los sectores puedan acceder y administrar sus datos.

Este es un punto importante porque, a pesar de que las empresas están divididas en departamentos, dependen a su vez unas de otras y actúan de forma conjunta. Por lo tanto, cuanto más sincronizados y automatizados sean, más eficiente será la ejecución de las actividades y la productividad de la empresa.

¿Por qué surgió ERP?
Cualquiera que piense que el concepto de sistema ERP es una invención del mundo moderno, está equivocado. Alrededor de 1950, se lanzaron los primeros métodos de control tecnológico realizados a través de la gestión empresarial. En ese momento, la automatización no era ni rápida ni barata y muy pocas empresas podían acceder a esta instalación. En la década de 1970, con un mayor acceso a las herramientas tecnológicas, surgieron los precursores de los ERP.

La denominada Planificación de necesidades de material (MRP), difundió conjuntos de sistemas que estaban conectados entre sí y permitían el acceso a la gestión y el control de los procesos de producción.

Pero fue en la década de 1990 cuando realmente surgió la Planificación de Recursos Empresariales. La evolución de los ordenadores y la aparición de nuevas tecnologías, contribuyeron a importantes mejoras en la gestión empresarial y en la difusión de software y sistemas. Desde entonces, las herramientas de ERP se han mejorado cada vez más. Además de adaptarse a las nuevas necesidades de las empresas, se han amoldado a las obligaciones fiscales.

Un sistema ERP actual, además de unificar la interfaz de información de las compañías, también tiene instalaciones y características que simplifican la vida diaria de los usuarios.

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¿Cómo funciona un sistema ERP?
Como hemos explicado anteriormente, el sistema ERP integra actividades y automatiza los procesos de la compañía. Esto, además de facilitar la gestión, contribuye a eliminar los diversos programas de control paralelos.

Por lo general, estos sistemas están disponibles en módulos, uno para cada área de la empresa. Algunos son comunes a todos los segmentos, como facturas y nóminas, pero cada segmento tiene sus particularidades y recibe módulos ERP específicos.

Ejemplo de operación de un sistema ERP:

Como ejemplo, veremos una empresa que se dedica a la fabricación y transporte de muebles personalizados. Veamos cómo se puede integrar el proceso desde el pedido por parte del cliente hasta la entrega del producto:

  1. Una vez el cliente realiza el pedido, el vendedor lo registra en el sistema.
  2. El sector de producción es notificado de que se necesitan producir los muebles solicitados por el cliente.
  3. El sector de gestión de suministros también recibe la advertencia para realizar el control de inventario de los materiales necesarios para la producción.
  4. Si es necesario reemplazar el stock, el sector de suministro se encargará de esta actividad, y se informará al área financiera sobre el gasto por la adquisición de la materia prima.
  5. El sector financiero también recibirá una alerta de que debe cobrar por el artículo vendido.
  6. Luego, la contabilidad recibirá información sobre costos y facturación.
  7. Los responsables de logística serán informados sobre el pedido para que puedan programar la entrega, teniendo en cuenta el tiempo requerido para la fabricación.

Así es como funciona un sistema ERP de principio a fin. Todos los sectores de la empresa tienen acceso a lo que está sucediendo y pueden seguir en tiempo real todos los pasos dentro de la empresa.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema ERP para las empresas?
Un sistema ERP tiene el objetivo de ayudar a la administración y gestión corporativas  contribuyendo al crecimiento del negocio. Con todos los registros y datos de los sectores en un solo lugar, los procesos que solían llevar más tiempo, se automatizan, garantizando una mayor flexibilidad del equipo y una mayor seguridad de la información, además de un mayor control sobre lo que sucede en la empresa.

Debemos tener en cuenta que el número de pequeñas y medianas empresas que pierden el control de la gestión y terminan en deuda, es alto. Esto sucede, a menudo, debido a la falta de información en el propio equipo, que no se preocupan demasiado por la gestión interna o no sabe cómo hacerlo correctamente.

Este tipo de pequeños errores internos, pueden llevar a la bancarrota a cualquier empresa si se acumulan, y es por esto por lo que siempre recomendamos el uso de un sistema ERP dentro de las compañías.

Además de la facilidad en la gestión y organización de datos, el uso del sistema de gestión garantiza más seguridad, agilidad en el registro de información y control de procesos. Sin embargo, lo más importante es elegir un sistema ERP que brinde eficiencia e inteligencia a los procesos de gestión.

