SAP S/4HANA Finance mit Embedded Analytics

Die Verfügbarkeit von flexiblen Echtzeit-Datenanalysen wird zunehmend zum Wettbewerbsfaktor für Unternehmen. Mit Embedded Analytics stellt SAP S/4HANA ein Tool bereit, das diese Anforderung erfüllt, indem es benötigte Informationen kontextbezogen und direkt im operativen Betrieb abrufbar macht. Dieser Artikel beleuchtet, welche Verbesserungen sich hierdurch speziell in den Bereichen Finance und Controlling ergeben.

Mit einer S/4HANA-Migration zum optimierten Reporting

Im klassischen SAP-ECC-Umfeld ist das Reporting in aller Regel ausgelagert. Nutzer müssen somit externe Tools wie SAP Business Warehouse bzw. Business Intelligence nutzen, um Analysen durchzuführen. Bereitgestellt werden die Daten dort meist mithilfe eines Data Warehouse. Dieser in die Jahre gekommene Ansatz hat mehrere Schwächen. Zunächst erlaubt er lediglich eine Vergangenheitsbetrachtung, da Informationen nicht in Echtzeit bereitgestellt werden können. Zudem stößt er gerade bei großen Datenmengen an seine Grenzen. Auch die Anpassungsmöglichkeiten der Reports sind eingeschränkt. Weiterhin muss das ERP-System verlassen werden, um aktuell benötigte Analysen durchzuführen. Hierdurch wird der Arbeitsfluss unterbrochen.

In S/4HANA hat SAP diese Problematik gelöst und Analysen direkt in das transaktionale System integriert - daher auch der Name "Embedded Analytics". Somit haben Anwender die Möglichkeit, operative Analysen ohne einen Applikationswechsel direkt in der ERP-Software durchzuführen. Die innovative HANA-Datenbanktechnologie sorgt dabei für eine hohe Performance. Auch das Reporting im Finanzwesen kann erheblich von diesem Ansatz profitieren.

Was sind Embedded Analytics in SAP S/4HANA und wie sind sie aufgebaut?

Das Feature "SAP S/4HANA Embedded Analytics" erlaubt es, operative Echtzeitanalysen direkt in S/4HANA durchzuführen. Aus technischer Sicht stellt sich die Architektur grundsätzlich wie folgt dar:

• Datenbasis: CDS Views (CDS = SAP ABAP Core Date Services)
• Frontend: SAP Fiori

Fiori spielt im Embedded-Analytics-Bereich eine besonders wichtige Rolle. Denn es stellt eine Reihe vordefinierter Analyse-Applikationen zur Verfügung. Es bietet jedoch auch ein Framework zur Entwicklung individueller Analyse-Apps. Zudem beinhaltet es das Fiori Launchpad, mit dem sich neben Aufgaben auch KPIs in moderner Kacheloptik darstellen lassen. Von hier können Mitarbeiter auch direkt in den betreffenden Geschäftsprozess springen, ohne das Fenster zu wechseln. Genannt wird diese Arbeitsweise auch "Insight to action". Tiefe Einblicke in die aktuelle Unternehmenssituation lenken und optimieren hierbei die Handlung der Anwender.

Welche Apps bietet Embedded Analytics in den Bereichen Finance und Controlling?

Für das Finanzwesen und Controlling stellt S/4HANA Embedded Analytics eine Reihe interessanter Analyse- und Reporting-Optionen bereit, die sich wie folgt kategorisieren lassen:

• KPI Modellierung
• KPI-Monitoring im Fiori Launchpad
• Übersichtsseiten
• Analytische Apps
• Multidimensionale Reports
• Dashboards (auch in Verbindung mit SAP Analytics Cloud)
• Listen

Im Folgenden möchten wir exemplarisch einige Apps aus dem Finanzbereich aufzeigen.

Beispiel 1: KPI Modellierung

Der KPI Modeler ist ein Werkzeug, das eine Reihe von Anwendungen umfasst, die es dem Benutzer ermöglichen, seine KPI-Kacheln zu entwerfen und einen angemessenen Raum zur Verfügung zu stellen, um diese Key Performance Indicators entsprechend den Marktveränderungen oder aktuellen Verwendungen sofort zu manipulieren oder zu berechnen.

Die Datenmodelle (VDMs), die auf der ABAP-Ebene definiert werden, können entweder direkt Informationsansichten (Views) aus der HANA-Datenbank verwenden oder Kerndatenservices, die implizit mit Hilfe des SAP-Datenquellenextraktors definiert werden.

Beispiel 2: Bilanz

Bei dieser übersichtlich aufgebauten App selektieren Nutzer zunächst den Buchungskreis und setzen einige Filter (z. B. Ledger, Bilanz-Struktur, Bilanz-Typ, Periode und Vergleichsperiode). Nun zeigt das System umgehend die Kontenübersicht an. Salden und Abweichungen sind auf den ersten Blick erkennbar. Per Klick lassen sich bei Bedarf weitere Felder (z. B. Profitcenter) einblenden. Auch eine Drill-down-Funktionalität ist vorhanden, mit der Nutzer zu den Sachkonten und sogar bis zu deren Einzelposten navigieren können.

