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La colaboración empresarial comienza con Sturnis 365

Techedge Digital Startups

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Sturnis 365

La colaboración empresarial comienza con Sturnis 365

Vanesa Enriquez Sánchez | abr 12, 2021

Vivimos en un mundo en el que todo es urgente y donde existe la necesidad de trabajar con los mismos documentos entre varias personas o departamentos a la vez para la elaboración de la información empresarial, lo que conlleva pérdida de tiempo hasta que uno finaliza su parte, otro integra la suya, se entrelaza gran cantidad de información, se supervisa y se aprueba dicha documentación... Todo ello unido a que el acceso es limitado y solo se puede acceder desde un PC. 

Sturnis365 le da un giro de tuerca dando un enfoque diferente con el llamado “Diseño Invertido o Ingeniería Inversa”. A partir de documentos existentes en la empresa (PDF, WORD, EXCEL, PPT, etc.), la aplicación crea automáticamente el documento principal y sus secciones.

Por qué Sturnis365

Sturnis365 es una solución de software para la producción y publicación de información empresarial que simplifica y automatiza los procesos. La solución en la nube Microsoft Azure, permite un mínimo impacto organizacional, sin necesidad de programación ni herramientas. Con las aplicaciones y soluciones tecnológicas de Microsoft (SharePoint, Power BI, base de datos SQL, Microsoft Office, etc.) hace que la herramienta sea fácil de usar.

El nuevo enfoque de aplicación "Ingeniería Inversa", hace de Sturnis365 una aplicación que permite, a partir de documentos existentes, crear automáticamente la aplicación, eliminando el tiempo necesario para el análisis, diseño y construcción.

Construir y organizar el documento es tan fácil como crear una tabla de contenidos en un documento de Word. Todo ello a través de interfaces de usuario intuitivas y simples clics de ratón.

La gestión de cambios de datos de última hora, la parte descriptiva, o la generación de salida en diferentes formatos (PDF, DOCX, iXBRL, PPTX, XLSX, XML, HTML), se realiza directamente por el usuario final sin necesidad de aprender o conocer tecnologías o sistemas particulares, ya que es trabajar con Office.

La presencia de funciones de flujo de trabajo, permite a los usuarios gestionar sus actividades (actualización, revisión, aprobación, etc.). Muchas personas pueden operar simultáneamente sin correr el riesgo de pérdida o inconsistencia de datos. Cumple con los requerimientos de "Auditoría" tanto en términos de actividad del usuario, como de trazabilidad a la fuente de datos, asegurando, gracias a las funciones de control y aprobación, la máxima fiabilidad en la consistencia de la información. Se puede acceder a los documentos de forma segura desde cualquier interfaz (PC, Tablet, Smartphone). 

Objetivo

El objetivo de la aplicación es automatizar y certificar el flujo de información necesario para la preparación de estos documentos, facilitando la agregación de información y asegurando la participación de todos los usuarios / funciones.

Control

El principio con el que Sturnis365 trabaja, permite tener siempre el control del estado del arte del documento; en cualquier momento se puede saber qué se ha hecho, qué queda por hacer, el estado de actualización de la información, la actividad posterior, etc.

Es posible operar con diferentes versiones del documento simplemente activando la función "Versiones". Cada versión del documento o parte del mismo es siempre comparable con la versión en línea.

Sturnis365 permite administrar un documento en varios idiomas, ya que dispone de “gestión multilingüe”. En este caso, además del idioma "básico" con el que está construido el documento principal, el usuario puede especificar en las propiedades del documento principal, los idiomas adicionales a los que debe traducirse el documento.

Un cuadro de mando operativo, caracterizado por gráficos descendentes, permite una visión general del documento, lo que permite también una gestión dinámica de las actividades que aún deben completarse, incluida la capacidad de gestionar el recordatorio y la sobrescritura de las actividades de los demás si se dispone de los permisos adecuados.

Algunos beneficios

Gracias a Sturnis 365, ahora es posible compartir información a través de los diferentes documentos/departamentos de la empresa; gestionar de forma controlada y colaborativa el proceso de formación y publicación de documentos en los diferentes formatos técnicos, garantizar una auditoría completa de todas las actividades llevadas a cabo por los usuarios, reducir la posibilidad de errores y los tiempos de preparación de los documentos, así como trabajar con diferentes dispositivos.

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Resumen del proceso

El proceso de redacción involucra a varios actores y determinadas funciones, que representan a los llamados "contribuyentes" del fichero. Participan en su elaboración a través de dos tipos de información:

  • Información numérica (tablas y/o gráficos).
  • Información de texto.

La información numérica procede de ficheros Excel, convenientemente configurados y conectados a los documentos a través de la biblioteca (DATA SOURCE) presente en Sturnis365.

La información textual, por otra parte, representa comentarios insertados directamente por los colaboradores en los párrafos de su respectiva competencia. 

Una vez realizada la modificación de textos, tablas y gráficos, el usuario deberá abrir el documento para comenzar con el flujo de trabajo que se detalla en el siguiente punto.

Flujo de trabajo (estados del documento)

Sturnis365, asocia al documento un flujo de trabajo para la gestión de los estados del proceso. 

Los estados del flujo de trabajo son:

  • Cerrado: Es el estado por defecto de un documento recién creado.
  • En Editar: En este estado los usuarios contribuyentes pueden modificar el contenido del documento y luego enviarlo para su aprobación.
  • Enviado: El usuario colaborador ha terminado su trabajo y ha enviado el documento al usuario aprobador. El usuario autorizado puede autorizar o rechazar el documento.
  • Aprobado: El usuario aprobador ha aprobado el documento. 

Las modificaciones de status permitidas por el sistema son sólo las indicadas por las flechas de la figura:

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Es una herramienta que "aporta valor inmediato a las grandes empresas, saltándose los largos ciclos de implementación. Es el nuevo modelo de negocio; aprovecha la metodología de "Ingeniería Inversa" y la plena integración con las tecnologías de Inteligencia Artificial. Reduce drásticamente el tiempo de creación de valor y el retorno de la inversión”, como afirma Marco Mattei, COO de Sturnis365.

 

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