8 claves para construir un Dashboard

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8 claves para construir un Dashboard

Sonia Moya | May 09, 2019

Al desarrollar un cuadro de mando sobre una herramienta, independientemente de cuál sea la herramienta que se utilice, normalmente, te encontrarás con la definición previa de quienes ya consumen dicha información. En muchas de estas ocasiones, suele ser una definición heredada de antecesores en el puesto o, peor todavía, de las capacidades de la antigua herramienta.

Pero esto no debería pararte a la hora de construir un buen Dashboard o Tablero de control. Por eso, planteo a continuación una serie de preguntas, cuyas respuestas te podrán encaminar al desarrollo de esta herramienta de gestión que te permitirá analizar la información clave de tu organización.

1. Quién será el destinatario del dashboard: Lo primero es conocer quién va a analizar la información que vas a representar en el informe a construir, ya que no tendrán las mismas necesidades de información un ejecutivo que quiera obtener la situación y la evolución de la empresa, que un director comercial que quiera analizar la fluctuación en las ventas por producto, por región... El informe debe ser construido acorde a las necesidades de su audiencia.

2. Qué información es relevante: Ligado con el punto anterior, en función de quién será el receptor del dashboard, será importante desgranar qué datos se quieren analizar. Esta información estará alineada con la estrategia de la empresa y sus objetivos, que serán medibles, a través de los indicadores mostrados en el tablero de control. Estos indicadores clave deben permitir identificar acciones empresariales que conduzcan a la organización al cumplimiento de su estrategia.

Cuando se decide qué datos se quieren mostrar en el dashboard, se debe ser selectivo con la cantidad de información a representar, y dejar para informes más detallados la posibilidad de obtener listados extensos. En un tablero de control, la información debe ser resumida.

3. Qué terminología es utilizada: Cuando se trate de analizar la información, es primordial hablar el mismo idioma dentro de la compañía, para que los datos visualizados sean comprensibles y comparables, en los distintos departamentos y ámbitos de la organización, optimizando los tiempos de análisis y evitando discusiones sobre qué significa el dato representado.

Para conseguir esto, se debe etiquetar correctamente la información, utilizando denominaciones comunes para definir las diferentes magnitudes que son mostradas, así como para nombrar los diferentes ejes de análisis de dichos indicadores.

Es recomendable explicar las métricas y las unidades de medida y que estas sean consistentes en todas las visualizaciones. Si es necesario también se pueden mostrar los valores numéricos en las gráficas, preferiblemente truncadas a unidades más agregadas (por ejemplo, unidades de mil o de millón, según la magnitud del dato).

4. Qué lugar debe ocupar cada elemento utilizado: Al diseñar y construir el tablero de control, se deben organizar los elementos representados de una manera uniforme que facilite una lectura rápida y sencilla de los datos; visualizando la información más relevante y presentada de manera ordenada, persiguiendo la claridad expositiva de su contenido.

Además de las representaciones de datos, dentro del tablero de control, se deberán insertar un título identificativo del contenido, el logo corporativo y dependiendo de la temporalidad de los datos, la fecha o mes de ejecución.

Luego, de izquierda a derecha por orden de prioridad, se insertarán las gráficas con los indicadores clave que van a ser analizados.

5. Qué tipo de gráficas utilizar, en función del tipo de dato a representar: Existe una gran variedad de gráficas que pueden utilizarse a la hora de representar la información; sin embargo, la elección de la gráfica adecuada es fundamental para obtener la respuesta adecuada.

Por ejemplo, para comparar datos por diferentes características lo óptimo visualmente es el uso de un gráfico de barras; pero si se quieren comparar datos por distribución geográfica, el uso de mapas es muy recomendable.

Si queremos visualizar tendencias y analizar la evolución en el tiempo de diferentes métricas, los gráficos de líneas es una excelente opción que puede utilizarse en la variedad (con doble eje, combinado con gráficos de barras, sombreando el área…) que haga más visible la información.

Otros gráficos que pueden utilizarse son los circulares o de tarta, mapas de calor, gráficas de burbuja, diagramas de dispersión… Pero siempre teniendo en cuenta qué tipo de gráfico contribuye a representar mejor y hacer más visible la información a analizar.  

6. Qué imágenes y/o colores corporativos se deben utilizar: El uso de los colores, al representar los datos dentro de un tablero de control, debe perseguir siempre el facilitar la visualización de la información; por tanto, si se opta por representar los valores negativos o disminuciones de rentabilidad en rojo, y por el contrario, los valores positivos o incrementos en beneficios, ventas… en verde, esto es algo que todo el mundo identifica directamente.

En otras ocasiones, se puede optar por representar los valores, según distintas dimensiones de análisis (regiones, líneas de ventas…), utilizando una gama de colores corporativos que normalmente se usan en la marca de la compañía.

El uso de imágenes corporativas, como el logo, dentro de los dashboards, también contribuyen a la identidad corporativa dentro de la organización, por lo que es recomendable añadir estos elementos.    

El uso de estos colores e imágenes corporativas no deben desviar la atención del dato representado, por lo que se evitarán colores brillantes o fondos demasiado llamativos.

7. Qué elementos son útiles para optimizar la navegación sobre la información representada: Una vez ejecutado el tablero de control y obtenido un resumen de los principales indicadores clave, es común que quiera obtenerse un mayor detalle de algunos de los datos representados; por lo que es una gran ventaja dotar de dinamismo al dashboard.

Esto se consigue incorporando elementos como filtros, nuevas características de desglose, saltos a otros informes más detallados e incluso a los documentos del sistema que dieron origen al dato que estamos analizando.

Los filtros nos permiten focalizar la atención en una región de datos concreta, por ejemplo, en una línea de ventas concreta, en un período concreto…

El desglose de nuevas características nos permite incorporar mayor detalle al análisis que se está mostrando, por ejemplo, ante una gran desviación, observar si ha sido una región concreta, o un producto concreto el que ha tenido el impacto en el indicador observado.

Los saltos a otros informes facilitan un análisis pormenorizado de los aspectos que han llevado a un resultado dado, pero también pueden explicar el origen de una previsión, según se defina.

8. Qué soporte será utilizado para visualizar el Dashboard. El modo en que se va a presentar la información del dashboard: si se utilizará un dispositivo móvil, si se analizará directamente desde un PC, si se mostrará en una gran pantalla, o si por el contrario se quiere imprimir o adjuntar en alguna presentación que se envíe a accionistas, por ejemplo; también influye en cómo será diseñado.

Aunque hay herramientas tecnológicas capaces de paliar las diferencias a la hora de consumir los dashboards en los diferentes dispositivos, comunmente es un factor que se tiene en cuenta, a la hora de decidir, por ejemplo, el tamaño de letra o qué elementos se utilizarán (navegación a otros informes, tipos de gráficos…).

 

Las respuestas a todas estas preguntas te ayudarán sin duda a construir un dashboard óptimo, que permita la explotación de la información de manera útil, homogénea y consistente para la compañía; por lo que, en el tablero de control, habrás reflejado la información de manera clara, concreta y concisa, una síntesis precisa de las actividades que se monitorizan, en un período fijado; resultando de máxima utilidad a quien va dirigido.

 

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