Beispiel 3: Übersicht Anlagenbuchhaltung

Diese App richtet sich vordergründig an Manager und Key User. Nach einer kurzen Selektion (z. B. Buchungskreis, Geschäftsjahr, Periode, Anlagenklasse) erhalten Nutzer eine grafisch sehr übersichtlich aufbereitete, konfigurierbare Informationsseite, die durch Visualisierungen wie Diagramme unterstützt wird. Beispielsweise können folgende Kacheln eingeblendet werden:

• Anzahl der Anlagen (aktiviert, in Bearbeitung, abgegangen)
• Anlagenbewegungen (Zugänge vs. Abgänge)
• Liste der zugegangen und abgegangenen Anlagen mit Wert

Per Doppelklick springen Anwender bei Bedarf in die Details der jeweiligen Informationen. Ebenso sind Absprungmöglichkeiten in relevante Funktionsbausteine wie die Anlagenverwaltung oder Anlagenbewegungen vorhanden.

Beispiel 4: Hauptbuch

Im Zuge von S/4HANA wurde das sogenannte Universal Journal eingeführt - eine einzige Tabelle, in der alle Buchungen aus FI und CO zusammengeführt werden. Für das Real-time-Reporting mit Embedded Analytics ergeben sich hieraus vielfältige Möglichkeiten. So greift die Hauptbuch-App direkt auf das Universal Journal zu. Anwender erhalten damit eine zentrale App, mit der sie alle Finance- und Controlling-Felder harmonisiert anzeigen lassen können.

Ein Anwendungsbeispiel ist die Anzeige der offenen Posten zu einem bestimmten Stichtag mit individueller Anzeigevariante (z. B. offene Posten Debitoren, offene Posten Kreditoren, offene Posten Sachkonten). Zur Erinnerung: Vor S/4HANA waren hierfür mindestens drei separate Transaktionen notwendig. Auch in der Hauptbuch-App ist selbstverständlich ein Absprung in einzelne Belege möglich. Ebenso ist ein Link zum Belegfluss vorhanden. Dieser wird in S/4HANA bei Bedarf auch als Prozessablauf visualisiert und ist damit noch besser greifbar.

Beispiel 5: Multidimensionale Bilanz

Eine besondere Analysefunktion in S/4HANA sind die sogenannten multidimensionalen Reports. Ein Beispiel ist die multidimensionale Bilanz/GuV. Ähnlich wie in BI, können Nutzer dank dieses Features bestimmte Werte mithilfe von "Dimensionen" (Merkmalen) näher analysieren und aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten. Hier weitere Beispiele für Use Cases:

• Erlöse nach Produkten gliedern
• Deckungsbeiträge pro Produktgruppe ermitteln
• Gemeinkosten nach Kostenstellen analysieren
• Die Außenstandsdauer der Verbindlichkeiten (Days payable outstanding, DPO) ist eine Finanzkennzahl, die angibt, wie viel Zeit (in Tagen) ein Unternehmen durchschnittlich benötigt, um seine Rechnungen an seine Gläubiger zu bezahlen.

Warum sind die S/4HANA Embedded Analytics gerade im Finance-Bereich vorteilhaft?

Die Liste der Beispiele ließe sich weiter fortsetzen. Deutlich wird jedoch: Die in S/4HANA eingebetteten Analysen bringen erheblichen Mehrwert in den Finanzbereich. So helfen die Übersichtsseiten, KPI-Monitorings und Dashboards dem Management dabei, geschäftskritische Indikatoren wie die Liquidität und den Cashflow mithilfe visueller Unterstützung jederzeit im Blick zu behalten - und zwar in Echtzeit.

Auch auf Ebene der Mitarbeiter entfalten die Embedded Analytics ihren Nutzen. Vorteilhaft sind hier vor allen Dingen die direkten Verbindungen zwischen Analysen und operativen Daten, durch die ein Wechsel zwischen mehreren Systemen obsolet wird. Doch auch die flexiblen Anpassungsmöglichkeiten der Analysen bieten einen Mehrwert. Sie sorgen dafür, dass Fachanwender ohne IT-Unterstützung ad-hoc bestimmte betriebswirtschaftliche Fragestellungen klären können. Dies beschleunigt Prozesse und verbessert die Entscheidungsqualität.

Was muss bei der Einführung von Embedded Analytics beachtet werden?

Wichtig ist beim Umstieg auf S/4HANA, dass Unternehmen nicht direkt alle Embedded-Analytics-Optionen und -Apps aktivieren, die SAP ausliefert. Dies würde zu einer Überforderung der Anwender führen. Denn es handelt sich um Hunderte von neuen Apps, mit denen die bisher bekannten Transaktionen abgelöst werden können. Es bietet sich daher an, mit einzelnen ausgewählten Apps zu starten und die App-Anzahl im Laufe der Zeit schrittweise zu erhöhen.

Welche anderen SAP Analytic Tools sind eine gute Ergänzung?

Embedded Analytics sind nicht die einzigen Analyse-Tools, die SAP für den FI/CO-Bereich zur Verfügung stellt. Eine sinnvolle Ergänzung können folgende Werkzeuge sein:

• SAP Analytics Cloud: beinhaltet BI, Business Planning und Predictive Analytics (KI-gestützt)
• SAP Digital Boardroom: Informationssystem für Entscheider

Im Übrigen wird SAP Business Warehouse durch Embedded Analytics nicht obsolet. Denn für taktische und strategische Reports hat BW (jetzt SAP BW/4HANA) nach wie vor seine Daseinsberechtigung.