Cómo ampliar la Automatización de Procesos Robóticos en tu compañía: el papel de la gobernanza RPA

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Cómo ampliar la Automatización de Procesos Robóticos en tu compañía: el papel de la gobernanza RPA

Roberto Parrotto | oct 23, 2020

Según Gartner, la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) es una tendencia que ha ido tomando valor a lo largo del tiempo y se preve un crecimiento del 41% año tras año hasta 2022. Sin embargo, siendo un tema relativamente nuevo, puede ser difícil definir una estrategia para gobernar la implementación, monitoreo y mantenimiento de los bots.

Pensar en los RPA como un proyecto, es un gran error. Es un error aún peor pensar que se trata de una serie de pequeños proyectos independientes. La implementación de RPAs es una iniciativa, y debe ser gobernada teniendo siempre una clara visión de la situación y de los objetivos que se quieren alcanzar, por eso la gobernabilidad es tan importante para los RPAs. 

El despliegue de nuevas soluciones sin una estrategia y una gobernanza claras, puede resultar poco eficaz e incluso contraproducente. Esto podría crear otro grupo de software aislado, que sigue funcionando como una caja negra desvinculada del resto de los procesos empresariales.

Es necesario que la gobernanza garantice que los RPA son coherentes con las normas de seguridad, cumplimiento y gestión del cambio, y que que permitan que las implementaciones se lleven a cabo con un alto grado de agilidad. Además, la gobernanza también debe ser capaz de alinear los objetivos de la empresa y garantizar la posibilidad de ampliarlos fácilmente.

Diseñar un RPA está más relacionado con dar forma al proceso empresarial que de pensar en herramientas y soluciones técnicas. En las iniciativas de RPA, los intereses empresariales y de IT están más que nunca, superponiéndose durante la mayor parte del trabajo: Las iniciativas de RPA pueden requerir el establecimiento de un nuevo modelo operativo para alcanzar la eficacia estratégica y operativa.

Modelos operativos de RPA y Centro de Excelencia

La elección del modelo operativo adecuado para las iniciativas de RPA, depende principalmente de la estructura organizativa y el modelo de ejecución existentes, el alcance y la madurez en el ámbito RPA.

Durante la puesta en marcha de una iniciativa de RPA, un elemento central dentro del modelo operativo es el Centro de Excelencia (CdE), que es responsable de:

  • Evaluación y priorización de los procesos que se van a robotizar.
  • Desarrollo de RPA y establecimiento de un entorno de producción.
  • Entrenamiento.
  • Establecer procedimientos de trabajo. 
  • Gestión de los proveedores de RPA .

A primera vista, podemos identificar tres modelos básicos dependiendo de cómo y dónde actúan los CdE dentro de la organización: centralizado, híbrido y descentralizado.

En un modelo centralizado, un único Centro de Excelencia integra todos los recursos para las iniciativas de RPA. En un modelo híbrido, la mayoría de las funciones y desarrollos de RPA están centralizados, mientras que se pueden asignar equipos coordinados a las funciones/unidades comerciales en las que se necesita una colaboración más estrecha con los usuarios clave. Por último, en un modelo descentralizado, los recursos se asignan a unidades descentralizadas, por función o geográficamente, mientras que una unidad central se encarga de redactar los procedimientos de RPA para que sean compartidos por todos los interesados.

Garantizar la eficacia estratégica de las iniciativas de RPA

Cuando se inicia una iniciativa de RPA, podremos encontrar docenas de posibles procesos como candidatos a la robotización. El descubrimiento de los primeros candidatos puede ejecutarse a través de talleres de design thinking, que pone sobre la mesa diferentes ideas que necesitan ser filtradas y priorizadas. 

En esta fase, es muy importante establecer y seguir un conjunto definido de reglas para evaluar todas las ideas, con el fin de comprender cuáles son realmente adecuadas para la iniciativa RPA (de hecho: ¡los RPA no son la solución a todos los problemas!) y cuáles podrían tener el mejor rendimiento.

El mejor candidato para la robotización podría ser un proceso repetitivo, rutinario, estable y predecible. El rendimiento de la inversión se amplía dependiendo de la duración y la frecuencia del proceso, el número de personas involucradas y el volumen de datos estructurados utilizados por el proceso. 

Además de la identificación, el establecimiento de prioridades y la planificación de los procesos, una hoja de ruta estratégica a largo plazo también tendrá que incluir una estrategia de integración con las diferentes herramientas, entre ellas, por ejemplo, el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), las herramientas de gestión de procesos empresariales (BPM) y otras soluciones de inteligencia artificial.

Alcanzar la eficacia operacional de las iniciativas de RPA

Digamos hemos puesto en marcha un primer grupo de RPA y actualmente está en funcionamiento. Aunque esto pueda parecer la conclusión exitosa de la iniciativa, en realidad es sólo el comienzo del juego.

Los RPA, al igual que los humanos, necesitan evolucionar, a veces incluso se retiran. Elegir los mejores KPI para monitorear la actividad de los RPA es clave para entender qué funcionalidades debemos planificar para mejorar, y por otro lado, reconocer los puntos de fallo en el proceso. Una vez más, esto requiere una comunicación fluida entre los expertos en procesos empresariales y el personal de IT. 

Por último, pero no menos importante, un cambio de mentalidad cultural es importante dentro de los empleados de la empresa. En el mejor de los casos, los empleados no sólo estarán agradecidos por haberse liberado de la carga de tareas repetitivas y de bajo valor añadido, sino que también podrán identificar nuevas posibilidades de robotización que se canalizarán al CdE para su posterior investigación.

La gobernanza de los RPA es la base del éxito

Pensar que las iniciativas de RPA son pan comido en comparación con los antiguos y complejos programas de IT, es un gran error: puede llevar a pensar que todas las actividades relacionadas pueden ser llevadas a cabo internamente por la empresa. 

Esta decisión puede fácilmente resultar en un fracaso en el crecimiento de la compañía. La experiencia demuestra que los consultores desempeñan un papel clave en las iniciativas de RPA, pudiendo apoyar en el desarrollo, establecimiento de mejores prácticas, desarrollo de habilidades y mucho más. En este caso, la elección y gestión de los proveedores es también parte del trabajo del Centro de Excelencia de RPA.

Independientemente de cómo decidas actuar, el mensaje central sigue siendo el mismo. La gobernanza de los RPA es un elemento vital que determinará el éxito (o el fracaso) de tu iniciativa: tener una estrategia clara -y la capacidad de ejecutarla- te ayudará definitivamente a asegurar la eficacia estratégica y operacional de tus iniciativas de RPA. 

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