Por qué el 'Contenido Empresarial' es el activo más importante en una compañía  

Transformando el contenido con total gobernabilidad, seguridad, disponibilidad y cumplimiento legal

LA EMPRESA INTELIGENTE DA VALOR A SU CONTENIDO EMPRESARIAL

 

La era de la información nos ha convertido en seres inmediatistas que buscan las ofertas más eficientes y rápidas pero que a la vez garanticen seguridad y trazabilidad, es allí donde la gestión de contenido empresarial cobra valor para las organizaciones, pues permite precisamente eso: disponibilidad de la información de manera ágil y oportuna sin perder de vista su gobernabilidad, confiabilidad y seguridad. Por tanto, la gestión de contenido empresarial se refiere a un conjunto de procesos y tecnologías enfocadas en gobernar y controlar el flujo de información dentro de una organización.

La Gestión Documental comprende las actividades técnicas y administrativas para la planificación, el manejo y la organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su creación hasta su destino final; mientras que la Gestión de Contenido Empresarial corresponde a un concepto más global que comprende procesos, procedimientos, estrategias y soluciones para la gestión no solo de documentos, sino de toda la información que se genera y recibe en las organizaciones abarcando distintos tipos de contenido, búsquedas, colaboración, gestión de flujos de trabajo, gestión de registros, etc.

 

Pero ¿Cómo surge la información o contenido en una compañía?

Comúnmente la información empresarial nace desde distintas fuentes independientes y aisladas entre sí y el contenido empresarial es generado por colaboradores de todas y cada una de las dependencias de las compañías al desempeñar sus actividades diarias, así como por clientes y proveedores durante la interacción propia de los negocios; su naturaleza es diversa, puede ser física, digital o electrónica, estar estructurado dentro de un sistema de información o circular libremente sin estructura o jerarquía alguna dentro de correos, documentos compartidos, etc.

Por tanto, el contenido empresarial es dinámico, constantemente cambiante y con un significado dependiente del entorno en el que se contextualice. Tiene un crecimiento constante a tal punto de ser exponencial pues cada actividad y cada persona se constituyen como generadores permanentes de contenidos.

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LOS RETOS Y DESAFÍOS DE LAS COMPAÑÍAS FRENTE A LA GESTIÓN DE CONTENIDO

Los retos y desafíos que las compañías en la actualidad enfrentan al momento de tratar de dar valor a su contenido, a la información que generan y que se asocia, tiene que ver con la cantidad de la información no estructurada que se genera, crece de forma exponencial así como también pérdida de documentos, duplicidad de información y que no puede acceder a su información en cualquier momento y desde cualquier lugar, entre otros.

 

Qué te brinda un sistema de Gestión de Contenido Empresarial:

  1. Captura. Escaneo, indexación, gestión de imágenes, formularios y recepción de distintos tipos de contenido.
  2. Gestión de documentos. Auditoría, control de versiones, clasificación por metadatos, búsquedas, documentos compuestos, etc.
  3. Acceso a contenidos. Disponibilidad de contenidos desde distintos dispositivos y plataformas.
  4. Trabajo colaborativo. Espacios compartidos, foros, discusiones, notificaciones, encuestas, noticias, etc.
  5. Workflow. Flujos de documentos y notificaciones asociadas.
  6. Gestión de Registros. Control del ciclo de vida de la información.
  7. Archivado. Almacenamiento de información y contenidos.

 

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DANDO VALOR AL CONTENIDO EMPRESARIAL PARA DIGITALIZAR EL NEGOCIO

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La gestión de contenido empresarial es cada vez más importante y compleja en esta era digital pues permite administrar de manera efectiva las grandes cantidades de información que se generan a diario tanto a nivel interno como externo en las compañías.

La información constituye un patrimonio intangible que es primordial a la hora de resaltar en un mercado competitivo que evoluciona a pasos agigantados con ayuda de la tecnología, el gobierno de la información y se convierte en un factor importante a la hora de prevenir fraudes, cumplir con requerimientos de auditoría y control a nivel interno de las organizaciones o para dar cumplimiento a entidades reguladoras.

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