Wie Sie die robotische Prozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen ausbauen können: die Rolle der RPA-Governance

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Wie Sie die robotische Prozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen ausbauen können: die Rolle der RPA-Governance

Roberto Parrotto | Apr 01, 2020

Laut Gartner, ist die Robotic Process Automation (RPA) ein strategischer Top-Trend, und der RPA-Softwaremarkt wird bis 2022 jährlich um 41 % wachsen. Da es sich jedoch um ein neues Thema handelt, kann es schwierig sein, eine Strategie für die Regelung der Implementierung, Überwachung und Wartung von Bots zu definieren.

RPA als ein Projekt zu betrachten, ist ein großer Fehler. Und es ist ein noch größerer Fehler, es als eine Reihe von unabhängigen Kleinprojekten zu betrachten. Die Umsetzung der RPA ist eine Initiative, und sie sollte davon gesteuert werden, dass man immer ein klares Gesamtbild von der Situation und den Ziele hat, die man erreichen will: Deshalb ist Governance für die RPA so wichtig. 

Die Einführung neuer Lösungen ohne eine klare Strategie und Governance kann in der Tat dazu führen, dass sie nicht effektiv oder im schlimmsten Fall sogar kontraproduktiv sind. Dadurch entsteht möglicherweise eine weitere Software-Gruppe mit einem Silo, die weiterhin als Black Box arbeitet, die nicht mit den übrigen Geschäftsprozessen verbunden ist.

Governance muss notwendigerweise sicherstellen, dass RPA den Sicherheits-, Compliance- und Change Management-Vorschriften entspricht, aber dass die Umsetzung dennoch mit einem guten Maß an Flexibilität möglich ist. Darüber hinaus sollte Governance auch in der Lage sein, Unternehmensziele auszurichten und es sollte möglich sein, Erweiterungen einfach durchzuführen.

Dies mag wie eine alte und bekannte Herausforderung klingen, aber das ist nicht ganz richtig. Das Entwickeln einer RPA ist viel näher der Gestaltung des Geschäftsprozesses als dem Nachdenken über Werkzeuge und technische Lösungen. Bei RPA-Initiativen nähern sich die Geschäfts- und IT-Bereiche einander wie nie zuvor an und überschneiden sich bei den meisten Arbeiten: RPA-Initiativen können die Einrichtung eines neuen Betriebsmodells erfordern, um eine strategische und operative Wirksamkeit zu erreichen.

 

RPA-Betriebsmodelle und -Kompetenzzentrum 

Die Wahl des geeigneten Betriebsmodells für RPA-Initiativen hängt hauptsächlich von der bestehenden Unternehmensstruktur und dem existierenden Bereitstellungsmodell, dem Umfang und der Reife innerhalb des RPA-Bereichs ab.

Bei der Umsetzung einer RPA-Initiative ist ein Kernelement für das Betriebsmodell das Kompetenzzentrum (Center of Excellence – CoE), das für die Umsetzung verantwortlich ist:

  • Bewertung und Priorisierung der Prozesse, die robotisiert werden sollen 
  • RPA-Entwicklung und Einrichten der Produktionsumgebung
  • Schulung
  • Einrichten von Arbeitsverfahren 
  • Verwalten von RPA-Anbietern 

Auf einen Blick können wir drei grundlegende Modelle bestimmen, je nachdem, wie und wo die Kompetenzzentren innerhalb des Unternehmens agieren: zentralisiert, hybrid und dezentralisiert.

In einem zentralisierten Modell befinden sich alle Ressourcen für RPA-Initiativen in einem einzigen Kompetenzzentrum. In einem hybriden Modell sind die meisten RPA-Funktionen und -Entwicklungen zentralisiert, während koordinierte Teams den Geschäftsfunktionen/-einheiten zugeordnet werden können, bei denen eine engere Zusammenarbeit mit den Hauptnutzern erforderlich ist. In einem dezentralisierten Modell schließlich werden die Ressourcen den dezentralisierten Einheiten nach Funktion oder geografischer Lage zugewiesen, während eine zentrale Einheit für die Überarbeitung der RPA-Verfahren zuständig ist, die von allen Stakeholdern gemeinsam genutzt werden.