Estos son algunos de los beneficios que el sistema ERP puede ofrecer a tu empresa:

  • Acceso en remoto al sistema.
  • Seguridad de la información.
  • Menos papel y más eficiencia.
  • Control financiero en tiempo real.
  • Inventarios actualizados.
  • Emisión rápida de facturas.
  • Comunicación asertiva con los clientes.
  • Eficiencia de ventas.
  • Reducción de costos.
  • Efectividad en la gestión tributaria.
  • Competitividad.

¿Cuáles son los principales ERP en el mercado?
Actualmente, el sistema integrado de gestión empresarial es cada vez más común en el mercado, con varias opciones de ERPs disponibles, cada uno con sus ventajas y desventajas que varían según la oferta de características y precio.

A continuación se muestra una lista de los mejores ERP en el mercado:

  • SAP: El sistema alemán SAP, tiene la innovación como lema principal. Tiene un sistema de información muy seguro, con actualizaciones constantes, cuyo objetivo es acelerar la resolución de problemas respecto a los procesos de compras, servicios, producción, finanzas, ventas y recursos humanos.
  • Oracle: Oracle es una compañía estadounidense que está activa en el campo de los sistemas informáticos empresariales y las bases de datos inteligentes. El sistema ERP permite la gestión de información que va desde la contabilidad hasta la emisión de informes. Permite trabajar con una opción de sistema híbrido, instalada en la nube, en el modelo de Cloud Computing.
  • TOTVS: Totvs es una multinacional brasileña y es líder en el mercado de sistemas de gestión. Ofrece servicios ERP a empresas de diferentes tamaños, facilitando las tareas diarias de empresarios y gerentes. Entre las características están el control financiero y fiscal, las actividades administrativas y el análisis y estimación del ROI (Retorno de la Inversión).
  • Tiny ERP para comercio electrónico: a diferencia del anterior, el enfoque de este sistema son las tiendas virtuales y las pequeñas empresas. El objetivo es aumentar la eficiencia de los procesos internos de las empresas, ofreciendo acceso a métricas relevantes y gráficos automatizados.
  • Cuenta Blue ERP: otro software ERP con gran protagonismo en el mercado brasileño. Permite la integración con otras plataformas como CRMG, pagos y automatización de marketing.
  • SIGE Cloud ERP: considerado uno de los sistemas ERP más completos del mercado. Existen diferentes modelos y planes con características útiles para cualquier negocio.
  • B Vendedor ERP: Usado por las principales marcas como Submarino, Americanas y Shoptime.
  • Microsoft Dynamics: sistema ERP en la nube del gigante multinacional Microsoft, que cuenta con CRM integrado, un gran diferenciador. Se puede integrar totalmente con los productos de Microsoft Office.
  • Eccosys ERP: sistema que se centra en la fuerza de la comunicación entre los empleados para ofrecer la mejor solución de ERP.

¿Cuál es el mejor sistema ERP para mi negocio?
Con tantas opciones en el mercado, lo normal es que el proceso de elección sea bastante difícil. Los siguientes puntos quizás puedan ayudarte a elegir el que mejor se ciñe a tu empresa:

  • Comprende la complejidad y las peculiaridades de tu negocio.
  • Identifica las necesidades reales (fiscal, de inventario, gestión financiera y comercial).
  • Clasifica las necesidades de acuerdo con la urgencia e importancia.
  • Averigua cuántos empleados necesitan acceso y deben adaptarse al sistema ERP.
  • Decide entre la gestión remota o con el control realizado dentro de ella.

ERP On Premise y ERP en la nube: ¿cuál elegir?
La diferencia entre los dos modelos es bastante clara. En el modelo Cloud ERP, toda la información está alojada en el servidor de la empresa contratada y se accede a través de Internet.

En el caso del modelo On Premises, el sistema ERP se instala localmente, en los mismos ordenadores y servidores de la organización. Ambos tienen sus ventajas y desventajas, y la elección del modelo más adecuado para tu empresa depende de las necesidades y peculiaridades que se le atribuyen.

Es importante tener en cuenta que un sistema ERP debe ser más que un producto. Debe conectarse con la empresa y ayudar en las actividades cotidianas. La mejor opción es, por lo tanto, una que ofrezca simplicidad, facilidad, agilidad, reducción de errores, asistencia en procesos administrativos y enfoque en resultados.

Ahora que sabes todo sobre los sistemas ERP y cómo elegir el ideal para tu empresa, aprovecha nuestros consejos para administrar y optimizar tu negocio y seguir navegando por nuestro blog.
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