SAP S/4HANA-Umstellung: Reduzieren Sie die Downtime mit RPA

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SAP S/4HANA-Umstellung: Reduzieren Sie die Downtime mit RPA

Sergio Ferrari | Mär 03, 2020

Nach unseren Erfahrungen mit der Umstellung von Brownfield-Systemen auf SAP S/4HANA, dauert der technische Umstellungslauf etwa ein Wochenende. In einigen Fällen haben wir uns für die "ressourcenminimierte" Strategie und in anderen Fällen für die "ausfallzeitminimierte" Strategie entschieden.

Bis heute haben wir noch nicht von der "near-Zero Downtime"-Strategie profitiert (siehe OSS note 693168 - Minimized Downtime Service).

Während der Geschäftsausfallzeit können die Endbenutzer nicht auf ihre ERP-Plattform zählen, Hintergrundprozesse werden ebenso ausgesetzt wie Integrationsflüsse. Verkaufs-, Lager- und Produktionsbetriebe leiden noch mehr als Finanz- und Beschaffungswesen. Die Begrenzung der Geschäftsausfallzeit innerhalb eines Wochenendes wird somit zu einem der Hauptziele des Umstellungsprojekts.

In dieser Sitzung habe ich die Gelegenheit genutzt, um Luca Grilli über Geschäftsausfallzeiten zu interviewen und darüber, wie wir diese durch die robotergestützte Prozessautomatisierung reduzieren können.

Hallo Luca, möchten Sie sich vorstellen?

Hallo Sergio, es ist großartig, an der Blogreihe über die SAP S/4HANA-Umstellung teilzunehmen. Wissen Sie, ich bin seit rund 20 Jahren ein leidenschaftlicher SAP-Berater. Ich bin gerne ein Pionier, der die neuen Möglichkeiten rund um die SAP Business Suite so schnell wie möglich ausprobiert. Ich habe schon früh BSP, Adobe Interactive Forms, Web Dynpro für ABAP, sogar mit Adobe Flash Islands, Mobile App und viele andere SAP-Technologien eingesetzt, um unternehmenskritische, kundenspezifische Geschäftsanwendungen für so viele große Unternehmen auf der ganzen Welt zu erstellen.

Aber ich würde sagen, dass nichts so beeindruckend ist wie die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA). Ich bin jetzt auch ein zertifizierter RPA Engineer und bin seit dem letzten Jahr an RPA-Projekten beteiligt.

Können Sie mir mehr darüber sagen, wie das Team RPA nutzt, um die Ausfallzeiten zu reduzieren?

Ja, sicher. Ich bin an vielen Umstellungsprojekten beteiligt, und in Gesprächen mit unseren Financial Senior Consultants haben wir festgestellt, dass die Phase der "FI-Datenabstimmung" des Cutovers Stunden dauerte... Was mich auf die Idee brachte, das Thema aus der Sicht des RPA Engineer zu analysieren.

Nun, das Ergebnis ist beeindruckend. Wir haben mehr als 6 Stunden an Ausfallzeit eingespart. Wir haben einen Roboter trainiert, der nun kurz vor der Umstellung die erforderlichen "FI-Berichte" einreichen kann. Der Roboter nimmt die gespeicherten Spooldateien zur Kenntnis. Sobald der Schritt "FI-Datenmigration" in SAP S/4HANA abgeschlossen ist, führt der Roboter erneut die "FI-Berichte" aus und führt einen präzisen "zeilenweisen" Vergleich zwischen den alten und den neuen Ausgaben durch. Wie wir wissen, sind als Ergebnis des neuen Datenmodells insbesondere durch die leicht neue Rundungslogik der Währungsumrechnung Differenzen möglich. Am Ende erzeugt der Roboter eine elegante PDF-Datei, in der nur Unterschiede, wenn überhaupt, hervorgehoben werden. An diesem Punkt können die FI-Spezialisten und Prozessverantwortlichen schnell die erforderlichen Korrekturmaßnahmen ergreifen. Bitte beachten Sie, dass jeder der Berichte für einen Buchungskreis ausgeführt werden muss, wobei die historischen Jahre berücksichtigt werden müssen... Sie können also leicht mit etwa 100 Hintergrundjobs rechnen. Die Spooldateien enthalten normalerweise Hunderte von Seiten und der Roboter kann sie in Sekundenschnelle verarbeiten.

Haben Sie andere Roboter entwickelt, um zusätzliche Phasen von Konvertierungsprojekten zu unterstützen?

Das ist unser Geheimnis. Ich gebe Ihnen nur noch ein Beispiel - es geht um die massive Aktivierung von BAdis, die aus irgendeinem Grund nach der technischen Umstellung inaktiv bleiben können.

Wenn wir über die Conversion Factory sprechen, glauben Sie, dass RPA letztendlich die Berater ersetzen wird ?

Ich glaube, dass unsere Conversion Factory, unser S4H LaunchPad-Team, aus einem globalen virtuellen Team von Cyber-Konvertierungsspezialisten besteht, die auf Vorlagen, Dienstprogramme, Accelerators, aber auch auf gebrauchsfertig geschulte Roboter zurückgreifen können - oder sogar neue Roboter trainieren - um sich wiederholende und riskante Aufgaben zu lösen, die bei jedem Projekt zum ersten Mal auftreten. Diese Art von Kompetenz wird immer ein Wert sein: Die RPA ist ja ein Nebenprodukt des erworbenen Wissens. Dennoch ist dies in der Tat einer der Gründe, warum wir den Status eines qualifizierten SAP-Partners für unsere Paketlösung SAP S/4HANA Conversion erlangt haben.

Letzte Frage, wie ist der Name des Roboters, der den "FI-Datenabgleich" durchführt?

Sie ist eine Dame und ihr Name ist Lisa, Lisa bot.

 Test CTA Silvia

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