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Auf dem Weg zu SAP S/4HANA: Die Implementierung des SAP Business Partners

SAP S/4HANA

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Auf dem Weg zu SAP S/4HANA: Die Implementierung des SAP Business Partners

Martha Hernández | Okt 20, 2021

In SAP S/4HANA ist der SAP Business Partner das führende Stammdatenobjekt. Die Vereinfachung der Verarbeitung von Geschäftsparnterinformationen und die Qualitätsverbesserung der Daten sind nur einige Vorteile, die das erneuerte Geschäftspartnermodell mit sich bringt.

Was ist der SAP Business Partner?

Mit dem Business Partner wird die Verwaltung von Lieferanten-, Kunden-, Mitarbeiter- und anderen Partnerdaten zentralisiert und vereinfacht, wobei die alten Transaktionen weiterhin zur Datenpflege genutzt werden. Dieser obligatorische Schritt vor der Umstellung auf SAP S/4HANA ist eine hervorragende Gelegenheit, die Informationen zu überprüfen und die Qualität der Daten zu verbessern.

SAP hat das Konzept von Kunden, Lieferanten und Dritten überarbeitet und dafür eine einzige Figur namens Business Partner geschaffen. Das Verständnis dieses Konzepts ist von entscheidender Bedeutung, um alle Vorteile nutzen zu können, die uns das Business Partner-Management bietet. Ein Geschäftspartner, wie bspw. ein Lieferant, Schuldner oder Mitarbeiter, wird mit dem neuen Ansatz zu einem einzigen zentralen Element, dem wir je nach der Beziehung, die wir mit ihm in unserem Unternehmen haben, verschiedene Rollen zuweisen können.

Ein Unternehmen, mit dem wir zusammenarbeiten, wird beispielsweise nur einmal im System angelegt, kann aber die Rolle eines Kunden, Lieferanten, Auftragnehmers oder was auch immer einnehmen. Auf diese Weise können wir sowohl mit gemeinsamen und einheitlichen Daten (Adressdaten, Kontaktdaten, Bankverbindungen) als auch mit spezifischen Daten arbeiten, die jeder Rolle zugeordnet sind (Ansprechpartner im Finanzwesen des Kunden, Ansprechpartner im Vertrieb des Kunde; Ansprechpartner im Finanzwesen des Lieferanten, Ansprechpartner im Einkauf des Lieferanten).

Jede Rolle wird mit einem eindeutigen Identifikationscode versehen, in dem das gesamte Informationsmanagement im Zusammenhang mit dem Business Partner durchgeführt wird. Demnach ist die Umstellung auf den Identifikationscode auch ein zentrales Element bei der Umstellung auf SAP S/4 HANA ist und als erster Schritt zur Migration angesehen werden kann.

Ebenso hat der Business Partner die Möglichkeit, ihn als Person, Organisation oder Gruppe zu klassifizieren. Bei der Einstufung als Person erscheinen beispielsweise die Felder für natürliche Personen, wie Geburtsdatum und -ort, Familienstand, Beruf usw.; bei der Auswahl der Kategorie Organisation werden die Felder für eine juristische Person ausgefüllt; und schließlich wird bei der Kategorie Gruppe die Gruppierung mehrerer Organisationen berücksichtigt.

Wann ist der beste Zeitpunkt für die Einführung des SAP Business Partners?

Es ist wichtig zu betonen, dass die rechtzeitige Umwandlung von Geschäftspartnern in den Business Partner Status der Schlüssel zur Migration auf SAP S/4HANA ist. So bleibt mehr Zeit für eine gründliche Analyse zur besseren Definition des Business Partner Modells, für die Bereinigung, Säuberung und Archivierung nicht mehr benötigter Daten und für ein besseres Change Management mit den Nutzern. Auch die Qualität der Informationen ist ein wichtiger Faktor, der berücksichtigt werden muss. Dieser Ansatz fördert die Abstimmung von Geschäftsprozessen und Personalplanung auf die Erfüllung dieser Aufgaben.

Während die Betrachtung aller oben genannten Punkte aus der Perspektive der SAP S/4HANA-Umstellung entscheidend ist, um einen Mehrwert in Bezug auf Zeit und Risikominimierung zu erzielen, ist es sehr wichtig, die Paradigmen des Unternehmens bei der Entwicklung ihrer Aktivitäten und der strategischen Planung zu durchbrechen, wenn es um die Implementierung eines Vorprojekts geht, das den Weg zur SAP S/4HANA-Umstellung ebnet.

In dieser Hinsicht können viele Organisationen, die den Business Partner frühzeitig einführen, sicherstellen, dass die für diesen Übergang verantwortlichen Personen ein besseres Verständnis der neuen Prozesse haben und somit diese wichtige Rolle bestmöglich ausfüllen können.

Spürbare Vorteile in Bezug auf Zeit, Synchronisierung, Rollen und Prozesse

Die Umstellung auf den Business Partner vor der Umstellung von SAP ECC auf SAP S/4HANA hat  folgende Vorteile:

  • Der Zeitaufwand ist geringer und sowohl das Change Management als auch die User-Schulung zur Anpassung an die neue Transaktion werden vereinfacht. Kunden und Lieferanten können weiterhin mit den klassischen Transaktionen angelegt oder aktualisiert werden und mit der Migration auf SAP S/4 HANA werden die neuen Funktionen verfügbar sein.
  • Die Datensynchronisation in SAP-ECC wird vom Lieferanten und Kunden zum Business Partner repliziert, mit SAP S/4 HANA wird sie in Richtung Business Partner zum Kunden - Lieferant repliziert.
  • Für die Rollenverwaltung in SAP-ECC werden die Rollen des Business Partners auf Kunden- und Lieferantenrollenebene unter Berücksichtigung der klassischen Transaktionen zur Pflege der Stammdaten zugeordnet. In SAP S/4HANA ist es notwendig, mit dem Geschäftspartner zusammenzuarbeiten, um diese Kunden- und Lieferantenrollen zuzuordnen.
  • Die derzeitigen Prozesse in den Bereichen Einkauf, Verkauf, Finanzen, Kreditmanagement und anderen, die in anderen Anwendungen durchgeführt werden, sind von der Umstellung auf SAP S/4HANA nicht betroffen. Wenn sich nach der Umstellung des Systems die Notwendigkeit ergibt, alle Schnittstellen und Entwicklungen, die auf logistischer und finanzieller Ebene funktionieren, anzupassen, kann dies getan werden.

Fazit: SAP Business Partner über die S/4HANA Migration hinaus sinnvoll

Wie wir oben gesehen haben, geht die Bedeutung des Business Partners über den obligatorischen Schritt zu SAP S/4HANA hinaus, da er die Möglichkeit bietet, Stammdaten zu organisieren, mehrere Rollen in einem einzigen Code zu verwalten, die Speicherung redundanter Daten zu vermeiden, da die allgemeinen Daten unabhängig von den den GPs zugewiesenen Rollen sind, die bestehenden Schnittstellen und Entwicklungen vor der Umstellung auf SAP S/4HANA weiterhin funktionieren und schließlich das Change Management schrittweise angegangen werden kann, was dem Unternehmen dabei hilft, die neue Philosophie tagtäglich zu übernehmen.

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