Wie ein Asset-Management-Projekt in der Fertigungsindustrie eingeführt wird

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Wie ein Asset-Management-Projekt in der Fertigungsindustrie eingeführt wird

Martin Horvath | Jan 12, 2021

Assets bilden das Fundament eines jeden Unternehmens, unabhängig davon, ob es sich dabei um die Axt zum Bäume fällen oder den Roboter in einer Autofabrik handelt. In unserem Blog haben wir bereits behandelt, zu was Asset-Management in der Lage ist und was es ganz praktisch leistet, sodass automatisch die Kapitalumschlagshäufigkeit berechnen werden kann. Ebenfalls vorgestellt haben wir einen integrativen Ansatz zum Asset Management für die Energie- und Versorgungsbranche.

Heute möchte ich Ihnen einige Vorgehensweisen, Muster und Vorlagen vorstellen, die sich aus erfolgreichen Projekten ableiten, und Ihnen den Einstieg in ein Asset-Management-Projekt erleichtern.

Asset Management Standard

In der Industrie sollten bei einem neuen Projekt nach Möglichkeit immer die besten Verfahren angewendet werden. Dies gilt auch für das Asset-Management. Seit einigen Jahren widmen sich diesem Thema auch ISO-Normen, die als ein guter Ausgangspunkt dienen. Die Normen ISO 55001/ISO 55002 geben an, dass ein Asset-Management-System zu den Organisationszielen und dem Organisationsplan passen und sich daraus ergeben sollte (ISO 5502, 2018, S. 1).

Darüber hinaus empfehlen sie, dass ein Asset-Management-System folgendes beinhaltet:

  • Asset-Management-Leitlinie
  • Asset-Management-Ziele
  • Strategische Asset-Management-Planung
  • Asset-Management-Planung, die umgesetzt wird in:
    • operativer Planung und Kontrolle
    • unterstützenden Maßnahmen
    • Überwachungsmaßnahmen
    • anderen relevanten Prozessen

Mit anderen Worten: Das Asset-Management ist an das verwendende Unternehmen gekoppelt! 


Das Unternehmen mit ins Boot holen

Wie bei jedem IT- oder Investitionsprojekt ist es wichtig, das Unternehmen gleich zu Beginn mit ins Boot zu holen und sicherzustellen, dass der „Wert“ des Ergebnisses von Anfang an zu erkennen ist. Jeder sollte daran interessiert sein, die geschaffene Lösung zu verwenden!

Im Zuge dessen sollte mit den Hauptgeschäftsanwendern eine einfache Anforderungsanalyse gemacht werden. Die ist nicht nur nötig, um eine Reihe von Anforderungen zu ermitteln, sondern der beste Weg, um Einblicke in die Organisation zu erhalten, zu verstehen, wie sie arbeitet, und zu evaluieren, ob die Governance funktioniert.

In diesen nicht-technischen Sitzungen werden die wichtigsten Anforderungen gesammelt und in einer geleiteten Diskussion liegt der Fokus darauf, die Nachfrage in Geld auszudrücken (bedenken Sie dabei unseren englischen Beitrag zu KPIs wie der Kapitalumschlagshäufigkeit). Konzentrieren Sie sich dabei auf Anforderungen, die messbare Auswirkungen auf das Unternehmen haben: Konkretisieren sie entweder unklare Anforderungen oder verschieben Sie diese auf eine „Wunschliste“.


Sehen wir uns ein Beispiel an:

Julia: „Ich brauche einen Überblick über alle Äxte unseres Unternehmens und wann sie benutzt wurden.“

Joachim: „Inwiefern hat dies Auswirkungen auf das Unternehmen?”

Julia: „Wir zahlen Wartungsgebühren für jede einzelne Axt. Wenn wir 100 Äxte haben, aber nur 80 davon verwenden, können wir die Reservegeräte um 15 Äxte reduzieren, sodass wir noch 5 davon bereithalten, außer jemand kann mir einen Grund nennen, warum man 20 Äxte in Reserve haben sollte.“

Jochim: „Hervorragend! Das Erfüllen deiner Anforderungen hilft dem Unternehmen die Wartungskosten in deiner Abteilung um 20 % zu senken.“


Selbstverständlich kann das Publikum in der Unternehmenssitzung nichts über technische Assets sagen. Haben technisch versierte Anwender teilgenommen, die Informationen über die Assets beisteuern konnten – umso besser. Wenn nicht, sollten Sie sich darüber keine Sorgen machen. Sie können dies einfach mit den Anforderungen und durch die Planung einer Q&A-Session mit praktischen Anwendern anpassen.