Gewährleistung der strategischen Wirksamkeit von RPA-Initiativen

Wenn eine RPA-Initiative startet, finden Sie wahrscheinlich Dutzende von möglichen Prozessen als Kandidaten für die Robotisierung. Die ersten Kandidaten können in dedizierten Design Thinking-Workshops lokalisiert werden, in denen normalerweise eine Menge Ideen auf den Tisch kommen, die gefiltert und priorisiert werden müssen. 

In dieser Phase ist es ganz wichtig, ein definiertes Regelwerk zur Bewertung aller Ideen aufzustellen und zu befolgen, damit klar wird, welche Ideen tatsächlich für die RPA-Initiative geeignet sind (in der Tat: RPA ist nicht die Lösung für jedes Problem!) und welche die beste Kapitalrendite haben könnten. 

Der beste Kandidat für die Robotisierung kann ein sich wiederholender, routinemäßiger, stabiler und vorhersehbarer Prozess sein. Die Kapitalrendite (ROI) wird dann durch die Dauer und Häufigkeit des Prozesses, die Anzahl der beteiligten Personen und das Volumen der strukturierten Daten, die vom Prozess verwendet werden, verstärkt. 

Neben der Bestimmung, Priorisierung und Planung von Prozessen muss ein langfristiger strategischer Fahrplan auch eine Integrationsstrategie mit den verschiedenen Werkzeugen – darunter z. B. ERP, Business Process Management-Tools (BPM) und andere Lösungen der künstlichen Intelligenz – beinhalten.

 

Erreichen der operativen Effektivität von RPA-Initiativen

Nehmen wir an, dass eine erste Gruppe von RPA den Betrieb aufgenommen hat und nun genutzt wird. Obwohl dies der erfolgreiche Abschluss Ihrer Initiative zu sein scheint, ist das in Wirklichkeit erst der Anfang.

RPA müssen sich, wie Menschen, weiterentwickeln – manchmal gehen sie sogar in den Ruhestand. Die Auswahl der besten KPIs zur Überwachung der RPA-Aktivität ist der Schlüssel dazu, zu verstehen, welche Funktionen zu planen sind, damit es zu Verbesserungen kommt, und andererseits die Punkte zu erkennen, an denen der Prozess scheitert. Auch hier ist eine strikte Kommunikation zwischen den Experten für die Geschäftsprozesse und den IT-Leuten erforderlich. 

Nicht zuletzt ist ein kultureller Sinneswandel bei den Mitarbeitern des Unternehmens wichtig. Im besten Fall werden die Mitarbeiter nicht nur dankbar dafür sein, dass sie von der Last sich wiederholender Aufgaben und Aufgaben mit geringer Wertschöpfung befreit werden, sondern sie werden auch in der Lage sein, neue Möglichkeiten für die Robotisierung zu erkennen, die dem Kompetenzzentrum zur weiteren Untersuchung vorgelegt werden können.

 

RPA-Governance ist die Basis für den Erfolg

Wenn man RPA-Initiativen im Vergleich zu den alten komplexen und arbeitsaufwendigen IT-Programmen als ein Stück Kuchen sieht, ist das ein ziemlicher Fehler: Es könnte zu der Annahme führen, dass alle damit verbundenen Aktivitäten intern im Unternehmen durchgeführt werden können. 

Diese Entscheidung kann leicht dazu führen, dass das Unternehmen nicht wächst wie geplant. Die Erfahrung zeigt, dass Beratungspartner bei RPA-Initiativen eine Schlüsselrolle spielen, da sie bei der Entwicklung, dem Einrichten von Best Practices, der Entwicklung von Fähigkeiten und vielem mehr unterstützen können. In diesem Fall ist auch die Auswahl und das Management der Anbieter Teil der Arbeit des RPA-Kompetenzzentrums.

Unabhängig davon, für welche Vorgehensweise Sie sich entscheiden, die Kernbotschaft bleibt dieselbe. Die RPA-Governance ist ein wesentliches Element, das über den Erfolg (oder Misserfolg) Ihrer Initiative entscheidet: Eine klare Strategie – und die Fähigkeit, diese umzusetzen – wird Ihnen definitiv dabei helfen, die strategische und operative Wirksamkeit Ihrer RPA-Initiativen sicherzustellen.

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