Getting the business on board of your asset management project is key

Jedes System braucht Grenzen

Nach Analyse der Organisation und Sammlung der Anforderungen ist der nächste wichtige Schritt die Definition des Asset-Management-Rahmens. Dies ist auch ein elementarer Bestandteil der ISO-Norm, nach welcher der Rahmen folgendes berücksichtigen sollte:

  • Assets, Asset-Portfolios, deren Abgrenzungen und Abhängigkeiten
  • Andere beteiligte Organisationen (z. B. durch Outsourcing)
  • Organisatorische Aspekte, z. B. beteiligte Abteilungen/Funktionseinheiten/...
  • Verantwortungszeitraum des Unternehmens (z. B. ein Eigentümer von Chemieanlagen, der weiterhin für Bodenverunreinigungen haftet)
  • Interaktionen mit anderen Teilen des Managementsystems des Unternehmens (z. B. Qualitätskontrolle, Finanzen, ...)

Dies wird im Strategischen Asset-Management-Plan (SAMP) dokumentiert. Natürlich ist ein solcher Rahmen nicht statisch und wird sich über die Zeit entwickeln. Es ist immer sinnvoll den SAMP in Phasen zu strukturieren und den Rahmen jeder einzelnen Phase zu definieren!

 

Aus Anforderungen Assets beziehen

Ist der Rahmen erst einmal festgelegt, müssen die physischen Assets identifiziert werden. Angenommen eine Anforderung wie diese wurde ermittelt und befindet sich innerhalb des definierten Rahmens:

„Wir müssen die Betriebs-, Ausfall- und Reparaturzeit einer Papierschneidemaschine in der Produktionslinie A23 ermitteln, da jede Stunde Produktionsausfall einen Verlust von 4.000 € bedeutet.“

Beginnen Sie auf höchster Ebene, verallgemeinern Sie die Objekte und behandeln Sie diese wie Assets oder bilden Sie künstliche/zusammengesetzte Assets, die dann in einem Architektur-/Planungsdokument registriert werden.

Mit etwas Kreativität und Vorstellungskraft können Sie versuchen, unzureichendes Wissen über die Abläufe in der Branche ihres Kunden zu kompensieren, aber im Allgemeinen sollten Sie wirklich genau darüber Bescheid wissen, wie die Branche und ihr Kunde arbeiten.

Lesen wir zwischen den Zeilen unseres Beispiels, erkennen wir, dass das Unternehmen Interesse an einer bestimmten Maschine (Papierschneidemaschine) hat. Höchstwahrscheinlich meint das Unternehmen aber eine Station in der Produktionslinie, die aus einer Papierzufuhr, der Schneidemaschine und einer Sortiermaschine besteht. Anstatt die „Papierschneidestation“ also als einziges Asset zu definieren, macht es Sinn die Station als zusammengesetztes (Compound-) Asset zu definieren, das aus mehreren Unter-Assets besteht.

Solche Designentscheidungen sind es, die ein guter Entwickler empfehlen muss, um dem Kunden eine durchdachte und flexible Lösung zu liefern. Als Daumenregel: Man kann immer zusammenfassen, aber ein eingerichtetes und laufendes System zu teilen ist eine Herausforderung.


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Das Rückgrat des Asset-Managements entwickeln

Ist das architektonische Asset-Management-Modell erst einmal entworfen, diskutiert, überprüft und dann abgeschlossen, können daraus Metadaten gezogen werden. Nützlich ist hierbei ein umfangreiches Metadatendokument für die identifizierten Assets zu entwickeln. Dies dient nicht nur als Blaupause für die kommende Konfiguration und das Zuschneiden des gewünschten Softwareprodukts, sondern auch als das Fundament für beliebige Qualitätssicherungsprogramme, Abnahmeprüfungen und Systemschnittstellen.

Es gibt keine allgemeingültige Musterlösung für ein solches Metadatendokument, da jedes Unternehmen andere Angaben über die Assets speichert. Dennoch sollten die folgenden Informationen einen guten Ausgangspunkt bilden, um eine Idee der Struktur eines solchen Dokuments zu bekommen.


Attribut

Datentyp

Beschreibung

Beispielwert

HerstellerID

Text

Die allgemeine Herstellerkennung

ASDF123

ProduktionsDatum

Datum

Das Produktionsdatum des Assets

2019-01-01

EinkaufsDatum

Datum

Das Einkaufsdatum des Assets

2019-03-10

ProduktionsNummer

Text

Die allgemeine Produktnummer

ASF9912

ErstelltVon

Text

User-ID der erstellenden Person

EMP001

ErstelltAm

Datum

Datum wann das Asset erstellt wurde

2019-04-10

GarantieBis

Datum

Enddatum der gegebenen Garantie

2020-01-01

PrüfIntervall

Nummer

Prüfintervall in Tagen

34

Risikobewertung

Nummer

Zahl drückt das „Risiko“ des Produkts angesichts verschiedener Aspekte aus (Sicherheit, Geschäft, ...)

3.8

Gewicht

Nummer

Gewicht des Assets

12.3

Abmessungen

Text

Abmessungen des Assets in cm

12x44x123

 

Diese Registrierungsdatenbank muss so vollständig wie möglich geführt werden und es dem System ermöglichen, entsprechend der Unternehmensanforderungen die richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Den Begriff „Informationen“ wähle ich dabei aus gutem Grund: Ein Asset-Management-System ist für das Sammeln, Speichern und Ausgeben von Asset-Daten zuständig.

Der wahre Wert liegt aber in den Informationen, die durch die Kombinierung und Analyse der Daten geschaffen werden: Die beiden Angaben des Inspektionsintervalls aus dem Asset-Management und Kosten pro Inspektion aus der Finanzbuchhaltung sagen noch nicht viel über das Unternehmen aus oder spornen die Mitarbeiter zu Optimierungen an. Die daraus abgeleiteten Informationen zu den Inspektionskosten pro Asset sind allerdings brauchbar und sehr real.

Die Umwandlung von Daten in Informationen und von Informationen in Wissen ist etwas, dass ich in vielen Analysesitzungen hervorhebe, um die Beteiligten daran zu erinnern, dass die reinen Daten erst der Anfang sind.


Data Governance im Unternehmen

Die Erstellung von Dokumenten, Datenkatalogen und Skizzen dient nicht nur der Papierproduktion. Diese Unterlagen sind elementar für die kontinuierlichen Sensibilisierungssitzungen, die Sie auf jeden Fall planen sollten. Das Unternehmen mit gesammelten und vorverarbeiteten Informationen zu konfrontieren ist der Impuls für organisatorische Veränderungen und Weiterentwicklungen.

Die meisten Maßnahmen können unter dem Dach der Data Governance zusammengefasst werden und beinhalten:

  • Daten- und Asset-Qualitätskontrolle: Um die Nutzbarkeit der gesammelten Daten sicherzustellen, sollten die ins (Asset-Management-)System eingehenden Daten einer Qualitätskontrolle unterzogen werden, wofür ein entsprechendes Verfahren und/oder Tool benötigt wird. Beispielsweise muss sichergestellt werden, dass das Format der Daten richtig ist, alle Felder ausgefüllt sind etc.
  • Funktionale Gefahrenanalyse: Ein erster Schritt zu gesteigerter Verlässlichkeit ist das Wissen darüber, was schief gehen kann. Ist dies erst einmal bekannt, kann die Auswirkung analysiert und angemessene Maßnahmen geplant, ausgeführt und kontrolliert werden, um das Risiko zu managen. Was wäre beispielsweise die Schwere, Wahrscheinlichkeit und Auswirkung des Leistungsverlusts eines Motors?
  • Festlegung von Dateneignern für Assets: Es sollte immer ein Verantwortlicher pro Asset-Kategorie, Asset-Typ etc. ausgemacht werden. 
  • Daten- und Asset-Leitlinien: Es sollte allgemein beschrieben und definiert werden, was einer Person ermöglicht/erlaubt ein Asset zu verwenden oder dessen Daten zu aktualisieren. All diese Regelungen und Leitlinien sind Teil der Data-Governance-Leitlinien.

Data Governance ist ein sehr umfangreiches Thema, das Berührungspunkte mit vielen anderen Teilen des Unternehmens hat. Ich erwähne dies an dieser Stelle, da jedem bewusst sein sollte, dass Asset-Management nicht einfach nur irgendeine Software ist.


Was ist der Take-Away?

Ich würde Sie gerne daran erinnern, dass Asset-Management viel mehr mit dem Unternehmen, dessen Werten und Mitarbeitern zu tun hat, als einem Softwareprodukt. Die Sensibilisierung dafür zu schaffen ist ein essenzieller erster Schritt zu einem guten Asset-Management und rechtfertigt die detaillierte Unternehmensanalyse, bevor sich für ein bestimmtes Softwareprodukt entschieden wird.

Insbesondere dann, wenn das interne Personal knapp oder unerfahren mit Asset-Management ist, ist es sinnvoll externe Hilfe zu Rate zu ziehen, damit alle Hausaufgaben gemacht sind, bevor eine Angebotsanfrage an einen potentiellen Implementierungspartner geschickt wird. Dies stellt nicht nur sicher, dass das Unternehmen erhält was es benötigt, sondern senkt auch die Kosten, da den Implementierern/Entwicklern der Software alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen und sie keine tiefgehende Analysephase mehr veranschlagen müssen.

Und nicht zuletzt werden Produkte wie Asset-Katalog, Asset-Metadaten-Dokument, Geschäftswertanalyse oder Kostenaufschlüsselung für ganze Organisationsfunktionen von viel mehr Menschen genutzt als nur von den Beteiligten des Asset-Managements.

 

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